Die sechs besten Tipps zu Notizen

08. April 2013
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Die Notizfunktion in Outlook wird von den Entwicklern immer ein wenig stiefmütterlich behandelt. Dabei kann sie richtig nützlich sein und dazu beitragen, dass Ihre Geistesblitze nicht in Vergessenheit geraten. Auch als Gedankenstütze oder einfaches Brainstorming-Werkzeug lassen sich die Notizen nutzen.

Tipp 1: Wichtige Tastenkürzel

Im Notiz-Modul drücken Sie STRG+N, um eine neue Notiz anzulegen. Aus anderen Outlook-Modulen heraus verwenden Sie die Tastenkombination STRG+UMSCHALT+N.

Wenn Sie die Notiz speichern und schließen wollen, drücken Sie einfach ESC. Falls Sie sie nur speichern wollen, die Notiz aber noch weiter geöffnet bleiben soll, drücken Sie STRG+S.

Tipp 2: Ordner anlegen

Wenn Sie viele Notizen anlegen, wird es schnell unübersichtlich. Was die wenigsten wissen: Wie in anderen Outlook-Modulen kann man auch für die Notizen Ordner anlegen, um darin Notizen zu einem bestimmten Thema aufzubewahren:

  1. Klicken Sie in der Symbolleiste auf den Pfeil rechts neben dem Neu-Button und rufen Sie Neuer Ordner auf. In Outlook 2007 können Sie auch mit der rechten Maustaste in das Feld unter Meine Notizen in der Navigationsleiste klicken und den Befehl Neuer Ordner aufrufen.
  2. Geben Sie einen Namen ein.
  3. Achten Sie darauf, dass im Feld Ordner soll angelegt werden unter die Notizen ausgewählt sind, und klicken Sie auf OK.

Den Befehl Neuer Ordner können Sie außerdem über das Tastenkürzel STRG+UMSCHALT+E aufrufen.

Tipp 3: Notizen sortieren

Die Notizen werden in der Reihenfolge angeordnet, in der Sie sie zuletzt gespeichert haben: Die neusten Notizen stehen in der Listenansicht oben bzw. in der Symbolansicht am weitesten links. Die Reihenfolge der Notizen ändern Sie so:

  1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine leere Stelle im Feld rechts neben der Navigationsleiste und rufen Sie den Befehl Sortieren auf.
  2. Wählen Sie im Feld Sortieren nach das gewünschte Kriterium aus: den Betreff, den Zeitpunkt der Erstellung bzw. der letzten Änderung, die Farbe oder den zugeordneten Kontakt.
  3. In den Feldern Anschließend nach können Sie die Sortierung der Liste noch weiter verfeinern.
  4. Dann schließen Sie den Dialog.

Falls Sie die Notizen nach Kategorien sortieren lassen wollen, wählen Sie im Feld Aktuelle Ansicht in der Navigationsleiste bzw. im gleichnamigen Dropdown-Menü in der Symbolleiste die Ansicht Nach Kategorie.

Tipp 4: Notizen filtern

Falls nur bestimmte Notizen angezeigt werden sollen, nutzen Sie den Befehl Filtern:

  1. Klicken Sie mit der rechten Mausklick auf eine freie Stelle rechts neben der Navigationsleiste und rufen Sie Filtern auf.
  2. Geben Sie im Feld Suchen nach einen Suchbegriff ein und bestimmen Sie im Feld In, ob nur der Betreff oder der Inhalt der Notizen durchsucht werden soll.
  3. Falls Sie die Suche auf einen bestimmten Zeitraum begrenzen wollen, tun Sie das über das Feld Zeit.
  4. Starten Sie dann die Suche mit OK.

Tipp 5: Farben ändern für Notizen

Notizen erhalten normalerweise einen blassgelben Hintergrund (wie bei Post-It-Zetteln). In Outlook bis Version 2003 stehen noch vier weitere Farben zur Auswahl. Außerdem können Sie – das geht auch in Outlook 2007 – der Notiz eine Kategorie zuweisen. Dann wird der Hintergrund in der mit der Kategorie verknüpften Farbe angezeigt.

Eine Kategorie und die dazugehörige Farbe weisen Sie einer Notiz so zu: Wenn die Notiz bereits wieder geschlossen ist:

  1. Klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an und rufen den Befehl Kategorien (bis Outlook 2003) bzw. Kategorisieren (Outlook 2007) auf.
  2. Wählen Sie die gewünschte Kategorie aus und schließen Sie den Dialog.

Wenn die Notiz noch geöffnet ist:

  1. Klicken Sie auf das Icon in der linken oberen Ecke des Notizfensters, um das Systemmenü zur Notiz zu öffnen.
  2. Rufen Sie Kategorien bzw. Kategorisieren auf.
  3. Wählen Sie die Kategorie aus und schließen Sie den Dialog.

In Outlook bis 2003 stehen über das Systemmenü bzw. das Kontextmenü einer Notiz auch die Farben Blau, Grün, Rosa und Weiß zur Auswahl. 

Tipp 6: Kontakt zuweisen

Wenn Sie viele Notizen erstellen, die sich auf unterschiedliche Kontakte beziehen, können Sie die Kontakte mit den Notizen verknüpfen. Dann lassen sich die Notizen auch nach den Kontakten sortieren. Notizen verknüpfen Sie wie folgt mit Kontakten:

  1. Klicken Sie auf das Icon in der linken oberen Ecke des Notizfenster.
  2. Rufen Sie den Befehl Kontakte auf.
  3. Wählen Sie die gewünschten Kontakte aus und schließen Sie den Dialog.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

Jetzt gratis per E-Mail

DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Weitere Artikel zum Thema

Newsletter

Jetzt kostenlose Office-Hilfe anfordern!

  • die besten Tipps
  • völlig kostenlos
  • jederzeit abbestellbar
DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Experten

Rudolf Ring twittert für @Computerwissen

Die von Ihnen eingegebene E-Mail Adresse ist nicht korrekt. Bitte korrgieren Sie Ihre Eingabe und klicken Sie auf "OK":

Bitte wählen Sie mindestens einen Newsletter aus und klicken Sie auf "OK"