Aktivitäten für einen Kontakt aufzeichnen

19. September 2012
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Outlook ist kein ausgewachsenes Customer-Relationship-Management-System (CRM). Es bringt aber mehrere Funktionen mit, die sich dazu nutzen lassen, alle Aktivitäten, die Sie für einen Kunden unternehmen, aufzuzeichnen.

Ganz oben auf dem Wunschzettel vieler Nutzer steht ein computergestütztes System, das alles mitprotokolliert, was sie für einen Kunden tun. Und zwar so, dass sie zum einen diese Aktivitäten auch abrechnen und dem Kunden (oder auch ihrem Chef) gegenüber, nachweisen können. Solch ein computergestütztes System hat allerdings den Nachteil, dass es nur Aktivitäten aufzeichnen kann, die Sie auch am Computer erledigen. Wenn Sie beispielsweise beim Kunden vor Ort sind oder unterwegs mit ihm telefonieren, tut sich das CRM-System im Büro schwer damit, diese Aktivitäten mitzuprotokollieren.

Outlook bietet deshalb zum einen die Möglichkeit, Aktivitäten, die Sie in Outlook erledigen (etwa E-Mails schreiben), automatisch aufzuzeichnen und dem jeweiligen Kontakt zuzuordnen. Und zum zweiten können Sie einen Timer mitlaufen lassen, wenn Sie im Büro etwas für einen Kontakt tun, was Sie später mit diesem abrechnen wollen (Telefonieren, an einem Word- oder Excel-Dokument arbeiten etc.). Zusätzlich können Sie in das Protokoll noch nachträglich Aktivitäten aufnehmen, die außerhalb des Büros stattgefunden haben (etwa eine Besprechung vor Ort) oder bei denen Sie vergessen haben, den Timer zu starten.

Das Journal

Zum Mitprotokollieren der Aktivitäten, die mit einem Kontakt zu tun haben, bringt Outlook das Journal mit. Das zeichnet auf Wunsch automatisch bestimmte Aktionen auf, die mit einem Kontakt verknüpft sind. Außerdem verfügt es über einen Zeitmesser, den Sie starten, sobald Sie eine Aktivität außerhalb von Outlook beginnen und nach Abschluss der Aktivität wieder beenden. Für Aktivitäten, die außerhalb des Büros stattfinden, legen Sie einen Journaleintrag an, für den Sie – ähnlich wie bei einem Termineintrag – den Betreff, den Beginn, die Dauer und natürlich den jeweiligen Kontakt eingeben.

Die automatische Protokollierung von Aktivitäten innerhalb von Outlook hat allerdings seit vielen Versionen eine gravierende Lücke: Das Journal zeichnet zwar Besprechungsanfra- gen und Aufgabenanfragen auf, jedoch nicht die im Kalender eingetragenen Termine und Aufgaben. Das bedeutet: Wenn Sie auch Besprechungen, die zum Beispiel beim Kunden stattfinden, ins Journal eintragen lassen wollen, müssen Sie dafür manuell noch einen Journaleintrag anlegen und Beginn und Dauer eintragen. Die im Kalender bereits vorhandenen Informationen übernimmt Outlook nicht ins Journal. Dafür hat das Journal den Vorteil, dass Sie die Daten einfach per Copy & Paste zum Beispiel nach Excel übernehmen und dort kalkulieren können.

Dass Outlook Termine und Aufgaben für Kontakte nicht automatisch mitprotokolliert, stimmt so nicht ganz: Sie können Outlook durchaus dazu bringen, Termine und Aufgaben, die Sie mit einem bestimmten Kontakt verknüpft haben, aufzuzeichnen. Diese Protokolldaten landen aber nicht im Journal (wo sie hingehören), sondern im Dialog für den jeweiligen Kontakt – und zwar auf der Aktivitätenliste. In die Aktivitätenliste können Sie außerdem mit wenigen Schritten die Einträge aus dem Journal übernehmen. Das müssen Sie auch nur einmal tun, da Outlook die Einstellungen dann für alle übrigen Kontakte übernimmt. Auf diese Weise stehen in den Kontakten alle automatisch aufgezeichneten Aktivitäten aus dem Kalender und dem Aufgabenplaner sowie aus dem Journal in einer Tabelle zur Verfügung.

Der Nachteil dieser Methode: Sie können die Daten nicht einfach wie im Journal kopieren und nach Excel übergeben (das Kopieren ist hier nicht möglich). Wenn Sie Berechnungen mit dem Zahlenmaterial anstellen wollen, müssen Sie zum Taschenrechner greifen oder die Zahlen von Hand in eine Excel-Tabelle übertragen.

Journal aktivieren und konfigurieren

Das Journal ist per Voreinstellung deaktiviert. Damit die Aktivitäten im Journal aufgezeichnet werden, müssen Sie es erst aktivieren und angeben, welche Informationen mitprotokolliert werden sollen. Damit Sie aus jedem Outlook-Modul heraus schnell auf das Journal zugreifen können, fügen Sie vorher noch einen Button in die Navigationsleiste ein:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste eine der Schaltflächen in der Navigationsleiste links an und rufen Sie den Befehl NAVIGATIONSBEREICHSOPTIONEN auf.
  2. Setzen Sie ein Häkchen vor JOURNAL.
  3. Falls Sie die Position der Schaltfläche verändern wollen, verschieben Sie sie über die Buttons NACH OBEN bzw. NACH UNTEN in der Button-Leiste.
  4. Schließen Sie den Dialog mit OK.

Und so aktivieren und konfigurieren Sie das Journal:

  1. Klicken Sie auf den Button JOURNAL in der Navigationsleiste.
  2. Es erscheint eine Meldung mit Informationen zum Journal. Wenn Sie diese Infos in Zukunft nicht mehr sehen wollen, schalten Sie DIESE MELDUNG NICHT MEHR ANZEI­GEN ein.
  3. Klicken Sie auf JA.
  4. Im Dialog JOURNALOPTIONEN schalten Sie alle Optionen unter DIESE ELEMENTE AUTOM. EINTRAGEN ein.
  5. Wählen Sie dann alle Kontakte aus, für die diese Aktivitäten aufgezeichnet werden sollen. Es empfiehlt sich nicht, alle Kontakte auszuwählen, da sonst schnell eine riesige Menge an Protokolldaten zusammenkommt, die Outlook dann spürbar verlangsamt.
  6. Die Optionen unter AUCH DATEIEN EINTRAGEN VON können Sie abgeschaltet lassen: Da Outlook nicht weiß, welches Dokument zu welchem Kontakt gehört, wird die Bearbeitung von Dateien nicht im Journal für den jeweiligen Kontakt eingetragen. Diese Information müssen Sie, wie im folgenden Abschnitt beschrieben, von Hand in das Journal eintragen. Wie Sie die Protokolldaten zu den Dokumenten nutzen können, ist im Tipp auf dieser Seite beschrieben.
  7. Schließen Sie den Dialog JOURNALOPTIONEN.

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