Bearbeiten Sie E-Mails sofort

03. Dezember 2011
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Gehen Sie Ihre E-Mails durch und arbeiten Sie alles, was Sie in 3 – 5 Minuten erledigen können, sofort ab (Direkt-Methode).

Einer der wichtigsten Tipps in Sachen Effizienz, den ich jemals bekommen habe, lautete: Beschäftigen Sie sich mit jeder E-Mail nach Möglichkeit nur einmal (das gilt natürlich auch für Briefe, Faxe, etc.).

Sobald Sie die E-Mail gelesen haben, entscheiden Sie sich:

  • Bearbeite ich die E-Mail sofort oder später?

  • Lösche ich die E-Mail sofort?

  • Archiviere ich die E-Mail sofort? (Archivieren heißt: in den zugehörigen Ordner verschieben)

Falls die Bearbeitung der E-Mail nicht mehr als 3 bis 5 Minuten beansprucht, tun Sie es sofort (das ist die so genannte „Direkt-Methode“). Bearbeiten heißt: E-Mail beantworten, telefonieren oder etwas anderes tun, was mit der E-Mail zusammenhängt. Das kann auch bedeuten: Sofort nach dem Lesen löschen; einen Termin/eine Aufgabe notieren und dann die E-Mail löschen; E-Mail in einen Ordner verschieben, wenn Sie sie archivieren wollen.

Falls die Bearbeitung mehr Zeit erfordert, lassen Sie die E-Mail entweder im Posteingang oder verschieben sie in einen Ordner, in dem Sie sie finden, wenn Sie sie bearbeiten wollen. Das kann ein projektbezogener Ordner sein oder auch ein Ordner namens „Bearbeiten“ oder „Todo“ (oder wie Sie diesen Ordner auch nennen).

Alternativ können Sie auch auf „Antworten“ klicken und die leere Antwort im Entwurfsordner speichern.

Oder Sie notieren sich eine Aufgabe oder Sie wandeln die E-Mail in eine Outlook-Aufgabe um oder nutzen die Nachverfolgungsfunktion, um die E-Mail auf Wiedervorlage zu legen.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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