So drucken Sie wichtige Zusatzinformationen aus

25. November 2014
Achim Wagenknecht Von Achim Wagenknecht, Freeware & Open Source, News & Trends, Linux, OpenOffice, Picasa, GIMP, Multimedia ...

Wenn Dokumente ausgedruckt werden, verlassen sie damit die wohlgeordnete Festplatte und können in der rauen Wildnis von Aktenschränken und Papierstapeln verloren gehen. Was Sie dagegen tun können.

Windows+Linux / Deutsch / Open Source. Auf der Festplatte eines Computers ist eine gewisse Ordnung immer vorgegeben, weil der PC etliche Zusatzinformationen mit jedem Dokument speichert: den Dateinamen, den Ordner sowie alle übergeordneten Ordner, das Datum des letzten Zugriffs und der letzten Änderung, den Eigentümer und die Zugriffsrechte. Alle diese Informationen gehen verloren, wenn Sie das Dokument ausdrucken. Es kann daher leicht passieren, dass wichtige Schriftstücke nicht mehr zugeordnet werden können.

Das können Sie verhindern, indem Sie den Ordner- und Dateinamen sowie weitere Zusatzinformationen des Dokuments mit ausdrucken, am besten in einer Fußzeile. In LibreOffice Writer legen Sie dazu zunächst mit "Einfügen / Fußzeile / Standard" eine Fußzeile an. Dann klicken Sie auf "Einfügen / Feldbefehl / Andere" oder drücken die Tastenkombination Strg-F2. Es erscheint das Fenster "Feldbefehle", in dem Sie unter dem Karteireiter "Dokument" den Typ "Dateiname" auswählen und sich unter "Format" aussuchen, welche Informationen ausgedruckt werden sollen: Der Dateiname mit oder ohne Erweiterung, mit Pfadangabe oder nur die Pfadangabe.

Meist erscheint die gewünschte Information zunächst nicht, sondern nur der Feldbefehl. Statt "Anna Müller" steht dann nur "Benutzer" da. Das können Sie ändern, indem Sie die Anzeige der "Feldnamen" im Menü "Ansicht" ausschalten.

Es stehen eine Vielzahl von Zusatzinformationen als Feldbefehle zur Verfügung, unter anderem Datum, Uhrzeit, Seitennummer, Gesamtzahl der Seiten, Thema, Titel und Autor. Welche davon für Sie sinnvoll sind, das hängt von den Arbeitsabläufen und vom Ablagesystem Ihres Büros ab.

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