So vermeiden Sie Fehler bei der Datenerfassung

15. Oktober 2015
Achim Wagenknecht Von Achim Wagenknecht, Freeware & Open Source, News & Trends, Linux, OpenOffice, Picasa, GIMP, Multimedia ...

Oft müssen Daten in Tabellen bestimmte Bedingungen erfüllen. Diese können Sie schon im Vorfeld festlegen.

Windows+Linux / Deutsch / Open Source. Wenn in einer Tabelle nur bestimmte Werte sinnvoll sind, dann richten Sie eine "Gültigkeitsprüfung" ein. Calc unterstützt den Benutzer dann bei der Dateneingabe, damit nur Sinnvolles eingetragen wird.

Markieren Sie dazu zunächst die Zellen, in denen die Regeln gelten sollen. Rufen Sie dann mit dem Menübefehl "Daten / Gültigkeit" das Dialogfenster für die Gültigkeitsprüfung auf.

Hier können Sie unter dem Karteireiter "Kriterien" eintragen, welche Werte Sie erlauben möchten. Bestimmen Sie hier, welches Format Sie "Zulassen" möchten: Ganzzahlen, Dezimalwerte, Datumsangaben, Uhrzeiten, Zellbereiche, Listen oder Texte bis zu einer bestimmten Länge. 

Im Menü "Daten" wählen Sie aus, ob die Werte kleiner, größer sein oder in einem bestimmten Bereich liegen sollen. Wenn Sie unter "Zulassen" die Option "Liste" angekreuzt haben, können Sie unten im Fenster die gewünschten Werte eintragen. Diese werden dann als Menü direkt in der Zelle angezeigt.

Damit die Mitarbeiter, die die Daten eingeben, sich problemlos zurechtfinden, können Sie unter "Eingabehilfe" Titel und Text eines Hilfefensters eintragen, das angezeigt wird, wenn die Zelle ausgewählt wird.

Schließlich können Sie unter "Fehlermeldung" noch bestimmen, wie Calc auf Eingaben reagieren soll, die nicht den Kriterien entsprechen. Hier können Sie wieder Titel und Text für eine Meldung eingeben. Außerdem können Sie bestimmen, ob abweichende Werte trotz der Vorgaben stehen bleiben sollen oder nicht. Schalten Sie die "Aktion" auf "Information", so wird der Benutzer lediglich auf die Abweichung hingewiesen. Schalten Sie statt dessen auf "Anhalten" oder "Warnung", so werden abweichende Werte wieder gelöscht.

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