Besprechungen planen - die 10 Grundregeln

17. Dezember 2011
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Diese 10 Tipps helfen Ihnen, Besprechungen ergebnisorientiert zu planen.

Sie organisieren öfter Besprechungen? Die folgende 10 Regeln helfen Ihnen, die Besprechungen ergebnisorientiert und effektiv zu planen und durchzuführen:

  1. Überlegen Sie, ob die Besprechung wirklich notwendig ist.

  2. Formulieren Sie schriftlich für sich, welche Ergebnisse Sie mit der Besprechung erreichen wollen.

  3. Laden Sie nur die Personen ein, die wirklich dabei sein müssen.

  4. Informieren Sie alle Teilnehmer bei der Einladung über die Ziele der Besprechung. Und stellen Sie den Teilnehmern vorher alle notwendigen Informationen zur Verfügung.

  5. Legen Sie eine Liste der Themen an, die besprochen werden sollen. Am besten glliedern Sie die Liste thematisch und nach Priorität – so haben Sie gleich die Agenda für die Besprechung. Und achten Sie darauf, dass die Besprechung auch entlang dieses roten Fadens abläuft. Falls die Teilnehmer zwischen den verschiedenen Themen hin- und herspringen, holen Sie sie freundlich aber bestimmt immer wieder zurück.

  6. Anhand der Agenda können Sie in etwa abschätzen, wie lange die Besprechung dauern wird - und wie lange sie dauern darf. Setzen Sie die Dauer der Besprechung entsprechend fest..

  7. Beginnen Sie pünktlich. Wenn Sie immer auf Spätkommer warten, „lernen“ die Pünktlichen, dass Sie ohnehin auf die Unhöflichen warten und kommen in Zukunft auch später.

  8. Hören Sie auch pünktlich auf. Notfalls verschieben Sie ein noch nicht besprochenes Thema auf die nächste Besprechung. Möglicherwiese lässt sich das Thema auch in einer kleineren Runde besprechen.

  9. Wenn Sie die Moderation der Besprechung übernehmen: Sorgen Sie für einen zügigen und ergebnisorientierten Ablauf. Führen Sie durch die Agenda und achten Sie darauf, dass die Teilnehmer beim Thema bleiben. Greifen Sie ein, falls sich die Diskussion im Kreis dreht – und natürlich auch wenn es persönliche Angriffe gibt. Fassen Sie, sobald ein Thema besprochen ist, die Ergebnisse kurz zusammen. Falls nötig, machen Sie konkrete Vorschläge, wenn die Diskussion stecken bleibt.

  10. Fassen Sie am Ende der Besprechung die Ergebnisse zusammen und lassen Sie diese schriftlich im Protokoll festhalten. Dazu gehört auch, dass alle Arbeitsaufträge (noch einmal) klar ausgesprochen werden, so dass am Ende der Besprechung jeder weiß: Wer ist für welche Aufgabe verantwortlich? Wann muss sie erledigt sein?

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