Der „elektronische Knoten“: Erinnerungen und Wiedervorlage clever einsetzen

17. Mai 2012

Mit dem Kalender und den Aufgaben in Outlook können Sie seit jeher prima Ihren Tag planen. Allerdings ist das pure Eintragen nur die eine Hälfte: Sie sollten auch nicht vergessen, einen Termin wahrzunehmen oder eine Aufgabe abzuarbeiten. So sind Erinnerungen und Nachverfolgungen die Knoten im elektronischen Taschentuch. Hier ein paar Tipps und Vorgehensweisen, wie Sie mit Outlook 2007 den Kampf gegen das Vergessen gewinnen.

Terminerinnerungen passend einsetzen

Outlook lässt bei jedem Termin 15 Minuten vorher das Erinnerungsfenster erscheinen. Oft sind aber die Erinnerungen unnötig. In EXTRAS >> OPTIONEN >> EINSTELLUNGEN >> KALENDER können Sie die Standarderinnerung verändern oder vielleicht auch ganz abschalten, damit Sie nicht durch zu viele „Alarme“ von der Arbeit abgelenkt werden.

Nachverfolgungen an Kontakte legen

Mit der neuen Vorgangsliste in Outlook 2007 bekommen Sie mehr Überblick, da Nachverfolgungen wie auch Aufgaben in einer Liste angezeigt werden.

Es gibt die verschiedensten Methoden, sich durch Outlook z. B. an ein fälliges Telefongespräch erinnern zu lassen:

  • Sie können einen Termin eintragen, wenn die Uhrzeit des Gesprächs festgelegt ist.
  • Sie können eine Aufgabe anlegen. Das war bislang beliebt, da diese gleich im Aufgabenblock im Kalender aufgetaucht ist.
  • Sie können eine Nachverfolgung an einen Kontakt hängen. Das ging schon immer, aber die Nachverfolgung wurde nur zum Erinnerungszeitpunkt augenfällig.

Jetzt aber gibt es die neue AUFGABENLEISTE mit der VORGANGSLISTE und damit ist die NACHVERFOLGUNG die beste Methode:

  1. Klicken Sie den Kontakt, den Sie anrufen müssen, mit der rechten Maustaste an und wählen Sie NACHVERFOLGUNG >> ERINNERUNG HINZUFÜGEN.
  2. Wählen Sie die Kennzeichnung der Nachverfolgung aus der Liste oder tragen Sie einen eigenen Text ein und setzen Sie den Erinnerungszeitpunkt.
  3. Klicken Sie auf OK. Sie sehen, wie die Nachverfolgung in der Vorgangsliste erscheint.

Die Wiedervorlage: Zwei Erinnerungen an der E-Mail

Wenn Sie den Empfänger einer Nachricht automatisch daran erinnern wollen, dass Sie auf eine Antwort warten, kennzeichnen Sie die Nachricht mit einer NACHVERFOLGUNG. Mit Outlook 2007 können Sie auch noch für sich selbst eine zweite Nachverfolgung aktivieren, was einer Art Wiedervorlage entspricht. Und so geht es:

  1. Klicken Sie in der Nachricht, die Sie verschicken wollen, im Register NACHRICHT auf NACHVERFOLGUNG.
  2. Wählen Sie BENUTZERDEFINIERT.
  3. Im unteren Teil des Fensters stellen Sie eine Kennzeichnung für den Empfänger ein. Er soll die Nachricht bis Donnerstag 16:00 Uhr beantwortet haben.
  4. Eine Etage darüber stellen Sie die Nachverfolgung für sich selbst ein. Lassen Sie sich am nächsten Morgen an die geforderte Antwort erinnern, damit Sie gegebenenfalls beim Empfänger der Nachricht noch einmal nachhaken können.

Die Aufgabenleiste im Kalender

Ganz neu in Outlook 2007 ist die Möglichkeit, die Aufgaben auch in der Tages- und Wochenansicht im Kalender zu sehen. So ist die Zuordnung der Aufgaben zum Tagesgeschehen einfacher geworden.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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