Den E-Mail-Verkehr richtig ordnen und den Durchblick wahren

05. April 2012
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Erfahren Sie wie Sie bequem und umfassend Outlook durchsuchen und E-Mails nachverfolgen, damit Ihnen so etwas wie zum Beispiel eine verlorengegangene E-mail nicht mehr passieren kann.

Gezielt suchen mit der erweiterten Suchfunktion in Outlook

Mithilfe der erweiterten Suche können Sie genauer eingrenzen, welche Suchergebnisse angezeigt werden. So erlaubt die Erweiterte Suche zum Beispiel das Filtern nach dem Zeitraum, in dem Sie die gesuchte E-Mail empfangen haben. Und so gehen Sie vor:
1.Schritt: In Outlook bis Version 2003 rufen Sie den Befehl EXTRAS >>SUCHEN >>ERWEITERTE SUCHE auf, in Outlook 2007 den Befehl EXTRAS >>SOFORTSUCHE >>ERWEITERTE SUCHE. Oder Sie drücken die Tastenkombination STRG+SHIFT+F.
2.Schritt: In den beiden Feldern oberhalb der Reiter wählen Sie aus, nach welchen Outlook- Elementen (zum Beispiel nach Nachrichten) und in welchem Ordner (das bestimmen Sie nach einem Klick auf DURCHSUCHEN) gesucht werden soll.

3.Schritt: Auf dem Register NACHRICHTEN geben Sie an, nach welchen Begriffen im Betreff und/oder im Nachrichtentext gesucht werden soll. Außerdem filtern Sie hier nach Absender, Empfänger und dem Zeitraum.Die einzelnen Felder haben folgende Bedeutung:

  • SUCHEN NACH (auf dem Register NACHRICHTEN): Hier geben Sie den Suchbegriff bzw. mehrere Begriffe getrennt durch Kommas, ein. Falls Sie mehrere Begriffe eintragen, zeigt Outlook alle Nachrichten an, die einen dieser Begriffe enthalten (es ist also die Suche mit dem Operator ODER).
  • IN: Hier bestimmen Sie bei der Suche nach E-Mails, ob nur das Betreff-Feld, der Betreff und der Nachrichtentext bzw. weitere E-Mail-Elemente durchsucht werden sollen.
  • VON: Damit können Sie die Suche auf E-Mails von einem bestimmten Absender beschränken. Dazu wählen Sie den entsprechenden Kontakt aus.
  • GESENDET AN: Umgekehrt können Sie die Suche auch nach einem bestimmten Empfänger begrenzen.
  • IN DENEN ICH: Hier können Sie angeben, ob nur in E-Mails gesucht werden soll, bei denen Sie der einzige Empfänger im An-Feld sind, oder auch in solchen, die Sie zusammen mit anderen erhalten haben (Ihr Name steht im An- bzw. im Cc-Feld).
  • ZEIT: Hier können Sie angeben, dass nur nach E-Mails gesucht werden soll, die Sie innerhalb eines bestimmten Zeitraums bzw. vor einem bestimmten Zeitpunkt erhalten bzw. gesendet haben.

4.Schritt: Auf dem Register WEITERE OPTIONEN können Sie u. a. nach E-Mails mit bzw. ohne Dateianhang oder auch nach der Größe der E-Mail filtern:

  • KATEGORIEN: Darüber können Sie gezielt nur nach E-Mails suchen, denen Sie bestimmte Kategorien zugewiesen haben.
  • NUR SOLCHE ELEMENTE: Hier bestimmen Sie, ob gelesene oder nur ungelesene E-Mails berücksichtigt werden sollen.
  • NUR ELEMENTE MIT: Hier filtern Sie nach E-Mails, die Anhänge haben bzw. keine haben.
  • MIT WICHTIGKEIT: Damit lassen Sie nur E-Mails anzeigen, denen Sie eine bestimmte Dringlichkeitsstufe zugewiesen haben.
  • NUR SOLCHE ELEMENTE: Hier filtern Sie nach E-Mails, die Sie mit einer bestimmten Farbe gekennzeichnet oder als „Erledigt“ markiert haben.
  • GROSS-/KLEINSCHREIBUNG BEACHTEN: Hier geben Sie an, ob der Suchbegriff in genau der Groß- und Kleinschreibung gesucht werden soll, die Sie eingegeben haben.
  • GRÖSSE: Damit bestimmen Sie, ob die Größe der E-Mail berücksichtigt werden soll. So können Sie nach besonders umfangreichen E-Mails suchen lassen.

