Gemeinsame Terminplanung

28. Juni 2012

Der Google-Kalender lässt sich auch dazu nutzen, Termine mit anderen Personen zu planen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Wenn Sie anderen Nutzern Zugriff auf Ihren Google-Kalender geben, können diese mit ihrem Google Calendar Sync ihr Outlook ebenfalls mit dem Online-Kalender abgleichen. Allerdings wird dabei immer der gesamte Hauptkalender aus jedem Outlook übertragen: Einzelne Termine von der Synchronisierung auszuschließen, ist nicht möglich. So sehen alle Mitbenutzer des Google-Kalenders, welche Termine Sie haben. Außerdem wird der Google-Kalender schnell unübersichtlich, wenn er die Termine aus zwei oder mehr Kalendern enthält. Da gibt es dann schnell zwei oder drei Termine, die sich überschneiden – und der Google-Kalender zeigt nicht an, zu welchem Benutzer die Einträge gehören. Und wenn Sie dann noch den Fehler machen und die 2-Way-Synchronisierung einschalten, haben Sie mit dem Synchronisieren auch die Termine von Kollege Müller, Maier und Schuster in Ihrem Outlook.
  • Praktikabler ist diese Variante: Jedes Mitglied Ihrer Arbeitsgruppe richtet einen eigenen Google-Kalender ein und synchronisiert den über Google Calendar Sync mit seinem Outlook. Dann geben alle Teilnehmer untereinander die Google-Kalender frei, sodass jeder aus der Arbeitsgruppe in seinem Google-Kalender sehen kann, wann die anderen Termine haben und wann nicht. Mehr als die Information „nicht verfügbar“ muss dabei nicht angezeigt werden, wenn Sie nicht wollen. Dann können Sie in Ihren Google-Kalender oder in Outlook einen gemeinsamen Termin eintragen. Google Calendar Sync synchronisiert lediglich Ihre eigenen Termineinträge; die Termine aus den freigegebenen Kalendern werden nicht in Ihr Outlook übertragen.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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