Alter der Kontakte anzeigen lassen

02. Oktober 2012
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So lassen Sie sich in einer Geburtstagsübersicht im Kalender sowie auf den Adresskarten im Adressbuch neben dem Geburtsdatum auch das Alter Ihrer Kontakte anzeigen.

Sie haben für Ihre Kontakte im Adressbuch den Geburtstag eingetragen? Dann lassen Sie doch von Outlook das Alter Ihrer Kontakte errechnen und anzeigen. So können Sie sich vor einem Telefonat oder vor dem Schreiben einer E-Mail informieren, wie alt Ihr Gegenüber ist. Es macht schließlich durchaus einen Unterschied, ob Sie es mit einem 20-jährigen Berufsanfänger oder aber einem 55-Jährigen mit einiger Berufserfahrung zu tun haben. 

Diese Informationen sind sicherlich im Adressbuch von Interesse. So sehen Sie sie, bevor Sie die Telefonnummer bzw. die E-Mail-Adresse heraussuchen. Sie können aber auch im Kalender nützlich sein – zum Beispiel wenn Sie eine Geburtstagsliste führen und gern vor dem Gratulationsanruf wissen wollen, wie alt Ihr Kontakt wird. Oder auch wenn Sie wichtigen Kontakten bei runden Geburtstagen ein Präsent zukommen lassen wollen.

Neue Ansicht im Kalender definieren

Im folgenden lesen Sie, wie Sie eine Geburtstagsliste erstellen. Dazu legen Sie eine neue tabellarische Ansicht an, in der Sie unter anderem eine benutzerdefinierte Spalte für das Alter und eine Spalte für das Geburtsdatum einfügen. Das Alter lassen Sie über eine Formel errechnen. Dies ist nur in einer tabellarischen Übersicht möglich, nicht in der Tages-, Wochen- oder Monatsansicht.

Eine Geburtstagsliste mit Altersangabe legen Sie wie folgt an:

  1. In Outlook 2000 bis 2007 (außer 2003) rufen Sie den Befehl ANSICHT >> AKTUELLE ANSICHT >> ANSICHTEN auf, in Outlook 2003 ANSICHT >> ANORDNEN NACH >> AKTUELLE ANSICHT >> ANSICHTEN DEFINIEREN. In Outlook 2010 klicken Sie auf dem Register ANSICHT auf ANSICHT ÄNDERN und dann auf ANSICHTEN VERWALTEN.
  2. Klicken Sie dann auf NEU. In allen Versionen außer Outlook 2010 können Sie auch die vordefinierte Ansicht JÄHRLICHE EREIGNISSE kopieren und dann bearbeiten.
  3. Geben Sie eine aussagekräftige Bezeichnung ein, wählen Sie ANSICHTENTYP:TABELLE und DIESEN ORDNER, FÜR ALLE BENUTZER SICHTBAR aus und klicken Sie auf OK.
  4. Klicken Sie auf den Button FELDER bzw. in Outlook 2010 auf SPALTEN.
  5. Klicken Sie auf den Button NEUES FELD bzw. in Outlook 2010 auf NEUE SPALTE (zwischen den beiden Fenstern im Dialog).
  6. Geben Sie als NAME zum Beispiel ALTER ein und wählen Sie im Feld TYP die Option FORMEL aus.
  7. Klicken Sie im Dialog auf BEARBEITEN, um im nächsten Schritt die Formel eingeben zu können, die das Alter berechnet.
  8. Geben Sie in das Formelfeld die folgende Formel ein: IIf([Beginn]
  9. Schließen Sie das Formelfeld und danach den Dialog NEUES FELD mit OK.
  10. Entfernen Sie nun aus dem rechten Fenster alle Felder/ Spalten, die Sie in der tabellarischen Ansicht nicht benötigen.
  11. Falls nötig, verschieben Sie das Feld ALTER über den Button NACH OBEN an die gewünschte Position, zum Beispiel direkt hinter den BETREFF.
  12. Schließen Sie den Dialog FELDER ANZEIGEN mit OK.
  13. Damit in der tabellarischen Ansicht nur die Geburtstagstermine erscheinen, müssen Sie nun noch einen Filter setzen. Klicken Sie dazu im Dialog ANSICHT ANPASSEN auf FILTERN.
  14. Wählen Sie im Feld IN die Option NUR IM FELD „BETREFF“ aus.
  15. Geben Sie im Feld SUCHEN NACH den Begriff GEBURTSTAG VON ein. Das ist der Betreff, den Outlook automatisch für Geburtstage verwendet.
  16. Lassen Sie die übrigen Felder im Dialog FILTERN leer und klicken Sie auf OK.
  17. Schließen Sie den Dialog ANSICHT ANPASSEN mit OK.
  18. Im nächsten Dialog klicken Sie auf ANSICHT ÜBERNEHMEN.