5.Schritt: Auf dem Register ERWEITERT können Sie die Suchkriterien fast nach Belieben festlegen. Dazu klicken Sie auf FELD, wählen die Felder aus, auf die sich die Bedingung beziehen soll, und geben die Kriterien ein. Allerdings steht dabei nur der logische Operator ODER zur Auswahl. Outlook findet also alle E-Mails, die mindestens einem der eingegebenen Kriterien entsprechen. Wenn Sie nur E-Mails finden wollen, die alle eingegebenen Kriterien erfüllen, benötigen Sie den Operator UND - wie Sie den in Outlook verfügbar machen, lesen Sie im nächsten Abschnitt.

6.Schritt: Sobald Sie alle Kriterien eingegeben haben, klicken Sie auf SUCHE STARTEN.

Wiedervorlage für E-Mails

Wichtige E-Mails zu kennzeichnen um sie nicht zu vergessen ist es möglich über den Kalender und die Aufgabenliste Eintragungen vorzunehmen. In Outlook 2007/2010 geht es sogar noch einfacher: Hier muss er nur die Nachverfolgungsfunktion nutzen. Dazu gibt es bereits vordefinierte Nachverfolgungstermine wie HEUTE, MORGEN oder DIESE WOCHE. Außerdem - und damit erspart man sich das Eintragen einer Aufgabe - sind die Nachverfolgungseinträge auch in der Aufgabenliste zu sehen.

Für die Wiedervorlage empfiehlt es sich, für die zur Nachverfolgung markierte E-Mail eine Benachrichtigung festzulegen. Dann erinnert Outlook zum definierten Zeitpunkt an die Aufgabe. Die Benachrichtigung funktioniert ab Outlook 2007 auch für E-Mails korrekt, die in einen Ordner einsortiert wurden (Outlook 2003 zeigt Erinnerungen nur für die E-Mails, die im Posteingang liegen). Zur Nachverfolgung markierte E-Mails werden im Posteingang und den Ordnern mit einem farbigen Fähnchen gekennzeichnet. In Outlook 2007/2010 sind die Farben bereits mit Terminen wie „Heute“ „Morgen“, etc. verknüpft.

Wählen Sie für die Nachverfolgung eines der vordefinierten Fähnchen oder lassen Sie eine Erinnerung hinzufügen. Um eine E-Mail in Outlook 2007/2010 mit einem farbigen Fähnchen zu versehen, gehen Sie so vor:

  1. Klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und rufen Sie den Befehl ZUR NACHVERFOLGUNG auf.
  2. Wählen Sie die gewünschte Farbe aus. Falls Sie an die Aufgabe erinnert werden wollen, wählen Sie stattdessen ERINNERUNG HINZUFÜGEN aus, entscheiden sich im Feld KENNZEICHNUNG für eine Farbe (durch Wahl der dazugehörigen Bezeichnung) und legen den Erinnerungszeitpunkt fest.

Die zur Nachverfolgung markierten E-Mails bleiben in dem Ordner, in dem Sie sie gespeichert haben. Außerdem finden Sie dafür auch einen Eintrag in der Aufgabenliste.

Über die Nachverfolgungsfunktion können Sie sich an eine mit einer E-Mail verknüpfte Aufgabe erinnern lassen. Ein Klick auf das Fähnchen neben der E-Mail schaltet es wieder ab und markiert die Aufgabe als „Erledigt“.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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