Die 4 Phasen eines Gesprächs

12. Februar 2011
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Jedes wirkungsvolle Gespräch sollte in diesen 4 Phasen ablaufen.

Jedes wichtige Gespräch, das Sie und Ihre(n) Gesprächspartner weiterbringt, sollte in 4 Phasen ablaufen:

Phase 1: Emotionale Verbindung herstellen

Wie geht es Ihrem Gesprächspartner überhaupt? Wie ist er „drauf“? Versuchen Sie, seine Gefühlslage zu erspüren. Äußern Sie Verständnis für diese Gefühlslage – selbst wenn Ihnen das schwer fällt. Denn wenn Ihr Gegenüber merkt, dass Sie kein Verständnis für ihn aufbringen (wollen), dann wird keine Verbindung und damit auch keine Kommunikation stattfinden.

 

Phase 2: Fakten klären

Nun ist der Weg frei für die sachlichen Fragen. Hören Sie Ihrem Gegenüber mindestens 60 Sekunden zu, ohne zu unterbrechen. Damit vermeiden Sie einen der häufigsten Gesprächsfehler: Einer berichtet zuerst Fakten und will dann zu seiner Schlussfolgerung kommen, wird aber unterbrochen, weil sein Gesprächspartner schon auf die Fakten reagieren will, ohne die Vorschläge des anderen abzuwarten. Lassen Sie Ihren Gesprächspartner ausreden. Wer andere ständig unterbricht, vermittelt ihnen, dass er sie nicht ernst nimmt. Das heißt natürlich nicht, dass Sie einen Langschwätzer, der nach fünf Minuten immer noch bei seiner Einleitung ist, nicht unterbrechen dürfen.

Gerade wenn es um ein gemeinsames Projekt geht, schauen Sie, ob nicht noch mehr möglich ist. Versuchen Sie gemeinsam, über die angebotenen Vorschläge hinauszugehen – und nach dem Motto „Wir zwei sind mehr als die Summe unserer Teile.“ neue Wege oder Möglichkeiten zu finden.

Phase 3: Vereinbarungen treffen

Am Ende des Gesprächs müssen klare Handlungsanweisungen und Vereinbarungen stehen. Und zwar für beide Seite. Das bedeutet, dass Sie die nächsten Schritte und Termine dafür vereinbaren.

 

Phase 4: Positives Ende

Versuchen Sie, nach der sachlichen Lösung, den Bogen zurück ins Emotionale zu schlagen. Beenden Sie das Gespräch freundlich, mit einem Lächeln, mit positiven Signalen. Das wird sicher nicht immer möglich sein, aber versuchen sollten Sie es. Denn so können Sie die gefundene Sachlösung positiv emotional in sich und Ihrem Gegenüber verankern.

Zum Abschluss noch eins: Für Gespräche sollte das gleiche gelten wie für den Umgang mit Schriftstücken: Jedes Mal wenn Sie einen Brief, eine E-Mail, etc. in die Hand nehmen, sollte es Sie einen Arbeitsschritt weiter bringen. Deshalb sollte auch jedes wichtige Gespräch Sie und Ihre Mitarbeiter um einen Schritt voranbringen.

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