So verwalten Sie Aufträge in Calc

30. Oktober 2014
Achim Wagenknecht Von Achim Wagenknecht, Freeware & Open Source, News & Trends, Linux, OpenOffice, Picasa, GIMP, Multimedia ...

Mit der Tabellenkalkulation von LibreOffice haben Sie jederzeit den Überblick darüber, was anliegt.

Windows+Linux / Deutsch / Open Source. Für Selbständige und kleine Unternehmen ist eine übersichtliche Auftragsverwaltung sehr wichtig. Mit Calc verwalten Sie Ihre Aufträge komfortabel und sicher. Alles, was Sie dazu brauchen, ist die bedingte Formatierung und die Funktion SummeWenn(). Und das geht so:

Versehen Sie jeden Vorgang mit einem nummerierten Zustand:
07-Anfrage,
06-Kalkulation,
05-Angebot,
04-Auftrag,
03-Bearbeitung,
02-Lieferung,
01-Rechnung,
00-Bezahlt.

Geht der Auftrag in einen anderen Zustand über, so ändere Sie das in der Tabelle. Sie können auch mehr oder weniger Auftrags-Zustände verwenden. Auch Mahnstufen lassen sich integrieren. Der Zustand kommt in eine eigene Tabellenspalte, und schon können Sie die Aufträge nach diesem Kriterium sortieren. Termine und Erlöse füllen weitere Spalten. Die Aufträge mit dem gleichen Status werden dann mit Hilfe des Liefertermins nach Dringlichkeit sortiert.

Auswertung

In einer zweiten Tabelle wird mit Hilfe der Funktion SummeWenn eine einfache Auswertung der Auftragsliste angelegt. Die Funktion SummeWenn addiert Zellen, wenn bestimmte definierte Bedingungen vorliegen. In diesem Beispiel werden die Zellen der Spalte Preis addiert, wenn die benachbarte Zelle in der Spalte Status den Wert "04-Auftrag" enthält.

=SUMMEWENN($Auftragsliste.F$2:F$31650;"=04-Auftrag";$Auftragsliste.G$2:G$31650)

Nach diesem Schema bilden Sie auch für die anderen Statuswerte die Summen. Da die Tabelle sonst zu unübersichtlich wird, findet sich die Auswertung in einer zweiten Tabelle. Das führt dazu, dass dem Quellbereich für die Formel der Tabellenname vorangestellt werden muss. Auf diese Weise haben Sie immer im Blick, wie viele Angebote, Aufträge und so weiter vorliegen.

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