Gemeinsamer Zugriff auf Google-Kalender

14. Dezember 2009
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

So setzen Sie einen zentralen Google-Kalender und das Programm Google Calendar Sync ein, um gemeinsam mit anderen Termine zu planen.

Das kostenlose Programm Google Calendar Sync ist zunächst einmal dazu gedacht, Outlook und einen Google-Kalender zu synchronisieren. Sie können diese Kombination aber auch dazu nutzen, Termine mit anderen Personen zu planen. Dazu haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Wenn Sie anderen Nutzern Zugriff auf Ihren Google-Kalender geben, können diese mit ihrem Google Calendar Sync ihr Outlook ebenfalls mit dem Online-Kalender abgleichen. Allerdings wird dabei immer der gesamte Hauptkalender aus jedem Outlook übertragen: Einzelne Termine von der Synchronisierung auszuschließen, ist nicht möglich. So sehen alle Mitbenutzer des Google-Kalenders, welche Termine Sie haben. Außerdem wird der Google-Kalender schnell unübersichtlich, wenn er die Termine aus zwei oder mehr Kalendern enthält. Da gibt es dann schnell zwei oder drei Termine, die sich überschneiden – und der Google-Kalender zeigt nicht an, zu welchem Benutzer die Einträge gehören. Und wenn Sie dann noch den Fehler machen, und die 2-Way-Synchronisierung einschalten, haben Sie dem Synchronisieren auch die Termine von Kollege Müller, Maier und Schuster in Ihrem Outlook.

  • Praktikabler ist diese Variante: Jedes Mitglied Ihrer Arbeitsgruppe richtet einen eigenen Google-Kalender ein und synchronisiert den über Google Calendar Sync mit seinem Outlook. Dann geben alle Teilnehmer untereinander die Google-Kalender frei, so dass jeder aus der Arbeitsgruppe in seinem Google-Kalender sehen kann, wann die anderen Termine haben und wann nicht. Mehr als die Information „nicht verfügbar“ muss dabei nicht angezeigt werden, wenn Sie nicht wollen. Dann können Sie in Ihren Google-Kalender oder in Outlook einen gemeinsamen Termin eintragen.
    Google Calendar Sync synchronisiert lediglich Ihre eigenen Termineinträge; die Termine aus den freigegebenen Kalendern werden nicht in Ihr Outlook übertragen.

Zu Google Calendar Sync:

Die Software hält die Einträge in einem Google-Kalender mit einem oder mehreren Outlook-Installationen immer auf dem neusten Stand. Andere Daten aus Outlook, also die Aufgaben, Adressen und E-Mails, werden nicht berücksichtigt. Das englischsprachige Tool arbeitet allerdings nur mit Outlook 2003 und 2007 zusammen und erfordert Windows XP oder Vista (Windows 7 wurde bei Redaktionsschluss noch nicht unterstützt).

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