Daten schnell mit dem Excel AutoFilter finden

05. März 2008
Martin Althaus Von Martin Althaus, Excel, Office ...

Wie Sie mit dem Autofilter irrelevante Inhalte vorübergehend ausblenden

Viele von uns finden Microsoft Office Excel-Kalkulationstabellen sehr hilfreich beim Zusammenstellen von Informationen zu Kunden, Produkten, Umsätzen und anderen Datenarten. Wenn jedoch die Datenmenge in einer einzigen Kalkulationstabelle auf Dutzende von Spalten oder Zeilen anwächst, kann das Sortieren eine Herausforderung darstellen. Wenn Sie z. B. Ihre zehn wichtigsten Kunden der letzten sechs Monate in einer bestimmten Region herausfinden möchten, verbringen Sie möglicherweise viel Zeit mit dem Überprüfen der Dateneinträge.

Hier hilft Ihnen Excel mit einem benutzerfreundlichen AutoFilter, mit dem Sie nur das Gewünschte anzeigen und den Rest ausblenden können. Durch das Filtern werden die Daten nicht geändert. Sobald Sie den Filter entfernen, werden alle Daten wieder genau wie vorher angezeigt.

So verwenden Sie das AutoFilter-Tool in Excel:

1. Sicherstellen, dass der Datentyp in allen Spalten gleich ist

In der Kalkulationstabelle sollte die oberste Zeile jeder Spalte eine Überschrift haben, die den Inhalt der Spalte beschreibt, z. B. "Produktnummer" oder "Kunde".

Die Daten in den einzelnen Spalten sollten den gleichen Typ aufweisen. Beispielsweise können Sie nicht Text in einer Spalte mit Zahlen oder Zahlen in einer Spalte mit Datumswerten mischen.

2. Aktivieren des AutoFilters

Klicken Sie jetzt in eine Datenzelle, und aktivieren Sie den AutoFilter, indem Sie die folgenden Aktionen ausführen:

     

  • Klicken Sie in Office Excel 2003 auf das Menü Daten, zeigen Sie auf Filter, und klicken Sie dann auf AutoFilter.
  • Klicken Sie in Office Excel 2007 auf die Registerkarte Daten, und klicken Sie dann im Bereich Sortieren und Filtern auf Filtern.
  • Rechts neben den einzelnen Spaltenüberschriften werden jetzt die AutoFilter-Pfeile angezeigt.
  •  

Hinweis: Wenn Sie vor dem Klicken auf den Befehl "AutoFilter" anstelle einer einzelnen Zelle eine gesamte Spalte auswählen, wird der AutoFilter-Pfeil nur an der ausgewählten Spalte angezeigt, nicht an allen Datenspalten.

3. Starten der Filterung der Daten

Nehmen wir an, die Kalkulationstabelle enthält Daten zu Kundenverkäufen. Jeder Kundeneintrag enthält Informationen zum Standort des Kunden, gekauften Produkten, Kaufdaten sowie den Umsatz und Gewinn aus den einzelnen Verkäufen. Möglicherweise möchten Sie die Verkaufsaktivitäten nur für Kunden in der Region "Westen" anzeigen. Excel kann Ihnen dabei helfen.

Wenn Sie nur die Verkaufsaktivitäten von Kunden in der Region "Westen" anzeigen möchten, klicken Sie auf den AutoFilter-Pfeil an der Spalte mit der Überschrift "Region". Wenn Sie auf einen AutoFilter-Pfeil klicken, wird eine Liste angezeigt. Die Liste enthält die einzelnen Elemente der Spalte in alphabetischer oder numerischer Reihenfolge, so dass Sie schnell das gewünschte Element finden können. In diesem Fall führen Sie einen Bildlauf zu "Westen" aus und klicken darauf.

Wenn Sie auf "Westen" klicken, werden in Excel alle Zeilen der Kalkulationstabelle mit Ausnahme der Zeilen, die in dieser Spalte den angegebenen Text enthalten, ausgeblendet.

4. Anwenden zusätzlicher Filter

Wenn Sie sich auf noch spezifischere Informationen konzentrieren möchten, können Sie erneut nach weiteren Spalten filtern. Sie können auf den Pfeil neben einer Überschrift einer Spalte klicken, um einen Filter anzuwenden.

Nach dem Filtern nach der Region z. B. können Sie auf den AutoFilter-Pfeil der Spalte Produktnummer klicken und diese Spalte filtern, um nur die Kunden in der Region "Westen" zu sehen, die Produktnummer 12-100 gekauft haben.

