Feste „stille Stunde“ etablieren

05. November 2011
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Reservieren Sie sich am besten täglich eine „stille Stunde“, an der Sie sich nicht stören lassen und so konzentriert an wichtigen Aufgaben arbeiten können.

Wenn Sie während der Arbeit ständig unterbrochen werden, leidet Ihre Produktivität spürbar. Das gilt vor allem für Tätigkeiten, die Konzentration erfordern wie die Vorbereitung einer Präsentation, das Verfassen eines Konzepts, das Überprüfen einer Excel-Tabelle, etc.

Sicher kennen Sie das: Wenn Sie schon vor den Kollegen im Büro sind oder am Abend noch arbeiten, dann stört niemand. Dann können Sie ohne lästige Unterbrechungen arbeiten, und es flutscht. Schließlich klingelt während dieser „stillen Stunden“ kein Telefon, es steht auch nicht ständig ein Kollege in der Tür, und E-Mails tröpfeln auch nur noch vereinzelt herein.

Nun ist nicht jeder ein Frühaufsteher, und das Spät-nach-Hause-kommen ist nicht unbedingt bekömmlich für die Beziehung und die Familie. Um sich trotzdem stille Stunden oder Auszeiten zu schaffen, empfiehlt es sich, in Ihrem Terminkalender feste Zeiten zu blocken, zu denen Sie nicht für andere erreichbar sind und konzentriert an den wichtigen Aufgaben arbeiten können. Dafür bieten sich zum Beispiel die ersten 60, 90 oder gar 120 Minuten am Morgen im Büro an.

Informieren Sie Ihre Kollegen, Auftraggebern, etc., dass Sie zu dieser Zeit für niemand zu erreichen sind. Und dass Sie weder E-Mails noch Telefonanrufe beantworten. Erklären Sie, dass Sie sich in dieser Zeit mit aller Kraft zum Beispiel dem Projekt X widmen und so – auch zum Wohl Ihrer Kunden, Auftraggeber, etc. – wichtige Arbeit erledigen.

Bieten Sie im Gegenzug an, dass Sie direkt im Anschluss oder zu festen Zeiten für Fragen, Anliegen oder auch zum Austausch zur Verfügung stehen. Und nehmen Sie sich dann auch nach Ihrer „Auszeit“ die Zeit, um alle Anfragen, die während der Auszeit angefallen sind, abzuarbeiten.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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