So geben Sie Tabellen sicher weiter

27. März 2013
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Es kann ein Problem sein, Excel-Tabellen an andere Personen weiterzugeben, weil bestimmte Informationen darin gespeichert sind, mit denen Rückschlüsse auf persönliche Daten oder Organisationsstrukturen gezogen werden können. Dieser Beitrag zeigt, wie Sie Ihre Excel-Dateien vor der Weitergabe prüfen und dafür sorgen, dass Informationen nicht ungewollt weitergegeben werden.

Diese persönlichen Daten kann eine Tabelle enthalten

Arbeitsmappen können die folgenden ausgeblendeten Daten und persönlichen Informationen enthalten:

Kommentare und Anmerkungen: Wenn mehrere Personen an einer Mappe gearbeitet haben, können deren Namen, Anmerkungen und Änderungen eingesehen werden.

Dokumenteigenschaften: Dazu gehören neben statistischen Informationen auch persönliche Daten wie die Namen von Verfassern und Bearbeitern. Kopf- und Fußzeilen: Dort können Informationen zum Verfasser und zu Speicherorten abgelegt sein.

Ausgeblendete Zeilen, Spalten und Tabellen: Persönliche oder vertrauliche Daten darin können einfach wieder sichtbar gemacht werden.

Dokument-Server-Eigenschaften: Wenn Sie eine Arbeitsmappe an einem Speicherort auf einem Dokumentverwaltungsserver (z.B. Dokumentarbeitsbereich-Website oder Microsoft-SharePoint-Bibliothek) ablegen, kann die Arbeitsmappe weitere Dokumenteigenschaften oder Informationen enthalten.

Benutzerdefinierte XML-Daten: Arbeitsmappen können benutzerdefinierte XML-Daten enthalten, die im Dokument selbst nicht sichtbar sind.

Unsichtbarer Inhalt: Eine Arbeitsmappe kann Objekte enthalten, die durch Schrift- oder Hintergrundfarben als unsichtbar formatiert sind.

Verborgene Daten mit Add-In aus Excel-2003-Tabellen entfernen

Microsoft stellt für das Entfernen verborgener Daten in Excel-2003-Arbeitsmappen ein Add-In zur Verfügung. Dieses können Sie unter der folgenden Adresse kostenlos herunterladen:

http://www.microsoft.com/downloads/de-de/details.aspx?displaylang=de&FamilyID=144e54ed-d43e-42ca-bc7b-5446d34e5360 

Wenn Sie die Datei heruntergeladen haben, starten Sie die Installation mit einem Doppelklick. Dann folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm. Die Meldung der erfolgreichen Installation bestätigen Sie mit „OK“. Anschließend steht Ihnen im Menü „Datei“ der neue Befehl „Verborgene Daten entfernen“ zur Verfügung.

Nach dem Aufruf des Befehls „Verborgene Daten entfernen“ blendet das Add-In ein Dialogfenster ein: 

In dieser Box legen Sie einen Dateinamen für die Arbeitsmappe mit den entfernten Informationen fest. Das ist erforderlich, da beim Entfernen eine Reihe von Aktionen durchgeführt wird, die nicht rückgängig gemacht werden können.

 Tragen Sie den gewünschten Namen in das Feld „Dateiname“ ein. Mit der Schaltfläche „Durchsuchen“ öffnen Sie eine Dialogbox, in der Sie den Ordner für die Speicherung auswählen. Die Angabe des Dateinamens bestätigen Sie mit „OK“. Daraufhin erscheint eine weitere Dialogbox.

In dieser Dialogbox sehen Sie, wie weit die Prüfung fortgeschritten ist. Sobald die Überprüfung fertig ist, klicken Sie auf „Fertig stellen“. Daraufhin erscheint ein Fenster.

In diesem Bericht können Sie im Detail nachlesen, welche Daten das Add-In entfernt hat. Ihre Tabelle können Sie nun bedenkenlos weitergeben.

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