Das Journal zum Aufspüren von Dokumenten nutzen

18. Juli 2008
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So finden Sie über das Journal Dokumente, die Sie in Word, Excel, Powerpoint oder Access bearbeitet haben.

Dokumente über das Journal suchen

So finden Sie über das Journal Dokumente, die Sie in Word, Excel, Powerpoint oder Access bearbeitet haben.

Wenn Sie zwar noch in etwa wissen, wann Sie an einem bestimmten Dokument gearbeitet haben, aber nicht mehr, wo es gespeichert ist und wie es heißt, dann kann das Journal von Outlook beim Auffinden helfen.

Allerdings müssen Sie dazu zuerst im Journal die Protokollfunktion für die Office-Anwendungen von Microsoft eingeschaltet haben (für andere Programme geht das leider nicht). Dazu gehen Sie so vor:

1. Rufen Sie in Outlook den Befehl „Extras, Optionen“ auf, und klicken Sie auf dem Register „Einstellungen“ auf „Journaloptionen“.

2. Setzen Sie ein Häkchen vor alle Anwendungen, für die das Journal mitprotokollieren soll, wann Sie welche Dokumente damit bearbeitet haben.

3. Schließen Sie die Dialoge.

Wenn Sie nun ein Dokument suchen, das Sie zum Beispiel vor zwei Wochen mit Word oder Excel geöffnet haben, dann gehen Sie so vor:

1. Öffnen Sie den Journal-Ordner in Outlook.

2. Gehen Sie hier zu dem Datum zurück, an dem Sie an der gesuchten Datei gearbeitet haben. Dazu kann es praktisch sein, anstelle der Listenansicht die Anzeige in Form einer Zeitachse einzuschalten: Rufen Sie dafür den Befehl „Ansicht, Anordnen nach, Aktuelle Ansicht, Nach Typ“ (in Outlook vor 2003 enthält der Befehl „Anordnen nach“) auf.

3. Das Journal zeigt den Dateinamen und den kompletten Zugriffspfad auf die mit den Office-Programmen geöffneten Dateien an. Ein Doppelklick auf einen Eintrag öffnet den zugehörigen Journaleintrag, in dem Sie ein Icon für das Dokument sehen – mit einem Doppelklick auf das Icon öffnen Sie das gesuchte Dokument.

Noch ein Hinweis: Wenn Sie alle Dateizugriffe durch Ihre Office-Programme mitprotokollieren lassen, bläht das auf Dauer Ihren Persönlichen Outlook-Ordner möglicherweise unnötig auf. Es kann daher sinnvoll sein, jedes Vierteljahr die alten, nicht mehr benötigten Journaleinträge zu löschen.



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