Die Aufgabenliste leer bekommen

16. Februar 2009
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So bereinigen Sie Ihre Aufgabenliste, bis nur noch die für Sie wichtigen und dringenden übrig bleiben.

Ist Ihre Aufgabenliste auch ständig voll? Kaum haben Sie eine Aufgabe erledigt, sind in der Zwischenzeit schon zwei oder drei neue hereingekommen. Wenn Sie das Gefühl haben, letztlich nie mit der Erledigung Ihrer Aufgaben hinterher zu kommen, bringt Sie nur ein radikaler Ansatz weiter.

Mit Hilfe der folgenden fünf Fragen räumen Sie Ihre Aufgabenliste auf und sorgen dafür, dass sie nur noch wirklich wichtige Aufgaben enthält:

1. Welche der Aufgaben können Sie problemlos verschieben oder ganz absagen? Gehen Sie für die Beantwortung dieser Frage davon aus, dass Sie für eine Woche krank sind. Bleibt die Aufgabe dann liegen (das heißt: Sie ist wichtig, aber nicht dringend)? Muss Kollege Müller sie übernehmen (das heißt: Sie ist dringend, aber möglicherweise nicht zwingend Ihre Baustelle)? Oder fällt sie ganz unter den Tisch (das heißt: Die können Sie auch gleich streichen.)?

2. Welche Telefonate, E-Mails oder Briefe können Sie verschieben?

3. Welche sonstigen Aufgaben, die für heute vorgesehen sind, können Sie streichen?

4. Welcher Mitarbeiter kann Ihnen wichtige Aufgaben abnehmen?

5. Welche Aufgaben können Sie so aufteilen, dass Sie heute nur den jeweils wichtigsten Teil erledigen?

Wenn Sie Ihre Aufgabenliste auf diese Weise einige Male „bereinigt“ haben, merken Sie schnell, welche Aufgaben Sie in Zukunft gar nicht mehr erst in Ihre To-Do-Liste nehmen müssen.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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