Adress- bzw. Termindaten komfortabel importieren

10. April 2016
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Wie wäre es, wenn Sie eine Adresse von einer Webseite oder aus einer E-Mail gleich in die richtigen Felder eines Outlook-Kontakts einfügen könnten? Und wenn Sie aus einer Terminangabe per Mausklick oder per Tastenkürzel sofort einen Termineintrag im Outlook-Kalender machen könnten? Die beiden Programme „ContactCopy“ und „Copy2Calendar“ machen’s möglich.

ContactCopy interpretiert Adressangaben 

Das Programm ContactCopy der Wiener Firma Loquisoft (www.loquisoft.com) hilft bei der Übernahme von Adressdaten, zum Beispiel aus einer E-Mail oder einer Webseite: Sie markieren die Daten, drücken den in ContactCopy definierten Hotkey – und schon liest das Programm die Daten ein, analysiert sie, zerlegt sie in die Bestandteile (Name, Vorname, Straße, Postleitzahl etc.) und kopiert sie in ein neues Kontaktformular in Outlook.

Zur korrekten Interpretation der Adressangaben verfügt das Tool über eine Ortsnamendatenbank für verschiedene Länder und nutzt Landesinformationen wie Domains („.de“ oder „.ch“ zum Beispiel) sowie E-Mail-Adressen zum Erkennen des Landes und des Kontaktnamens. Zusätzlich „weiß“ das Tool auch, an welcher Position im jeweiligen Land zum Beispiel die Postleitzahl oder der Ortsname steht.

Über die Programmeinstellungen wählen Sie den Hotkey aus, mit dem ContactCopy aufgerufen wird. Außerdem geben Sie an, in welcher Form Telefonnummern übernommen werden sollen (mit/ohne Leerzeichen, mit/ohne internationale Vorwahl etc.). Außerdem geben Sie an, welche Informationen im Feld Quelltext (siehe Abbildung links) angezeigt werden sollen. In diesem Feld werden auch die Informationen angezeigt, die ContactCopy nicht interpretieren konnte.

ContactCopy wird – wie Copy2Calendar ‒ auf Wunsch automatisch beim Windows-Start aufgerufen. Es erscheint dann für das jeweilige Programm ein Icon in der Taskbar und außerdem ein Minifenster mit einem Button Markierung holen, mit dem Sie die vorher markierte Adresse bzw. die Datumsangabe einlesen und interpretieren lassen.

Copy2Calendar erzeugt Termine aus Datumsangaben in Texten

Copy2Calender nimmt eine vorher markierte Datumsangabe und bietet an, daraus einen Termineintrag in Outlook zu machen oder im Kalender zum erkannten Datum zu springen. Umgekehrt können Sie mit dem im Lieferumfang enthaltenen Programm Type2Calendar einen Termineintrag erzeugen, indem Sie Datum, Uhrzeit und den Betreff eintippen.

Systemvoraussetzungen und Preise

Beide Programme laufen unter Windows 2000, XP, Vista und Windows 7. ContactCopy importiert die Adressen in Outlook, Outlook Express, Excel oder Dynamics CRM. Copy2Calendar arbeitet mit Microsoft Outlook, Lotus Notes und Palm Desktop zusammen.

Bei rein privater Nutzung ist Copy2Calendar kostenlos. Es ist allerdings ein Lizenzschlüssel erforderlich, den Sie über die Website des Herstellers anfordern.

Bei geschäftlicher Nutzung kostet eine unbefristete Einzelplatzlizenz für Copy2Calendar 19,95 Euro, eine 1-Jahres-Lizenz für ContactCopy kostet 29,95 Euro, eine unbefristete Lizenz kostet 39,95 Euro. Zu den Preisen kommen noch 20 Prozent Mehrwertsteuer für EU-Kunden ohne Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.

ContactCopy und Copy2Calendar sind zwei extrem nützliche und flexible Werkzeuge, die sich durch hohe Treffsicherheit auszeichnen. Wenn man erst einmal einige Tage damit gearbeitet hat, fragt man sich, wie man bisher ohne diese Tools ausgekommen ist.

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