Zeigen Sie ein Verzeichnis direkt in einer Excel-Tabelle über eine Schaltfläche an

29. Juli 2011
Martin Althaus Von Martin Althaus, Excel, Office ...

Integrieren Sie eine Schaltfläche zur Anzeige von PDF-Dateien direkt in Ihre Excel-Tabelle und ergänzen Sie Ihre Kalkulationen so um Zusatzinformationen oder Erläuterungen

Die Schaltfläche zur Auswahl des Verzeichnisses ist umbenannt

Die Schaltfläche zur Auswahl des Verzeichnisses ist umbenannt

Aus einer Tabelle mit Geschäftsdaten heraus sollen PDF-Dateien aufgerufen werden, die Berichte zu verschiedenen Geschäftsbereichen enthalten. Zu diesem Zweck soll eine Schaltfläche in das Tabellenblatt integriert werden. Nach dem Anklicken erscheint dann der Windows-Explorer, in dem die Dateien des entsprechenden Ordners angezeigt werden. Mit einem Doppelklick werden daraus die gewünschten PDF-Dateien aufgerufen. Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

Sie benötigen für die Lösung dieser Aufgabenstellung die Symbolleiste Steuerelement Toolbox. Zum Einblenden führen Sie auf einer der sichtbaren Symbolleisten einen Rechtsklick aus. Im erscheinenden Kontext-Menü klicken Sie den Eintrag STEUERELEMENT-TOOLBOX an. Daraufhin wird die folgende Symbolleiste eingeblendet:

Die Symbolleiste STEUERELEMENT-TOOLBOX

Auf dieser Symbolleiste klicken Sie die Schaltfläche BEFEHLSSCHALTFLÄCHE  an (in der Abbildung das dritte Symbol in der zweiten Reihe). Ihr Mauszeiger verwandelt sich daraufhin in ein feines Kreuz. Mit gedrückt gehaltener linker Maustaste ziehen Sie damit die gewünschte Schaltfläche auf der Arbeitsfläche auf. Das sieht folgendermaßen aus:

Eine Schaltfläche ist in der Excel-Tabelle eingezeichnet

Anschließend geben Sie Ihrer neuen Schaltfläche einen aussagekräftigen Namen. Dazu klicken Sie die Schaltfläche mit rechts an. Im erscheinenden Kontext-Menü wählen Sie den Befehl BEFEHLSSCHALTFLÄCHE-OBJEKT und im verzweigenden Menü den Befehl BEARBEITEN. Den Namen der Schaltfläche können Sie anschließend beliebig anpassen, zum Beispiel in PDF AUSWÄHLEN. Die folgende Abbildung zeigt die umbenannte Schaltfläche im Tabellenblatt:

 

Die Schaltfläche zur Auswahl des Verzeichnisses ist umbenannt

Nach der Umbenennung kicken Sie die Schaltfläche erneut mit der rechten Maustaste an. Im Kontext-Menü rufen Sie dann den Befehl CODE ANZEIGEN auf. Daraufhin wird der Visual Basic Editor geöffnet. In diesem wird das leere Code-Gerüst der neuen Schaltfläche angezeigt. Im VBA Editor tragen Sie in der zweiten Zeile die folgende Anweisung ein:

Shell "explorer.exe C:\PDF-Daten\", 1

Dieser Befehl geht davon aus, dass die PDF-Dateien im Ordner C:\PDF-Daten abgelegt sind. Für einen anderen Ordner passen Sie die Anweisung entsprechend an.

Tipp: Sie können auf die Angabe eines Speicherorts im Code auch verzichten. Beim Anklicken der Schaltfläche wird dann der Ordner EIGENE DATEIEN des aktiven Benutzers geöffnet. Wenn Sie allerdings einen Pfad angeben, muss dieser auch existieren, sonst erscheint eine Fehlermeldung.

Nach der Eingabe des VBA-Makros rufen Sie im Menü DATEI den Befehl SCHLIEßEN UND ZURÜCK ZU MICROSOFT EXCEL auf. Damit kehren Sie zu Ihrer Tabelle zurück.

Für den Aufruf des gewünschten Ordners klicken Sie die neue Schaltfläche an. Daraufhin wird der entsprechende Ordner im Windows Explorer geöffnet. Die folgende Abbildung zeigt, wie das aussieht:

 

Die Anzeige des Ordners direkt in der Excel-Tabelle

Aus diesem Ordner heraus rufen Sie dann die gewünschte PDF-Datei mit einem Doppelklick auf.

Beachten Sie, dass der Code wie im Beispiel erklärt den Ordner C:\PDF-Daten öffnet. Damit Sie keine Fehlermeldung erhalten, legen Sie einen solchen Ordner an. Alternativ können Sie auch den Code so anpassen, dass ein in Ihrem System vorhandener Ordner aufgerufen wird.

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