Aufgaben anpacken und erledigen

17. Dezember 2016
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Sie kennen das sicher: Aufgaben, die noch nicht ganz abgeschlossen sind und die wir aufschieben, „fressen“ dennoch Energie. Deshalb empfiehlt es sich, angefangene Projekte nicht liegen zu lassen, sondern sie zu Ende zu bringen. Dabei helfen die Tipps aus diesem Beitrag.

Unerledigte Aufgaben rauben Energie 

Bereits in den 1930er Jahren fand die russische Psychologin Bluma Zeigarnik (1900–1988) heraus, dass unerledigte Aufgaben stärker im Gedächtnis hängen bleiben als bereits erledigte. Außerdem binden sie Energie, da wir Menschen dazu neigen, uns mit dem Unfertigen immer wieder zu beschäftigen. Wir müssen immer wieder daran denken – eben weil diese Aufgaben noch nicht erledigt sind.

Dadurch fällt es uns oft schwerer, uns auf die gerade anstehende Aufgabe zu konzentrieren und diese zu Ende zu bringen. Wir brauchen dafür länger. Möglicherweise schleichen sich durch die Ablenkung Fehler ein. Das kann wiederum dazu führen, dass wir auch die gerade anstehende Aufgabe nicht oder nicht zufriedenstellend abschließen. Und schon haben wir einen weiteren „Energieräuber“.

Das beste Mittel gegen die negativen Auswirkungen des Zeigarnik-Effekts ist: Angefangene Aufgaben gleich zu Ende führen und nicht aufschieben. Dabei hilft:

  • Schreiben Sie alles auf, was Sie nicht vergessen wollen. Entlasten Sie Ihr Gedächtnis von den unerledigten und dennoch anstehenden Aufgaben. 
  • Behalten Sie Aufgaben nicht monatelang auf Ihrer To-do-Liste. Wenn Sie feststellen, dass Sie eine bestimmte Aufgabe seit Langem immer wieder aufschieben. Delegieren Sie die Aufgabe oder streichen Sie sie von der Liste. Wenn Sie die Aufgabe so lange aufgeschoben haben, werden Sie sie ohnehin nicht mehr erledigen.
  • Wenn Sie sich entschließen, eine schon lange auf der To-do-Liste schlummernde Aufgabe anzupacken, tragen Sie sie als festen Termin in Ihren Kalender ein.
  • Notieren Sie die Aufgaben und räumen Sie dann alle Dinge, die Sie daran erinnern, aus Ihrem Blickfeld am Arbeitsplatz. Denn jedes Mal, wenn Sie daran erinnert werden, entzieht Ihnen das Energie, die Ihnen dann für das Abarbeiten der gerade anstehenden Aufgaben fehlt.

Liegengebliebene Aufgaben wegschaffen

Schlummern auf Ihrem Schreibtisch oder in Ihrem Outlook Stapel mit Aufgaben, die auf Erledigung warten? Ob das nun eher unwichtige Aufgaben sind oder auch unangenehme oder langweilige Dinge, mit der folgenden Methode bekommen Sie diese Aufgaben schnell in den Griff:

Notieren Sie zu jeder Aufgabe (in Outlook) bzw. auf jedem Stück Papier, das auf dem Schreibtisch liegt, wie lange Sie voraussichtlich zur Erledigung brauchen.

Auf diese Weise schrumpft die Aufgabe, die durch das lange Aufschieben vor Ihrem geistigen Auge vielleicht schon zu einem Monsterprojekt geworden ist, auf eine realistische Größe. Aus einem „schwierigen Brief“ wird so vielleicht eine schnelle E-Mail oder ein „nerviges Telefonat“ lässt sich in drei Minuten erledigen.

 Sicher: Bei manchen Aufgaben werden Sie feststellen, dass sie nicht mal schnell in zwei, drei Minuten abgehakt sind. Aber so haben Sie immerhin schon eine klare Vorstellung davon, wie viel Zeit Sie für die Erledigung brauchen, und können die Aufgabe auf einen Termin legen, dem Sie entsprechend viel Zeit zur Verfügung haben.

15-Minuten-Sprints einlegen

Unangenehme Aufgaben bekommen Sie leichter in den Griff, wenn Sie sie in sehr kleine Happen aufteilen und diese konzentriert abarbeiten. Dazu empfehlen sich zwölf- oder 15-Minuten-Sprints:

  • Bei Aufgaben, bei denen ohnehin klar ist, was zu tun ist und die keine umfangreiche Vorbereitung erfordern, stellen Sie sich einen Wecker oder einen Timer am PC auf zwölf bzw. 15 Minuten und legen dann sofort los. Sobald der Timer klingelt, hören Sie auf.
  • Bei komplexeren Aufgaben kann es notwendig sein, die ersten zwei Minuten zu überlegen, was zu tun ist. Dann arbeiten Sie zehn Minuten. Zuletzt nehmen Sie sich noch drei Minuten, um zu notieren, welche Schritte als Nächstes anstehen. Tragen Sie sich einen weiteren 15-Minuten-Block für die Aufgabe in den Kalender ein.

Komplexe Aufgaben in 30-Minuten-Blöcken anpacken

Bei vielen Aufgaben lässt sich vorher nicht genau sagen, wie lange es dauern wird, sie zu erledigen. Manche Aufgaben scheinen so riesig und unüberschaubar, dass wir sie lieber erst mal aufschieben, bis wir genügend Zeit dafür haben. Aber da nicht klar ist, wie viel Zeit die Aufgaben kosten, ist natürlich nie genügend Zeit dafür.

Mit der folgenden Methode bekommen Sie auch unüberwindlich erscheinende Aufgaben in den Griff:

  1. Nehmen Sie sich für eine solche Aufgabe genau 30 Minuten Zeit und sorgen Sie dafür, dass Sie nicht gestört werden. 30 Minuten sind überschaubar, falls doch Unlust auftaucht, können Sie sie leicht beiseiteschieben.
  2. In den ersten fünf Minuten überlegen Sie, was das Ziel der Aufgabe ist. Sammeln Sie Ideen und machen Sie sich schon Notizen.
  3. Die nächsten 20 Minuten arbeiten Sie konzentriert an der Aufgabe.
  4. Die letzten fünf Minuten „räumen“ Sie auf: Überlegen Sie, was noch zu tun ist und notieren Sie sich die nächsten anstehenden To-dos – das tun Sie unbedingt schriftlich. Tragen Sie sich einen weiteren 30-Minuten-Block für die Aufgabe in den Kalender ein.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

Jetzt gratis per E-Mail

DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Weitere Artikel zum Thema

Newsletter

Jetzt kostenlose Office-Hilfe anfordern!

  • die besten Tipps
  • völlig kostenlos
  • jederzeit abbestellbar
DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Experten

Rudolf Ring twittert für @Computerwissen

Die von Ihnen eingegebene E-Mail Adresse ist nicht korrekt. Bitte korrgieren Sie Ihre Eingabe und klicken Sie auf "OK":

Bitte wählen Sie mindestens einen Newsletter aus und klicken Sie auf "OK"