Checkliste: Beherzigen Sie diese 10 goldenen Regeln für produktive Besprechungen

22. Oktober 2017
Martin Vieten Von Martin Vieten, News & Trends, Bildbearbeitung, Photoshop Tutorials, Photoshop Elements, Digital Fotografieren, Multimedia ...

Besprechungen können beides sein: eine ärgerliche Zeitverschwendung oder ein hochproduktives Werkzeug. Mithilfe meiner Checkliste überprüfen Sie, ob Ihre Besprechungen mit minimalem Aufwand maximale Wirkung entfalten. Und damit auch Sie nicht mehr an unproduktiven Besprechungen teilnehmen müssen, empfehle ich Ihnen, diese Liste zu kopieren und an Mitarbeiter und Geschäftspartner zu verteilen.

1. Eine Besprechung braucht ein Ziel und eine Agenda

 

  • Erwartungen abstecken: Wenn Sie eine Besprechung anberaumen: Klären Sie als ersten Schritt der Vorbereitung, mit welchen Ergebnissen Sie aus der Sitzung gehen wollen. Das sollten nach Möglichkeit klar messbare Ergebnisse sein, etwa: Entscheidung getroffen, Aufgaben verteilt, Für und Wider diskutiert, Team informiert.
  • Themen formulieren: Aus dem Ziel ergeben sich die Themen der Besprechung: Was ist nötig, um das Ziel zu erreichen?
  • Agenda festlegen: In der Agenda führen Sie die Ziele und die zu besprechenden Themen auf.

 

2. Besprechungen sind kürzer und effizienter, wenn die Teilnehmer vorbereitet sind

  • Zur Besprechung einladen: Senden Sie die Agenda mit der Einladung zur Besprechung mit oder spätestens ein, zwei Tage vorher. So können die Teilnehmer sich darauf vorbereiten.
  • Agenda (erneut) versenden: Das spart Zeit während der Besprechung. Außerdem ist so die Chance höher, dass die Teilnehmer die notwendigen Informationen auch parat haben.

3. Jede Besprechung braucht einen Leiter

  • Gesprächsleiter bestimmen: Die Aufgabe des Leiters ist es, durch die Agenda zu führen und dafür zu sorgen, dass alle Themen behandelt werden und der Zeitplan eingehalten wird.
  • Teilnehmer miteinbeziehen: Er achtet auch darauf, dass möglichst alle Teilnehmer zum Gelingen der Besprechung beitragen (können) und dass nicht einige wenige das Gespräch an sich reißen. Je mehr Teilnehmer an einer Entscheidung beteiligt sind, desto höher ist die Akzeptanz.

4. So kurz wie möglich, so lang wie nötig

  • Zeiten realistisch planen: In der Zeit, in der die Teilnehmer in der Besprechung sind, können sie nicht produktiv an ihren übrigen Aufgaben arbeiten. Deshalb: Planen Sie nicht mehr Zeit für die Besprechung ein als unbedingt notwendig.

5. Pünktlich anfangen, pünktlich beenden

  • Zeitplan einhalten: Fangen Sie pünktlich an und hören Sie pünktlich auf. Andernfalls können Sie sicher sein, dass immer irgendjemand zu spät kommt und dass die Wartezeit am Anfang immer länger wird.

6. So wenige Teilnehmer wie möglich

  • Notwendigkeit überprüfen: Arbeitszeit kostet das Unternehmen Geld. Laden Sie zu einer Besprechung nur Teilnehmer ein, die wirklich etwas beizutragen haben. Unbeteiligtes „Publikum“ brauchen Sie nicht. Wer nichts zu tun hat, langweilt sich nur, ärgert sich über die vertane Zeit – und stört möglicherweise.

7. Keine Ablenkungen während der Besprechung

  • Medien abschalten: Keine E-Mails, SMS oder gar Telefonate während einer Besprechung. Wer an einer Sitzung engagiert teilnimmt, hat ohnehin keine Zeit, E-Mails zu beantworten oder etwas in sozialen Netzwerken zu posten.

8. Fokussiert bleiben

  • Nicht abschweifen: Die Agenda ist der rote Faden durch die Besprechung. Andere Themen als die geplanten haben keinen Platz (außer in begründeten Ausnahmen). Es ist die Aufgabe des Leiters – und der Teilnehmer – dafür zu sorgen, dass alle beim Thema bleiben und keine Nebenschauplätze eröffnen.

9. Keine Besprechung ohne fixierte Ergebnisse

  • Aufgaben und Zuständigkeiten festlegen: Kommunizieren Sie am Ende der Besprechung klar, wer welche Aufgaben hat und bis wann sie erledigt sein sollen. Im Protokoll müssen diese Aufgaben mitsamt Zuständigkeit aufgeführt sein.

10. Die Teilnehmer haben ein Recht auf produktiv verbrachte Zeit

Unternehmen bezahlen ihre Mitarbeiter dafür, dass sie bestimmte Ergebnisse liefern. Wenn die Mitarbeiter viel Zeit in Besprechungen verbringen, kann es sein, dass sie Überstunden machen müssen. Deshalb hat jeder Mitarbeiter ein Interesse daran, dass Besprechungen möglichst kurz und produktiv sind.

  • Immer vorbereitet in Meetings: Wenn Sie zu einer Besprechung eingeladen werden, bestehen Sie darauf, vorab die Agenda zu erfahren, damit Sie vorbereitet erscheinen können.
  • Unnötige Besprechungen absagen: Und wenn Sie an einer Sitzung teilnehmen sollen, zu der Sie nichts beitragen können, dann fragen Sie nach, warum Sie eingeladen wurden, und sagen Sie ab, wenn es keine überzeugenden Gründe gibt.

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