Benachrichtigung bei wichtigen E-Mails

17. Februar 2010
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So definieren Sie Regeln, die Sie beim Eingang wichtiger E-Mails darauf aufmerksam machen.

Hinweis auf wichtige E-Mails zeigen lassen

So definieren Sie Regeln, die Sie beim Eingang wichtiger E-Mails darauf aufmerksam machen.

Auch wenn Sie die Desktop-Benachrichtigung abgeschaltet haben, kann es vorkommen, dass Sie beim Eintreffen einer bestimmten E-Mail darauf hingewiesen werden wollen.

Hier hilft der Regel-Assistent: Damit lässt sich Outlook so einstellen, dass eine Benachrichtigung nur bei E-Mails von bestimmten Absendern, bei E-Mails mit einem bestimmten Betreff oder auch bei E-Mails eingeblendet wird, die der Absender als wichtig gekennzeichnet hat. Die Benachrichtigung erscheint auch dann, wenn Sie wie oben beschrieben, Desktopbenachrichtigungen abgeschaltet haben.

Dabei haben Sie die Wahl, ob eine Desktopbenachrichtigung oder aber ein Fenster über dem gerade geöffneten Programm erscheinen soll. Die Benachrichtigung in der Taskleiste stört den Arbeitsfluss erheblich weniger als ein hochpoppendes Fenster, das den Fokus bekommt – einfach Weitertippen ist bei diesem Fenster nicht möglich.

Eine Regel für Benachrichtigungen definieren Sie so:

1. Rufen Sie den Befehl „Extras, Regeln und Benachrichtigungen“ (Outlook ab 2003) bzw. „Extras, Regel-Assistent“ (frühere Outlook-Versionen) auf.

2. Klicken Sie auf „Neue Regel“ (bzw. „Neu“ in Outlook vor 2003).

3. Schalten Sie „Regel ohne Vorlage erstellen“ ein, wählen Sie „Nachrichten bei Ankunft prüfen“ aus, und klicken Sie auf „Weiter“.

4. Bestimmen Sie nun die Bedingungen, die erfüllt sein müssen, damit Outlook eine Benachrichtigung anzeigt. Wenn Sie mehrere Bedingungen auswählen, müssen alle davon erfüllt sein, damit eine Benachrichtigung erscheint (Ausnahme: Wenn Sie mehrere Absenderadressen eingeben, erscheint die Benachrichtigung, sobald eine E-Mail von einem der Absender empfangen wird). Klicken Sie dann auf „Weiter.“

5. Klicken Sie auf „Fertig stellen“ und „OK“.

6. Wenn beim Eingang einer E-Mail eine Desktopbenachrichtigung über der Taskleiste erscheinen soll, schalten Sie die Option „Desktopbenachrichtung anzeigen“ ein.
Wenn stattdessen ein Fenster erscheinen soll, über das Sie die E-Mail gleich öffnen können, schalten Sie die Option „Im Benachrichtigungsfenster für neue Elemente diesen Text anzeigen“ ein. Klicken Sie im unteren Fenster auf „diesen Text“, und geben Sie den Text ein, der angezeigt werden soll.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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