Details beim Einfügen von Adressen in Word bestimmen

17. Mai 2009
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Mit diesen Steuercodes haben Sie in Word Zugriff auf die verschiedenen Adressfelder aus Outlook.

Adressen in Word einfügen

Mit diesen Steuercodes haben Sie in Word Zugriff auf die verschiedenen Adressfelder aus Outlook.

Wenn Sie wie hier beschrieben in Word Adressen aus dem Outlook-Adressbuch einfügen, übernimmt Word die Anrede, den Vor- und den Nachnamen, die Straßenangabe, die Postleitzahl, den Ort und das Land. Der Firmenname fehlt, die Landesbezeichnung ist für Briefe innerhalb Deutschlands nicht notwendig. Störend ist auch, dass eine Leerzeile nach der Straßenangabe erscheint.

Die fehlende Angaben können Sie natürlich von Hand ergänzen und die Leerzeile und die Landesangabe löschen. Um sich diese Mehrarbeit für die Zukunft zu ersparen, passen Sie aber besser das Adressformat an, das Word verwendet.

Dazu legen Sie in Word bis einschließlich Version 2007 einen Autotext-Eintrag an, der Platzhalter für die gewünschten Adressbestandteile enthält:

    1. Öffnen Sie dafür ein neues Dokument in Word.

    2. Geben Sie die folgenden Codes ein, damit in Zukunft der Firmenname, Vor- und Nachname, die Straßenangabe, die Postleitzahl und der Ort (ohne Landesangabe) erscheinen, sobald Sie eine Adresse aus dem Adressbuch auswählen:

{<PR_COMPANY_NAME>

}{<PR_GIVEN_NAME> }{<PR_SURNAME>

}{<PR_STREET_ADDRESS>

}{<PR_POSTAL_CODE> }{<PR_LOCALITY>

}

    3. Markieren Sie die Codes und drücken Sie ALT+F3.

    4. Geben Sie als Name für den AutoText-Eintrag „Adresslayout“ ein und klicken Sie auf „OK“.
    Im Dialog in Word 2007 sorgen Sie zusätzlich dafür, dass „Katalog: Schnellbausteine“ ausgewählt ist.

5. Probieren Sie nun aus, ob Word nun die korrekten Daten aus dem Adressbuch holt.

    6. Löschen Sie die Platzhalter aus dem Word-Dokument.

    Wichtig bei der Eingabe der Codes:

  • Die einzelnen Codes müssen in Großbuchstaben und zwischen eckigen Klammern eingegeben werden.

  • Damit zwischen Vor- und Nachname ein Leerzeichen eingefügt wird, tippen Sie nach <PR_GIVEN_NAME> einmal die Leertaste. Ebenso nach <PR_POSTAL_CODE>, um ein Leerzeichen hinter der Postleitzahl zu erhalten.

  • Die geschweiften Klammern verhindern, dass Leerzeilen eingefügt werden, falls das Adressbuch einmal keine Angaben für das jeweilige Feld enthalten sollte.

    Eine vollständige Übersicht über die verfügbaren Steuercodes finden Sie hier.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

Jetzt gratis per E-Mail

DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Weitere Artikel zum Thema

Newsletter

Jetzt kostenlose Office-Hilfe anfordern!

  • die besten Tipps
  • völlig kostenlos
  • jederzeit abbestellbar
DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Experten

Rudolf Ring twittert für @Computerwissen

Die von Ihnen eingegebene E-Mail Adresse ist nicht korrekt. Bitte korrgieren Sie Ihre Eingabe und klicken Sie auf "OK":

Bitte wählen Sie mindestens einen Newsletter aus und klicken Sie auf "OK"