E-Mails auf zwei PCs auf dem gleichen Stand halten0

11. Juli 2012
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Sie brauchen nicht zwingend eine Synchronisations-Software, wenn Sie auf zwei oder mehr PCs Ihre E-Mails auf dem gleichen Stand halten wollen. Sie müssen nur bei den Kontoeinstellungen aufpassen und ein, zwei Regeln mit dem Regel-Assistenten einrichten.

Wie Sie wissen, können Sie mit mehreren PCs auf Ihr Postfach auf dem Mailserver, beispielsweise bei GMX oder Web.de, zugreifen und Ihre E-Mails abrufen. Dabei ist es sogar möglich, auf den Computern unterschiedliche E-Mail-Programme einzusetzen – neben Outlook im Büro zum Beispiel auch Windows Mail auf dem privaten PC oder sogar das E-Mail-Programm auf einem Mac.

Wichtig ist dabei, welches E-Mail-Protokoll Sie zum Ab- rufen Ihrer E-Mails verwenden: POP3 oder IMAP.

Bei kostenlosen E-Mail-Konten bei GMX, Web.de, Google etc. sind Sie auf das Protokoll POP3 festgelegt, bei kostenpflichtigen E-Mail-Dienstleistern haben Sie oft die Wahl zwischen POP3 und IMAP.

POP3 stammt noch aus der Zeit, als der Speicherplatz auf den Servern begrenzt und damit kostbar war. Deshalb sind E-Mail-Programme wie Outlook so voreingestellt, dass sie E-Mails, sobald Sie sie über POP3 abgerufen und auf dem PC gespeichert haben, vom Server löschen. Auf diese Weise können Sie jede E-Mail immer nur einmal abrufen.

Das lässt sich allerdings vermeiden, wenn Sie die Einstel- lungen für Ihre E-Mail-Konten ändern und Outlook auf jedem Ihrer PCs anweisen, die E-Mails nach dem Abruf nicht vom Mailserver zu löschen. Wie Sie dabei vorgehen, lesen Sie im nächsten Abschnitt.

Das Protokoll IMAP hat den Vorteil, dass die E-Mails hier in jedem Fall auf dem Mailserver bleiben ‒ unabhängig davon, wie oft Sie sie abrufen, und unabhängig von den Kontoeinstellungen in Ihrem Outlook. Erst wenn Sie die E-Mails mit Outlook explizit vom Mailserver löschen, sind sie dort nicht mehr vorhanden.

Löschen der E-Mails bei POP3 verhindern

Wenn Sie POP3 als Übermittlungsprotokoll verwenden (müssen), die E-Mails aber mit zwei oder mehr PCs abrufen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Rufen Sie in Outlook auf Ihrem PC (zum Beispiel im Büro) den Befehl EXTRAS >> E-MAIL-KONTEN bzw. EXTRAS >> KONTOEINSTELLUNGEN auf.
  2. In Outlook bis Version 2003 geben Sie an, dass Sie VORHANDENE E-MAIL-KONTEN ANZEIGEN ODER BEARBEITEN wollen, und klicken auf WEITER. In Outlook 2007 fahren Sie mit Schritt 3 fort.
  3. Wählen Sie Ihr E-Mail-Konto aus und klicken Sie auf ÄNDERN.
  4. Klicken Sie auf WEITERE EINSTELLUNGEN.
  5. Auf dem Register ERWEITERT schalten Sie die Option KOPIE ALLER NACHRICHTEN AUF DEM SERVER BELASSEN ein.
  6. Damit das Postfach auf dem Mailserver nicht überquillt, schalten Sie zusätzlich die Option VOM SERVER NACH ... TAGEN ENTFERNEN ein und geben einen passenden Zeitraum ein.
  7. Schließen Sie den Dialog und klicken Sie auf WEITER, um wieder in den Dialog aus Schritt 3 zu gelangen.
  8. Falls Sie in Outlook noch weitere E-Mail-Konten eingerichtet haben und diese ebenfalls mit einem anderen PC abfragen wollen, wiederholen Sie die Schritte 3 bis 7 für diese Konten.
  9. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf FERTIG STELLEN.
  10. Wiederholen Sie die Schritte 1 bis 9 auf dem zweiten PC (zum Beispiel zu Hause).

Kopien der verschickten E-Mails

Auf die beschriebene Weise stellen Sie sicher, dass Sie die empfangenen E-Mails auf beiden PCs erhalten. Wenn Sie zusätzlich auf beiden PCs Kopien aller E-Mails haben wollen, die Sie auf einem der beiden PCs verschickt haben, dann lassen Sie eine Kopie dieser E-Mail an Ihre eigene Adresse schicken. Das können Sie mithilfe einer Regel automatisieren:

  1. Öffnen Sie das E-Mail-Modul.
  2. Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> REGELN UND BENACHRICHTIGUNGEN (Outlook ab 2003) bzw. EXTRAS >> REGEL-ASSISTENT (frühere Outlook-Versionen) auf.
  3. Klicken Sie auf dem Register E-MAIL-REGELN auf NEUE REGEL (bzw. NEU in Outlook vor Version 2003), und wählen Sie Regel ohne Vorlage erstellen auf.
  4. Wählen Sie NACHRICHTEN NACH DEM SENDEN PRÜFEN aus, und klicken Sie auf WEITER.
  5. Schalten Sie im oberen Fenster die Option NUR AUF DIESEM COMPUTER EIN und klicken Sie auf WEITER.
  6. Schalten Sie nun im oberen Fenster DIESE AN EINE PERSON/VERTEILERLISTE KOPIEREN (Cc) ein.
  7. Klicken Sie im unteren Fenster auf das blau unterstrichene EINE PERSON/VERTEILERLISTE. Wählen Sie Ihre E- Mail-Adresse aus.
  8. Schalten Sie außerdem KEINE WEITEREN REGELN ANWENDEN ein. Klicken Sie auf FERTIG STELLEN.
  9. Schließen Sie den Dialog mit OK.

Outlook legt weiterhin automatisch Kopien aller gesendeten Mails im Ordner „Gesendete Objekte“ an. Falls Sie das für die Zukunft verhindern wollen, rufen Sie den Befehl EXTRAS >> OPTIONEN >> E-MAIL-OPTIONEN auf und schalten die Option NACHRICHTENKOPIEN IM ORDNER „GESENDETE OBJEKTE“ SPEICHERN ab.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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