Zahlen in Excel-Listen als Entwurfszahlen oder Planungszahlen kennzeichnen

01. August 2012
Martin Althaus Von Martin Althaus, Excel, Office ...

So erkennt jeder, dass es sich in Ihren Excel-Tabellen um Zahlen aus einem Entwurf oder einer Planung handelt

Planungszahlen werden direkt in der Zelle gekennzeichnet

Planungszahlen werden direkt in der Zelle gekennzeichnet

Wenn Zahlen erst einmal in der Welt sind, gelten Sie schnell als verbindlich. Daher ist es wichtig, Planungszahlen auch klar als solche zu kennzeichnen. Das können Sie tun, indem Sie in Excel in einer Überschrift darauf hinweisen oder andere Hinweise einbinden.

Noch unübersehbarer erledigen Sie das, indem Sie einen Text wie "Entwurf: " oder "Planung: " vor jede Zahl in jede Zelle setzen. Das führt normalerweise zu Problemen. Wenn Sie einen Text vor eine Zahl setzen oder an eine Zahl anhängen, kann Excel mit den Inhalten nicht mehr rechnen.

Das Problem können Sie umgehen, indem Sie den Text über ein benutzerdefiniertes Zahlenformat in die Zelle eintragen. Die folgende Abbildung zeigt die Ausgangssituation. In Spalte A stehen Monate, in Spalte C dazugehörige Daten. Bei den Werten ab August möchten Sie deutlich machen, dass es sich dabei um Prognosezahlen handelt.

Diese Zahlen enthalten auch Prognosewerte

Um die Zahlen im Bereich B9:B13 mit dem Textzusatz "Planung:" zu versehen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  1. Markieren Sie den Bereich B9:B13.
  2. Rufen Sie das Kommando ZELLEN FORMATIEREN auf. Das erreichen Sie in allen Excel-Versionen durch die Tastenkombination STRG 1.
  3. Im erscheinenden Dialogfenster aktivieren Sie das Register ZAHLEN.
  4. Aktivieren Sie in der der Liste KATEGORIE die Einstellung BENUTZERDEFINIERT.
  5. In das Eingabefeld TYP tragen Sie dann das folgende Format ein:
    "Planung:"* 020100525-2
     
    Dieses Format setzt einen Text vor jede Zahl
     
  6. Schließen Sie das Dialogfenster über die Schaltfläche OK.

Nach diesem Arbeitsschritt stellt Excel den Zahlen im zuvor markierten Bereich den Text "Planung" voran. Die folgende Abbildung zeigt das Ergebnis:

Planungszahlen werden direkt in der Zelle gekennzeichnet

Obwohl die Zahlen im Bereich B9:B13 einen Text darstellen, können Sie mit den Zahlen weiterhin so rechnen wie mit allen anderen Zahlen. Das liegt daran, dass der Textzusatz nicht in der Zelle selbst, sondern nur im Zahlenformat der Zelle hinterlegt ist. Wenn Sie anstelle der Formatierung als ganze Zahl eine Formatierung mit Nachkommastellen wünschen, ersetzen Sie die Zahl 0 im Zahlenformat durch die entsprechende Formatierung, Verwenden Sie beispielsweise den Ausdruck 0,00 für eine Formatierung mit zwei Nachkommastellen.

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