Aufgaben und Termine ganz einfach aus E-Mails erzeugen

03. Mai 2012
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Wenn jemand eine Aufgabe per Aufgabenanfrage an Sie delegiert und Sie diese per Klick akzeptieren, trägt Outlook die Aufgabe in Ihre To-do-Liste ein. Was aber, wenn Sie einfach nur eine E-Mail bekommen und daraus selbst eine Aufgabe in Ihrer Aufgabenübersicht machen wollen? Das können Sie von Hand tun. Oder aber, Sie automatisieren den Vorgang über Regeln und ein zusätzliches kleines VBA-Makro.

E-Mail in Aufgabe oder Termin umwandeln

Wenn Sie eine E-Mail erhalten haben und daraus direkt eine Aufgabe oder einen Termineintrag machen wollen, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Soll die Mail im Posteingang erhalten bleiben, ziehen Sie sie einfach mit der Maus auf die Schaltfläche AUFGABEN bzw. KALENDER in der Navigationsleiste, oder auf den entsprechenden Ordner in der Ordnerleiste. Dann tragen Sie die für die Aufgabe bzw. den Termineintrag erforderlichen Daten in die Dialogfelder ein (z. B. die Fälligkeit) und speichern und schließen das Fenster.
  • Wenn Sie die E-Mail nicht mehr im Posteingang benötigen, sondern die enthaltenen Informationen als Aufgabe oder Termin ausreichend sind, klicken Sie die E-Mail mit der rechten Maustaste an und rufen den Befehl IN ORDNER VERSCHIEBEN auf. Dann wählen Sie den Ordner AUFGABEN bzw. KALENDER und klicken auf OK. Ergänzen Sie die notwendigen Angaben und speichern und schließen Sie die Aufgabe bzw. den Termin. Die ursprüngliche E-Mail wird parallel aus dem Posteingang gelöscht.

E-Mails per VBA vollautomatisch in Aufgaben verwandeln

Auch wenn es sehr schnell geht, eine E-Mail aus dem Posteingang in eine Aufgabe zu verwandeln, wäre es doch praktisch, wenn man das für sich wiederholende Vorgänge automatisieren könnte. Wenn Sie beispielsweise alle E-Mails, die einen bestimmten Begriff im Betreff enthalten, sofort nach dem Eingang in den Aufgabenordner verschieben wollen, benötigen Sie eine Kombination aus einer Regel und einem kurzen VBA-Makro. Allerdings ist das erst ab Outlook 2003 möglich, da in früheren Versionen Regeln kein VBA-Skript auslösen können. Zunächst einmal erstellen Sie ein Makro mit den folgenden Anweisungen und speichern es:

Sub RulesScript(olItem As MailItem)olItem.Move Application.Get Namespace("MAPI").GetDefault Folder(olFolderTasks)
End Sub

Jetzt erzeugen Sie die Regel, die beim Eingang von E-Mails mit einem bestimmten Betreff dieses Makro ausführt und so die Mails in den Aufgabenordner verschiebt. Die Mail wird dabei zu einer Aufgabe ohne Fälligkeitsdatum – das müssen Sie später von Hand nachtragen.

  1. Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> REGELN UND BENACHRICHTIGUNGEN auf.
  2. Klicken Sie auf NEUE REGEL und entscheiden Sie sich für REGEL OHNE VORLAGE ERSTELLEN.
  3. Wählen Sie NACHRICHTEN BEI ANKUNFT PRÜFEN und WEITER.
  4. Schalten Sie die Option MIT BESTIMMTEN WÖRTERN IM BETREFF ein, klicken Sie im unteren Fenster auf BESTIMMTEN WÖRTERN und geben Sie den gewünschten Suchbegriff ein. Dann klicken Sie auf HINZUFÜGEN, OK und WEITER.
  5. Schalten Sie die Optionen EIN SKRIPT AUSFÜHREN und KEINE WEITEREN REGELN ANWENDEN ein. Dann klicken Sie im unteren Fenster auf EIN SKRIPT und wählen das vorher gespeicherte Makro (z. B. „Projekt1.RulesScript“).
  6. Klicken Sie zweimal auf WEITER.
  7. Geben Sie einen Namen für die Regel ein und aktivieren Sie sie. Zum Abschluss klicken Sie auf FERTIG STELLEN und OK.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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