Gruppen übersichtlich verwalten

25. September 2008
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

In der Ordner-Ansicht können Sie die Gruppen übersichtlich anzeigen und in Ordner einsortieren.

Gruppen mit Ordnern verwalten

In der Ordner-Ansicht können Sie die Gruppen übersichtlich anzeigen und in Ordner einsortieren.

Im Adressbuch von Outlook Express werden Gruppen und normale Kontaktadressen bunt durcheinander gewürfelt. Wenn Sie Ihre Gruppen getrennt von den übrigen Adressen sehen und vielleicht sogar in Ordnern verwalten wollen, ist es zunächst einmal erforderlich, die Ordner-Ansicht im Adressbuch zu aktivieren:

 

Öffnen Sie dazu das Menü „Ansicht“, und schalten Sie „Ordner und Gruppen“ ein. Ihre Gruppen sind dann nicht nur im rechten Fenster zu sehen, sondern auch im linken Ordnerfenster unter „Kontakte von Hauptidentität“ (möglicherweise müssen Sie erst auf das Plus-Symbol vor „Kontakte von Hauptidentität“ klicken, damit die Gruppennamen sichtbar sind).

Falls Sie sehr viele Gruppen definiert haben und diese über Ordner zusammenfassen wollen, gehen Sie so vor (am besten lesen Sie aber vorher den Hinweis am Ende dieses Tipps):

1. Rufen Sie den Befehl „Datei, Neuer Ordner“ auf.

2. Geben Sie dem Ordner einen Namen, und klicken Sie auf „OK“.

3. Wenn Sie nun eine Gruppe in einen der Ordner ziehen wollen, müssen Sie erst im linken Fenster auf „Kontakte von Hauptidentität“ klicken, damit im rechten Fenster wieder alle Adressen und Gruppen angezeigt werden. Ziehen Sie nun die Gruppen aus dem rechten Fenster auf ein Ordnersymbol im linken Fenster. Es funktioniert nicht, wenn Sie im linken Fenster eine Gruppe auf ein Ordnersymbol ziehen.

Falls Sie eine Gruppe wieder aus einem der Ordner herausbefördern wollen, öffnen Sie den Ordner und ziehen den Gruppennamen (der jetzt im rechten Fenster angezeigt wird) ins linke Fenster auf „Kontakte von Hauptidentität“.

Wichtiger Hinweis

Die Gruppennamen verschwinden aus dem rechten Fenster des Adressbuchs, sobald Sie sie in einen Ordner ziehen. Sie sind nur noch über die Ordner im linken Fenster zugänglich. Wenn Sie die Ordneransicht im Adressbuch wieder abschalten, können Sie im Adressbuch auf die Gruppen nicht mehr zugreifen.

Sobald Sie Ihre Gruppen in einen Ordner verschoben haben, sind sie auch im Dialog „Empfänger auswählen“ erst einmal nicht mehr zu sehen, wenn Sie eine neue Mail anlegen und auf „An“ klicken, um den Gruppennamen auszuwählen. Sie müssen dann erst im Listenfeld oberhalb der Namen anstelle von „Kontakte von Hauptidentität“ den Namen des jeweiligen Ordners auswählen, damit die Gruppennamen zur Verfügung stehen.

Klicken Sie hier auf den Pfeil neben dem Listenfeld „Kontakte von Hauptidentität“, um den gewünschten Ordner auszuwählen.

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