Ein Thema pro E-Mail

31. Mai 2010
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Halten Sie sich an die Regel „Pro E-Mail nur ein Thema/nur ein Arbeitsauftrag“.

Fassen Sie sich beim Schreiben von E-Mails kurz. Für die allermeisten geschäftlichen E-Mails braucht man erfahrungsgemäß nicht länger als 3 Minuten.

Pro E-Mail sollten Sie nur ein Thema behandeln. Insbesondere wenn Sie vom Empfänger eine Reaktion erwarten (Antwort, Erledigung von delegierten Aufgaben, ...), empfiehlt es sich, pro Aufgabe (bzw. pro Block aus zusammengehörigen Teilaufgaben) eine eigene E-Mail schreiben.

Eine endlose Liste aus Aufgaben entmutigt viele Empfänger, so dass sie die Erledigung erst einmal aufschieben. Schließlich dauert das „Erledigen“ der E-Mail sicherlich mehr als die 3-5 Minuten aus der Direkt-Methode.

Wenn pro E-Mail ein Arbeitsauftrag kommt, wird der Empfänger sie schneller und früher bearbeiten. Und kann Ihnen als dem Auftraggeber auch sofort Vollzug melden. Das ist bei einer Liste aus 10 oder mehr Aufträgen schwieriger – da werden die allerwenigsten Mitarbeiter kurz mal den Zwischenstand melden („Aufgabe 3, 5 und 9 sind erledigt, Aufgabe 1,2 und 4 schaffe ich heute noch, ...“).

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