Sie können Spalten in jeder gewünschten Reihenfolge filtern. Die Filter werden nacheinander in der Reihenfolge angewendet, in der Sie sie anwenden. Durch jeden Filter werden die Daten begrenzt, auf die Sie den nächsten Filter anwenden können.

5. Verwenden erweiterter Filtertechniken

Excel ermöglicht auch das Ausführen komplizierterer Filterungen. Besonders hilfreich sind der Filter "Top 10" und der benutzerdefinierte Filter.

Sie können den Filter "Top 10" für Spalten mit Zahlen oder Datumswerten verwenden. Mit "Top 10" können Sie die zehn höchsten oder die zehn niedrigsten Elemente (die niedrigsten oder höchsten Zahlen oder Datumswerte) suchen. Dabei sind Sie nicht auf die zehn höchsten oder zehn niedrigsten Elemente beschränkt.

Sie können auswählen, wie viele Elemente angezeigt werden sollen: nur ein Element oder z. B. 500 Elemente. Sie können mit "Top 10"die Produkte mit dem höchsten oder dem niedrigsten Preis suchen, Mitarbeiter mit den jüngsten Einstellungsdaten identifizieren oder die höchsten oder niedrigsten Noten von Schülern anzeigen.

Um "Top 10" für eine Spalte mit Daten in Excel 2003 zu verwenden, klicken Sie auf eine Datenzelle in der Spalte, und klicken Sie dann auf den AutoFilter-Pfeil der Spalte.

     

  • Klicken Sie in Excel 2003 auf Top 10 oben in der Dropdownliste.
  • Klicken Sie in Excel 2007 auf Zahlenfilter, und wählen Sie dann Top 10 aus.
  •  

Das Dialogfeld Top-10-AutoFilter wird geöffnet. Wählen Sie im Dialogfeld die Option Obersten oder Untersten aus. Wählen Sie dann eine Zahl aus. Wählen Sie schließlich Elemente oder Prozent aus.

Sie können Spalten in jeder gewünschten Reihenfolge filtern. Die Filter werden nacheinander in der Reihenfolge angewendet, in der Sie sie anwenden. Durch jeden Filter werden die Daten begrenzt, auf die Sie den nächsten Filter anwenden können.

Wenn Sie durch Auswählen aus der Dropdownliste "AutoFilter" filtern, wird alles mit Ausnahme der gewählten Auswahl ausgeblendet. Wenn Sie mehr als eine Auswahl in einer Spalte sehen möchten, können Sie benutzerdefinierte Filter erstellen.

So erstellen Sie einen benutzerdefinierten Filter:

     

  • Klicken Sie in Excel 2003 auf Benutzerdefiniert oben in der Dropdownliste.
  • Klicken Sie in Excel 2007 auf Zahlenfilter, und klicken Sie dann auf Benutzerdefinierter Filter.
  •  

Das Dialogfeld "Benutzerdefinierter AutoFilter" wird geöffnet. Jetzt können Sie zwei Filteranforderungen für die Spalte mit Daten eingeben. Beispielsweise können Sie Kunden sehen, die die Produktnummern 12-100 und 12-500 gekauft haben.

Hinweis: Achten Sie darauf, das Optionsfeld Oder zu aktivieren, da anderenfalls überhaupt keine Ergebnisse angezeigt werden.

6. Deaktivieren der Filterung

Die Vorgehensweise beim Entfernen der Filter hängt von der Anzahl der angewendeten Filter und der Anzahl der Spalten, aus denen Filter entfernt werden sollen, ab.

     

  • Um einen Filter aus einer Spalte zu entfernen, klicken Sie auf den AutoFilter-Pfeil neben der Spalte, und klicken Sie dann auf Alle. Mit diesem Befehl werden die durch den Filter ausgeblendeten Zeilen angezeigt.
  • Um alle Filter gleichzeitig zu entfernen, zeigen Sie auf Filter im Menü Daten, und klicken Sie dann auf Alle anzeigen. Mit diesem Befehl werden alle durch alle Filter in der Kalkulationstabelle ausgeblendeten Zeilen angezeigt, der AutoFilter bleibt jedoch aktiviert.
  • Um den AutoFilter zu deaktivieren, zeigen Sie auf Filter im Menü Daten, und klicken Sie dann auf AutoFilter.
  •  

Um die Filter aus der Kalkulationstabelle zu entfernen, deaktivieren Sie einfach AutoFilter (Excel 2003) oder Filtern (Excel 2007) im Menü von Excel. Alle Daten in der Kalkulationstabelle werden wieder angezeigt.

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