E-Mails, Besprechungsanfragen, Termine und Aufgaben mit Vorlagen schneller erzeugen

29. Juli 2013
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Wenn Sie immer wieder E-Mails mit demselben Inhalt schreiben oder häufig Termine oder Einladungen mit der gleichen Struktur erstellen, dann definieren Sie dafür doch Vorlagen und sparen Sie so viel Tipparbeit.

Eine Vorlage für E-Mails oder Besprechungsanfragen kann neben Text bereits auch den Betreff und Empfängeradressen enthalten sowie Dateianhänge. Sobald Sie zum Schreiben einer neuen Nachricht/Anfrage die entsprechende Vorlage geöffnet haben, können Sie sowohl den Text als auch die anderen Elemente (etwa den Betreff) ändern oder ergänzen. Analog gilt das auch für Termin- und Aufgabenvorlagen. 

Platzhalter, die wie beim Serienbriefdruck automatisch durch individuelle Angaben (wie den Empfängernamen) ersetzt werden, lassen sich in Vorlagen nicht nutzen.

Vorlagen für E-Mails definieren

Eine Vorlage für E-Mails legen Sie so an:

  1. Schreiben und formatieren Sie die Nachricht. Falls das sinnvoll ist, geben Sie gleich einen Betreff ein, tragen die Empfänger ins An-Feld ein und hängen Dateien an.
  2. Sobald die Vorlage fertig ist, rufen Sie im Nachrichtenfenster den Befehl Datei → Speichern unter auf.
  3. Wählen Sie im Feld Dateityp die Option Outlook-Vorlage (*.oft) aus.
  4. Geben Sie einen aussagekräftigen Namen ein; die Erweiterung .oft müssen Sie nicht eintippen. Behalten Sie den vorgeschlagenen Speicherort bei. Wenn Sie die Vorlagen gemeinsam mit Kollegen nutzen möchten, wählen Sie zum Beispiel einen entsprechenden Ordner auf dem Server aus.
  5. Klicken Sie auf Speichern.

Neue E-Mail per Vorlage schreiben

Um später eine Nachricht zu verfassen, die auf einer Vorlage basiert, gehen Sie so vor:

  1. In Outlook bis Version 2007 rufen Sie den Befehl Datei → Neu auf und klicken auf Formular auswählen. In Outlook 2010 klicken Sie auf dem Register Start auf Neue Elemente → Weitere Elemente → Formular auswählen.
  2. Wählen Sie Suchen in: Vorlagen im Dateisystem aus, sodass Outlook Ihre Vorlagen anzeigt.
  3. Wählen Sie die gewünschte Vorlage aus und öffnen Sie sie.
  4. Ergänzen Sie die noch fehlenden Informationen, etwa den Empfänger oder einen Bestandteil des Betreffs, und senden Sie die Nachricht ab.

Vorlagen für Termine/Aufgaben

Wenn Sie in Termin- oder Aufgabeneinträgen umfangreichere Informationen speichern, die oft dem gleichen Schema folgen, empfiehlt es sich, dafür Vorlagen anzulegen und bei neuen Terminen/Aufgaben auf diese zurückzugreifen.

Das kann sinnvoll sein bei Terminen, für die Sie einige Aufgaben im Vorfeld erledigen müssen, die aber so klein sind, dass es sich nicht lohnt, dafür eigene Aufgaben in Outlook einzutragen. Geben Sie diese Schritte einfach im Notizfeld zur Terminvorlage ein. Sobald Sie dann einen „richtigen“ Termin angelegt und die einzelnen Aufgaben erledigt haben, streichen Sie sie im Termin-Dialog (oder löschen sie bzw. setzen einen Haken oder ein X davor). Sie können dafür übrigens auch gleich die passenden Kategorien auswählen.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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