Alle außer den privaten Aufgaben anzeigen

28. Februar 2009
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So sorgen Sie dafür, dass in der normalen Aufgabenliste Ihre als „Persönlich“ gekennzeichneten Einträge nicht erscheinen.

Als „Persönlich“ markierte Aufgaben ausblenden

So sorgen Sie dafür, dass in der normalen Aufgabenliste Ihre als „Persönlich“ gekennzeichneten Einträge nicht erscheinen.

Wenn Sie Outlook intensiv zur Aufgabenplanung nutzen, werden Sie sicherlich auch private Aufgaben in die To-Do-Liste eintragen. Neugierige Kollegen, die Ihnen im Büro mal über die Schulter schauen, sollen diese persönlichen Einträge natürlich nicht zu sehen bekommen. Daher empfiehlt es sich, die normale Aufgabenansicht so anzupassen, dass darin die mit der Kategorie „Persönlich“ gekennzeichneten Aufgaben nicht erscheinen.

Die im Folgenden beschriebene Vorgehensweise funktioniert für Outlook bis einschließlich Version 2003.

Zuvor allerdings erzeugen Sie eine Kopie der am häufigsten genutzten Ansicht (im Beispiel „Aktive Aufgaben“), so dass Sie jederzeit auch die persönlichen Aufgaben sehen können:

1. Rufen Sie im Aufgabenplaner von Outlook den Befehl „Ansicht, Anordnen nach, Aktuelle Ansicht, Ansichten definieren“ auf.

2. Wählen Sie hier die Ansicht „Aktive Aufgaben“ aus und kopieren Sie sie.

3. Geben Sie als Name „Aktive Aufgaben“ und Ihr Namenskürzel ein. Schließen Sie alle Dialoge.

Diese Ansicht wählen Sie, wenn Sie die beruflichen und die persönlichen Aufgaben sehen wollen.

Nun bearbeiten Sie die Ansicht „Aktive Aufgaben“ und blenden die persönlichen Einträge aus:

1. Wählen Sie über das Drop-Down-Feld „Aktuelle Ansicht“ die Ansicht „Aktive Aufgaben“ aus

2. Rufen Sie „Ansicht, Anordnen nach, Aktuelle Ansicht, Aktuelle Ansicht anpassen“ auf.

3. Klicken Sie auf „Filtern“ und öffnen Sie das Register „Erweitert“.

4. Klicken Sie hier auf „Feld“ und wählen Sie „Alle Aufgabenfelder, Kategorien“ aus.

5. Als Bedingung wählen Sie „enthält nicht“ aus; im Feld „Wert“ geben Sie den Kategorienamen an, der ausgefiltert werden soll, im Beispiel also „Persönlich“.

6. Klicken Sie auf „Zur Liste hinzufügen“ und dann zweimal auf „OK“.

Jetzt sind in der Ansicht „Aktive Aufgaben“ die Aufgaben mit der Kategorie „Persönlich“ nicht mehr zu sehen.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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