Dateien systematisch speichern

27. November 2014
Achim Wagenknecht Von Achim Wagenknecht, Freeware & Open Source, News & Trends, Linux, OpenOffice, Picasa, GIMP, Multimedia ...

Wenn Sie viele Dokumente verarbeiten, ist es wichtig, diese immer schnell wiederfinden zu können. Sinnvolle und immer gleich bleibende Datei- und Ordnernamen sind dabei sehr hilfreich.

Windows+Linux / Deutsch / Open Source. Computer haben den großen Vorteil, dass sie eine gewisse Ordnung schon vorgeben. Es ist daher viel einfacher, auf einer Festplatte Ordnung zu halten, als zum Beispiel in einem Regal. Der Computer sortiert die Dateien eines Ordners normalerweise alphabetisch. Wenn Sie sich dann noch ein Schema ausdenken, nach dem Sie Ihre Ordner und Dateien immer gleich benennen, werden Sie immer alle Dateien wiederfinden.

Ordnerstrukturen, die sich an den Arbeitsabläufen Ihrer Firma orientieren, sind dazu sehr hilfreich, zum Beispiel "Interessenten", "Kunden", "Angebote" und so weiter. Wenn Sie Zeitangaben in Ihre Ordner und Dateinamen einfügen, dann gehen Sie dabei immer von der größeren zur kleineren Zeiteinheit vor. Der Dateiname sollte also zuerst das Jahr enthalten, danach den Monat als zweistellige Zahl und zuletzt den Kalendertag.

Wozu überhaupt Kalenderdaten in Dateinamen, fragen Sie jetzt vielleicht. Der Computer hält doch sowieso fest, wann ein Dokument gespeichert wurde. Das ist richtig, aber es können ja Daten von Bedeutung sein, die mit dem Speicherdatum gar nichts zu tun haben, zum Beispiel das Datum der Fälligkeit einer Rechnung oder der Erstverkaufstag einer Zeitschrift. Bei besonders wichtigen Dateien oder Ordnern hat es sich übrigens bewährt, dem Namen eine 1 oder Null voranzustellen - sie tauchen so in Listen stets ganz oben auf.

Und falls die alphabetische Sortierung mal versagt, können Sie immer noch auf die Spaltenköpfe im Dateimanager klicken, um die Dateien eines Ordners zum Beispiel nach Speicherdatum zu sortieren - so finden Sie in Handumdrehen die Datei wieder, mit der Sie sich zuletzt geschäftigt haben.

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