Alter auf Adresskarten anzeigen

Zusätzlich oder alternativ haben Sie auch die Möglichkeit, das Alter der Kontakte im Adressbuch anzeigen zu lassen, entweder mit einer tabellarischen Ansicht oder auf den Adresskarten. Eine Tabellenansicht legen Sie wie für den Kalender beschrieben an (die Formel muss dann allerdings die in diesem Abschnitt verwendete sein). Wenn die Altersangaben auf den Adresskarten erscheinen sollen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Schalten Sie im Adressbuch die Ansicht ADRESSKARTEN MIT DETAILS ein bzw. in Outlook 2010 ANSICHT ÄNDERN >> KARTE.
  2. In Outlook bis Version 2007 klicken Sie in der Navigationsleiste auf AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN. Oder Sie rufen den Befehl ANSICHT >> AKTUELLE ANSICHT >> AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN auf (bzw. in Outlook 2003 ANSICHT >> ANORDNEN NACH >> AKTUELLE ANSICHT >> AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN). In Outlook 2010 rufen Sie ANSICHT >> ANSICHTSEINSTELLUNGEN auf.
  3. Klicken Sie auf FELDER bzw. in Outlook 2010 auf SPALTEN.
  4. Klicken Sie auf den Button NEUES FELD bzw. in Outlook 2010 auf NEUE SPALTE (zwischen den beiden Fenstern im Dialog).
  5. Geben Sie als Name ALTER ein und wählen Sie im Feld TYP die Option FORMEL aus.
  6. Klicken Sie im Dialog auf BEARBEITEN.
  7. Tippen Sie die folgende Formel ein: IIf([Geburtstag]
  8. Schließen Sie das Formelfeld und anschließend den Dialog NEUES FELD mit OK.
  9. Falls nötig verschieben Sie das Feld ALTER über den Button NACH OBEN an die gewünschte Position, zum Beispiel direkt hinter NAME.
  10. Wenn Sie wollen, fügen Sie außerdem ein Feld GEBURTSTAG auf den Adresskarten ein. Dazu wählen Sie links unten unter VERFÜGBARE FELDER AUSWÄHLEN AUS die Option PERSÖNLICHE FELDER aus. Im Fenster darüber klicken Sie nun auf GEBURTSTAG und dann auf den Button HINZUFÜGEN. Verschieben Sie das Feld GEBURTSTAG an die gewünschte Position.
  11. Schließen Sie den Dialog FELDER ANZEIGEN mit OK.
  12. Schließen Sie alle Dialoge.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

Jetzt gratis per E-Mail

DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Weitere Artikel zum Thema

Newsletter

Jetzt kostenlose Office-Hilfe anfordern!

  • die besten Tipps
  • völlig kostenlos
  • jederzeit abbestellbar
DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Experten

Rudolf Ring twittert für @Computerwissen

Die von Ihnen eingegebene E-Mail Adresse ist nicht korrekt. Bitte korrgieren Sie Ihre Eingabe und klicken Sie auf "OK":

Bitte wählen Sie mindestens einen Newsletter aus und klicken Sie auf "OK"