Aussagekräftigen Betreff formulieren

10. Juni 2010
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So schreiben Sie aussagekräftige Betreffs, die dem Empfänger auch später noch klar sagen, worum es geht.

Schauen Sie doch einmal in Ihren Posteingang: Was Sie da von all den E-Mails sehen, die Sie am heutigen Tag empfangen haben, ist der Absendername und der Betreff (und noch einige weitere Infos wie Größe und Zeit). Wie viele der Betreffs in Ihrem Posteingang sind so aussagekräftig wie „Hallo“, „Frage“, „Gruß aus ...“? Und wie viele haben gar keinen Betreff?

Das bedeutet: Sie müssen diese E-Mails erst öffnen oder durch das Vorschau-Lesefenster blättern, um herauszufinden, was in welcher E-Mail steht. Und genauso wird das den Personen gehen, denen Sie E-Mails schicken.

Gewöhnen Sie sich deshalb an, aussagekräftige Betreffs zu verwenden. Und bitten Sie die Personen, von denen Sie E-Mails erhalten, das ebenso zu tun.

Denn: Je schneller der Empfänger anhand des Betreffs weiß, worum es geht, desto wahrscheinlicher ist es, dass er schnell reagiert.

Deshalb:

  • Schreiben Sie immer einen Betreff, und zwar einen aussagekräftigen.

  • Missbrauchen Sie den Betreff nicht als Köder, der den Empfänger dazu verlocken soll, die E-Mail zu lesen. Der Betreff ist keine Headline wie in der Zeitung, sondern soll Informationen übermitteln. Ein reißerischer Betreff wie „Sonderangebot“, „Super Preise“, „Preissenkung“ (am besten noch mit zig Ausrufezeichen) verfehlt oft den Zweck: Viele Empfänger werden die E-Mail dann gar nicht öffnen, weil sie sie für Spam halten. Auch Spamfilter sind bei einer Ansammlung von Ausrufezeichen im Betreff gnadenlos und sortieren die E-Mails als Spam aus.

  • Fassen Sie den Inhalt der E-Mail im Betreff zusammen. Der Empfänger soll idealerweise bereits anhand des Betreffs wissen, was in der E-Mail steht. Also: Anstatt „Status Ihrer Bestellung“ in den Betreff zu schreiben, formulieren Sie es besser so: „Ihre Bestellung wurde versandt“.

  • Geben Sie Zahlen, Daten, Fakten an: Anstatt „Unser Treffen“ schreiben Sie besser „Treffen am 13.3., 10 Uhr“.

  • Fassen Sie sich trotzdem kurz und schreiben Sie das Wichtigste zuerst: Oft ist nicht der gesamte Betreff im E-Mail-Programm zu sehen, weil die Spalte für den Betreff zu kurz ist. Außerdem schneiden manche Provider und manche E-Mail-Programme den Betreff ab, ebenso Smartphones. Deshalb: Achten Sie darauf, dass die wichtigsten Infos nach Möglichkeit in den ersten 40 bis maximal 50 Zeichen des Betreff stehen.

  • Wenn das machbar ist, schreiben Sie die Botschaft direkt in den Betreff. Ein Betreff wie „Unser Termin mit Wolfgang am 13. klappt“ reicht als Info oft völlig aus – Sie müssen dann gar nichts in das Nachrichtentext schreiben. Um die Empfänger nicht zu irritieren, können Sie „kein weiterer Text“ oder „Ende“ oder „end of message“ (wird gern auch abgekürzt als „eom“ oder „EOM“) in das Nachrichtenfeld tippen. Oder Sie schreiben „eom“ oder („kwT“) ans Ende des Betreff (nachdem Sie dem Empfänger zwei oder drei Mal vorher in den Nachrichtentext „kwT = kein weiterer Text“ bzw. „eom = end of message“ geschrieben haben).

  • Schreiben Sie den Betreff zuletzt. Denn erst dann wissen Sie ja genau, was in der E-Mail steht.

Noch ein Tipp

Schicken Sie allen Personen, mit denen Sie öfter E-Mails austauschen, einen Link auf diesen Beitrag und bitten Sie sie, diese Tipps zu beachten.

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