Effizienter mailen mithilfe von Verteilerlisten

15. März 2012
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Wenn Sie öfter E-Mails an die gleiche Gruppe von Empfängern senden, richten Sie dazu am besten eine Verteilerliste ein. Dann müssen Sie in Zukunft nur noch die Verteilerliste in das Empfängerfeld einer E-Mail eintragen, um die E-Mail an alle Mitglieder der Liste zu schicken.

Eine Verteilerliste anlegen

So erzeugen Sie eine Verteilerliste:

  1. Öffnen Sie den Kontakte-Ordner. Rufen Sie den Befehl DATEI >> NEU >> VERTEILERLISTE auf oder drücken Sie STRG+SHIFT+L.
  2. Tragen Sie im Feld NAME eine Bezeichnung für die Liste ein, zum Beispiel KUNDEN, PROJEKT X etc.
  3. Klicken Sie auf MITGLIEDER AUSWÄHLEN, um Kontakte aus dem Outlook-Adressbuch in die Verteilerliste aufzunehmen. Oder klicken Sie auf NEU HINZUFÜGEN, um neue Adressen einzutippen (die nicht in den Kontakten stehen).
  4. Sobald Sie alle Adressen eingefügt haben, klicken Sie auf SPEICHERN UND SCHLIESSEN. Falls es bereits eine Verteilerliste mit dem in Schritt 2 eingetragenen Namen im Adressbuch gibt, legt Outlook eine zweite gleichnamige Liste an. Verteilerlisten erkennen Sie im Adressbuch an dem Icon mit den zwei Köpfen und an der Fettschrift.

Eine E-Mail an die Verteilerliste senden

Und so schicken Sie eine Mail an eine Verteilerliste:

  1. Erstellen Sie eine neue E-Mail und klicken Sie auf den Button AN. Falls die Verteilerliste nicht im Feld AN landen soll, klicken Sie auf CC bzw. BCC.
  2. Wählen Sie die Verteilerliste mit einem Doppelklick aus dem Kontakte-Ordner aus und schließen Sie den Dialog.
  3. Falls Sie die E-Mail noch an weitere Adressaten senden wollen, hängen Sie deren Adressen einfach (getrennt durch Strichpunkte oder Kommas) hinter den Namen der Verteilerliste an. Sobald Sie die E-Mail absenden, ersetzt Outlook den Namen der Verteilerliste durch die darin enthaltenen E-Mail- Adressen.

Adressen aus E-Mails übernehmen

Wenn Sie den Absender einer empfangenen E-Mail in eine Verteilerliste übernehmen wollen, gehen Sie wie folgt vor:

  1. Markieren Sie die E-Mail-Adresse und kopieren Sie sie mit STRG+C in die Zwischenablage.
  2. Öffnen Sie im Kontakte-Ordner von Outlook die Verteilerliste, in die Sie die Adresse einfügen wollen.
  3. Klicken Sie auf NEU HINZUFÜGEN.
  4. Geben Sie den Namen der Person im Feld ANGEZEIGTER NAME ein.
  5. Im Feld E-MAIL-ADRESSE fügen Sie mit STRG+V die vorher kopierte Adresse ein.
  6. Falls Sie den Namen und die E-Mail-Adresse gleich in Ihr Adressbuch übernehmen wollen, schalten Sie nun noch die Option ZU DEN KONTAKTEN HINZUFÜGEN ein.
  7. Schließen Sie den Dialog und speichern und schließen Sie die Verteilerliste. Geben Sie an, ob die Adresse nur in die Verteilerliste oder auch gleich als Kontakt ins Adressbuch eingefügt werden soll.

Verteilerliste bearbeiten

Immer wieder einmal ist es notwendig, eine Verteilerliste um weitere Mail-Adressen zu ergänzen oder bestehende Adressen zu löschen. Zum Bearbeiten einer Verteilerliste gehen Sie so vor.

  1. Öffnen Sie die Verteilerliste im Kontakte-Ordner durch einen Doppelklick.
  2. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen vor. Um Kontakte aus dem Adressbuch hinzuzufügen, klicken Sie auf MITGLIEDER AUSWÄHLEN. Um neue Adressen einzutragen, klicken Sie auf NEU HINZUFÜGEN. Nicht mehr benötigte Adressen löschen Sie über ENTFERNEN.
  3. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf SPEICHERN UND SCHLIESSEN.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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