8 Spielregeln für E-Mails, mit denen nicht nur Sie gewinnen

17. November 2015
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Wir alle ertrinken in E-Mails. Und doch erzeugen wir täglich weltweit eine Flut aus mehreren Millionen an E-Mails. Es kostet uns Zeit, die E-Mails zu schreiben. Aber auch der Empfänger braucht Zeit und Energie, die E-Mail zu lesen und darauf zu reagieren. Es wird deshalb Zeit, die E-Mail-Flut einzudämmen und verantwortungsvoll mit unserer Zeit und der Zeit anderer umzugehen. Dazu sollen diese Spielregeln für den E-Mail-Verkehr beitragen.

Respektieren Sie die Zeit des Empfängers

Als Absender einer E-Mail ist es Ihre Verantwortung, dem Empfänger nicht mehr Zeit als absolut notwendig zu stehlen.

Fassen Sie sich kurz

Angesichts der Unmengen an E-Mails, die jeder von uns tagtäglich erhält: Fassen Sie sich in geschäftlichen E-Mails kurz. Kommen Sie sofort zum Punkt und schreiben Sie klar, was Sie vom Empfänger wollen: Wollen Sie ihn informieren? Wollen Sie, dass er etwas unternimmt?

Teilen Sie das dem Empfänger klar und ohne Umwege mit. Geben Sie ihm alle Informationen, die er braucht – und nicht mehr.
Schreiben Sie das Wichtigste zuerst.
Es ist nicht unhöflich, in der geschäftlichen Korrespondenz so knapp und so klar wie möglich zu formulieren und sofort zum Punkt zu kommen. Wenn Sie wissen wollen, wie es Ihrem Gegenüber geht, dann rufen Sie ihn an oder gehen Sie einen Kaffee mit ihm trinken. Stellen Sie diese und ähnliche Fragen nicht, wenn Sie ihm eine geschäftliche E-Mail schicken.

Keine inhaltsfreien Antworten

Nicht jede E-Mail erfordert eine Antwort. Wenn die einzige Nachricht ein „Danke“, „Fein“ oder „In Ordnung“ ist, sparen Sie sich und dem Empfänger die E-Mail.

Schreiben Sie aussagekräftige Betreffs

Machen Sie schon im Betreff klar, um was es in der E-Mail geht, sodass der Empfänger die E-Mail nicht erst öffnen und komplett lesen muss. Sie helfen ihm so auch, falls er die E-Mail archiviert, später schnell zu sehen, worum es in der E-Mail geht.

Fassen Sie den Inhalt kurz zusammen und geben Sie Zahlen, Daten, Fakten an. Schreiben Sie das Wichtigste zuerst, da der Betreff oft nicht komplett zu sehen ist.

Nutzen Sie gängige Kürzel im Betreff

Verwenden Sie im Betreff Kürzel, die deutlich machen, worum es geht. Die wichtigsten Kürzel: 

  • FYI: „for your info“ – zur Kenntnisnahme
  • NNTR: „no need to respond“ – keine Antwort nötig
  • To do: Aktion erforderlich
  • EOM: „end of message“ – Ende der Nachricht
  • kwT: „kein weiterer Text“

Manchmal reicht der Betreff

Wenn das machbar ist, schreiben Sie die Botschaft direkt in den Betreff. Ein Betreff wie „Unser Termin mit Wolfgang am 13. klappt“ reicht als Info oft völlig aus – Sie müssen dann keinen Nachrichtentext schreiben. Um dem Empfänger zu signalisieren, dass er die E-Mail gar nicht zu öffnen braucht, setzen Sie ans Ende des Betreffs das Kürzel „EOM“ oder „[eom]“ oder „kwT“.

Vermeiden Sie Cc und Allen antworten

Überlegen Sie zwei Mal, ob es wirklich nötig ist, bestimmte Adressen ins Cc-Feld zu setzen. Brauchen diese Personen die Informationen in der E-Mail wirklich? Oder wollen Sie sich nur absichern, Verantwortung abwälzen oder petzen? Wenn dem so ist: Löschen Sie die Adressen aus dem Cc-Feld.
Vereinbaren Sie mit Ihren Kollegen und Geschäftspartnern, keine Kopien an Cc zu versenden.
Nutzen Sie auch den Befehl Allen antworten sehr zurückhaltend. Wenn Sie eine Antwort tatsächlich an mehrere Empfänger der Original-Mail senden wollen, dann klicken Sie auf Allen antworten. Gehen Sie dann aber unbedingt noch einmal die Adressen im Feld An durch und löschen Sie alle Empfänger, die Ihre Antwort nicht zwingend erhalten müssen.

Nehmen Sie Bcc bei großem Verteiler

Wenn Sie eine E-Mail an eine größere Gruppe von Empfängern senden wollen, tragen Sie die Adressen ins Bcc-Feld ein. Es ist nicht nötig, fremde E-Mail-Adressen breit zu verbreiten.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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