Warum Sie gefährliche Daten-Dubletten verhindern sollten

04. April 2017
Martin Althaus Von Martin Althaus, Excel, Office ...

Wenn Datensätze in Ihren Listen doppelt auftreten, kann das ein Problem sein: Zwei Kundennummern für nur einen Kunden? Zwei Gesamtumsätze für ein einziges Produkt? Achtung: Doppelte Datensätze verhageln Ihnen schnell Ihre Auswertungen!

Entweder verfälschen doppelte Einträge eine Berechnung öder sie müssen mühsam aus einer Liste entfernt werden. Über eine spezielle Formatierung erkennen Sie „Problemkinder“ schnell und sicher:

  1. Markieren Sie den Spaltenbereich, in dem Sie die doppelten Inhalte markieren möchten. Beginnen sie die Markierung mit der obersten Zelle.
  2. Rufen Sie den Menübefehl Format – Bedingte Formatierung auf.
  3. Wählen Sie links den Eintrag Formel ist.
  4. Geben Sie die folgende Formel ein:
    =ISTZAHL(VERGLEICH(ErsteZelle; BEREICH.VERSCHIEBEN(Köpf;0;0;ZEILE (ErsteZelle)-ZEILE(Köpf);1);0))
  5. Klicken Sie auf die Schaltfläche Format und definieren Sie die gewünschte Formatierung.

Ab Excel 2007 finden Sie die bedingte Formatierung unter Bedingte Formatierung – Neue Regel im Register Start der Multifunktionsleiste. Wählen Sie Formel zur Ermittlung der zu formatierenden Zellen verwenden. Jeder Inhalt, der mindestens zum zweiten Mal innerhalb des markierten Bereichs auftritt, wird daraufhin mit der eingestellten Formatierung formatiert. Das erste Auftreten jedes Inhalts wird nicht markiert.

Sie übergeben der Formel zwei Argumente: Über das Argument ErsteZelle übergeben Sie die erste Zelle des zuvor markierten Bereichs. ErsteZelle muss als relativer Bezug übergeben werden. Mit dem Argument Kopf übergeben Sie die darüber liegende Zelle. Kopf muss als absoluter Bezug übergeben werden. Die Formel funktioniert nur, wenn der markierte Bereich ein eindimensionaler Spaltenbereich ist, also aus maximal einer Spalte besteht.

In der abgebildeten Tabelle besitzt die Formel für die bedingte Formatierung von A4:A11 folgenden Aufbau:

=ISTZAHL(VERGLEICH(A4;BEREICH. VERSCHIEBEN($A$3;0;0;ZEILE(A4)-ZEILE($A$3);1);0))

Die letzten drei Namen in Spalte A werden gelb formatiert, da sie in den darüberliegenden Zeilen mindestens einmal auftreten. Gleiches gilt für die Nummern zwei und vier in Spalte B.

So funktioniert die Formel fürs Einfärben der wiederkehrenden Einträge

Die Formel innerhalb der bedingten Formatierung arbeitet nach folgendem Prinzip:

  • Über die Differenz der beiden ZEILE-Funktionen ermitteln Sie die Zellenanzahl oberhalb der aktiven Zelle.
  • Damit erzeugen Sie einen Bezug auf die darüberliegenden Zellen der Liste.
  • Über VERGLEICH prüfen Sie, ob der Inhalt der aktiven Zelle dort bereits auftritt.
  • Falls das zutrifft, liefert VERGLEICH die entsprechende Position, die aber irrelevant ist.
  • Findet VERGLEICH den Inhalt nicht, resultiert der Fehlerwert #NV.
  • Ansonsten wird ISTZAHL zu WAHR und die Formatierung wird ausgeführt.

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