Drei kostenlose Tools, die auf jeden Office-PC gehören

09. September 2013
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Der Fenster-Manager sichert die Positionen Ihrer Outlook-Fenster und öffnet zum Beispiel Aufgabenfenster oder Nachrichten an der dafür definierten Position. Das AutoBackup-Programm speichert Sicherungskopien aller E-Mails auf einem externen Datenträger. Und das OPA-Backup-Programm sichert die Produktaktivierungsdaten von Microsoft Office, sodass Sie sich bei einer Neuinstallation die nervige Neuaktivierungsprozedur ersparen.

Mit dem kostenlosen SmartTools Fenster-Manager für Outlook speichern Sie die Positionen von Outlook-Fenstern als Vorgabe zum Beispiel für neue Nachrichten, Termine oder Kontakte. Sobald Sie ein entsprechendes Fenster öffnen, erscheint es an der vorher gespeicherten Position und in der gespeicherten Größe – und nicht an der Position, die Outlook dafür vorgibt. Auch die Position, an der sich zum Beispiel das Kalenderfenster oder der Aufgabenplaner nach dem Aufruf des Befehls In neuem Fenster öffnen befindet (rechter Mausklick auf den Modul-Button in der Navigationsleiste) merkt der Fenster-Manager sich auf Wunsch. Ja, es ist sogar möglich, die Position für einzelne Ordner innerhalb des Posteingangs zu fixieren.

Neue Fenster platziert Outlook in Zukunft dann immer an der über den Fenster-Manager gespeicherten Position, selbst wenn Sie ein Fenster in der Zwischenzeit einmal verschoben und danach Outlook beendet haben.

Nach der Installation des Fenster-Managers finden Sie in jedem Outlook-Fenster das Menü bzw. Register SmartTools und darin die Befehle Größe & Position für < Fenstername > merken sowie Vorgabe für < Fenstername > löschen, Outlook entscheidet. Mit dem ersten Befehl fixieren Sie die aktuelle Position und Größe der jeweiligen Fensterart, mit dem zweiten Befehl heben Sie die gespeicherte Position und Größe auf, sodass wieder die Standardeinstellung von Outlook für diese Fensterart greift.

Das Tool erhalten Sie unter www.add-in-world.com/katalog/ol-winmgr.

E-Mails automatisch auf Festplatte sichern

Ebenfalls von SmartTools/Add-in-World stammt das Programm SmartTools E-Mail AutoBackup.für Outlook. Das Tool legt Sicherungskopien aller eingehenden E-Mails an, und zwar zum Beispiel auf einer externen Festplatte, auf einem Server oder auch auf einem Cloud-Dienst wie Dropbox. Jede E-Mail wird in einer eigenen Datei im Format MSG gesichert. Auf diese Weise können Sie sie auch mit einem anderen E-Mail-Programm als Outlook, zum Beispiel mit „Microsoft Live Mail“ oder auch mit „Thunderbird“ oder dem E-Mail-Client eines Macintosh, öffnen.

Bei der Sicherung legt AutoBackup für jeden Absender einen eigenen Ordner an und verwendet als Dateinamen das Empfangsdatum und den Betreff im Format JJJJ-MM-TT SS-MM-SS, Betreff.MSG. Als Ordnernamen nimmt das Tool je nach Wunsch entweder den Absendernamen oder die Absenderadresse. Dateianhänge werden zusammen mit den E-Mails gespeichert.

Das Sicherungs-Tool erhalten Sie unter www.add-in-world.com/katalog/ol-mailautobackup.

Office-Aktivierungsdaten sichern

Mussten Sie schon einmal Ihr Windows und sämtliche Anwendungen neu installieren? Dann kennen Sie sicher die nervige Prozedur, die Microsoft verlangt, damit Sie Ihr Office erneut aktivieren dürfen. Diese Aktion sparen Sie sich, wenn Sie vor dem Neuinstallieren von Windows mit dem kostenlosen Programm OPA-Backup von Valentin Hauner die Aktivierungsdaten sichern und zusammen mit dem Tool auf einem Sicherungsdatenträger speichern. Dann spielen Sie nach dem Neuinstallieren von Windows und Office die Aktivierungsdaten mithilfe von OPA-Backup wieder ein, bevor Sie Office zum ersten Mal wieder ausführen.

Das Tool erhalten Sie unter www.opa-backup.de. Laden Sie die Zip-Datei herunter und entpacken Sie sie auf Ihre Festplatte. Klicken Sie dann die Datei Opabackup31.exe mit der rechten Maustaste an, rufen Sie Als Administrator ausführen auf und folgen Sie den weiteren Anweisungen des Assistenten.

Für das Tool ist das .NET Framework erforderlich. Falls Sie das noch nicht installiert haben, holen Sie sich die Datei über den Link auf der OPA-Backup-Website.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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