Arbeitsabläufe organisieren mit psoWorkflow

12. Juni 2009
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Mit dem kommerziellen psoWorkflow lassen sich Anträge im Unternehmen per E-Mail versenden.

Arbeitsabläufe vereinfachen mit psoWorkflow

Mit psoWorkflow lassen sich Anträge im Unternehmen per E-Mail versenden.

Mit dem deutschsprachigen Add-In psoWorkflow lassen sich Arbeitsabläufe im Unternehmen vereinfachen. Dazu definiert man in dem Programm einmal Anträge, etwa Reise- oder Urlaubsanträge und verteilt diese in Form von Dateien auf die einzelnen Arbeitsplätze. Um einen solchen Antrag zu stellen legt der Nutzer über den psoWorkflow-Button in Outlook einen Antrag an und wählt die Antragsart aus. Dann gibt er die Daten ein (etwa Beginn und Ende seines Urlaubs bzw. der Dienstreise), wählt den Entscheider aus dem Outlook-Adressbuch aus, der den Antrag genehmigen soll, und schickt den Antrag per E-Mail ab.

Die damit verbundenen Termine lassen sich im persönlichen oder im öffentlichen Outlook-Kalender ablegen. Zusätzliche Personen, die informiert werden müssen, etwa in der Personalabteilung, können per E-Mail benachrichtigt werden. Die Daten werden direkt in Outlook gespeichert, so dass keine zusätzliche Datenbank erforderlich ist.

Aufwändigere Arbeitsabläufe, etwa eine mehrstufige Genehmigung, lassen sich in der vorliegenden Version von psoWorkflow nicht abbilden.

Auch in Sachen Usability lässt das Programm noch einige Wünsche offen: So lässt sich ein Antrag nicht einfach abbrechen. Man muss in ein anderes Outlook-Modul wechseln. Und wenn man zurück ins E-Mail-Modul wechselt, erscheint erst einmal der Heute-Bildschirm meist mit einer Fehlermeldung.

Die Software arbeitet mit Outlook ab Version 2000 zusammen und erfordert auf den einzelnen Clients .NET Framework 2.0. Exchange ist nicht notwendig. Eine Einzellizenz kostet 39 Euro, eine Standortlizenz 799 Euro.

Beachten Sie bitte: Die Anträge und auch die Antworten darauf werden nicht direkt an die E-Mail-Empfänger gesendet, sondern über den Workflow-Server der Firma P-Serv geleitet. Dabei werden folgende persönliche Daten gespeichert: LizenzKey, Absender- und Empfängeradresse, Name des Antragstellers und der Tag, an dem eine Erinnerung versendet werden soll. Diese Daten werden zum einen zur Überprüfung der Lizenzinformationen, zum anderen dazu verwendet, eine Erinnerung an den Entscheider zu senden, falls dieser auf einen Antrag nicht geantwortet hat.

P-Serv zufolge werden die Nachrichten verschlüsselt verschickt.

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