Häufig verwendete Arbeitsschritte mit QuickSteps automatisieren

22. März 2012
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Vermissen Sie in Outlook auch den praktischen Makrorekorder aus Word und Excel? Nun, den gibt es auch in Outlook 2010 nicht. Eine Alternative hierfür jedoch schon. Microsoft hat mit den „QuickSteps“ eine Möglichkeit eingeführt, häufig benötigte Arbeitsschritte zusammenzufassen und per Mausklick oder Tastenkürzel jederzeit wieder abzurufen.

Vordefinierte QuickSteps nutzen

Outlook 2010 bringt eine Reihe fertiger bzw. fast fertiger QuickSteps mit. Damit können Sie E-Mails in vorher definierte Ordner verschieben, E-Mails an Ihr gesamtes Team senden oder auch nach dem Beantworten automatisch löschen lassen.

Die bereits vorhandenen QuickSteps finden Sie in dem Feld QUICKSTEPS auf dem Register START des Menübands. Zum Ausführen eines dieser QuickSteps haben Sie mehrere Möglichkeiten

  • Sie blättern mit den Rollpfeilen durch die Liste und klicken den gewünschten QuickStep an, um ihn sofort auszuführen.
  • Sie öffnen die Liste mit den QuickSteps über den Button WEITERE, also über den Doppelpfeil unterhalb der Rollpfeile. Dann starten Sie den gewünschten QuickStep mit einem Mausklick.
  • Sie drücken das für den QuickStep festgelegte Tastenkürzel.

Vorhandene QuickSteps anpassen

Die mit Outlook 2010 gelieferten QuickSteps müssen Sie erst anpassen, damit Sie sie sinnvoll nutzen können (einzige Ausnahme: der QuickStep ANTWORTEN UND LÖSCHEN). So müssen Sie für die QuickSteps AN VORGESETZTE(N) und TEAM-E-MAIL die jeweiligen E-Mail-Adressen eintragen. Für VERSCHIEBEN IN: ? und ERLEDIGT müssen Sie angeben, in welchen Ordner die E-Mails verschoben werden sollen. Dazu gehen Sie so vor:

  1. Klicken Sie auf das Icon QUICKSTEPS VERWALTEN. Das ist das Mini-Icon an der rechten unteren Ecke der QuickSteps-Gruppe. Alternativ können Sie auf den Button WEITERE und dann auf QUICKSTEPS VERWALTEN klicken.
  2. Wählen Sie den QuickStep ERLEDIGT aus und klicken Sie auf BEARBEITEN.
  3. Der QuickStep markiert eine E-Mail als „gelesen“ und als „erledigt“ und verschiebt sie in einen Ordner. Sie können hier im Feld IN ORDNER VERSCHIEBEN bestimmen, ob die E-Mail in einen bestimmten Ordner verschoben werden soll oder aber - was wohl sinnvoller ist - die Option IMMER NACH ORDNER FRAGEN auswählen. Dann erscheint nach dem Aufruf des QuickSteps eine entsprechende Abfrage. Falls erledigte E-Mails nicht in Ordner einsortiert, sondern gleich gelöscht werden sollen, wählen Sie (im darüber liegenden Feld) stattdessen NACHRICHT LÖSCHEN anstelle von IN ORDNER VERSCHIEBEN aus.
  4. Falls zusätzlich noch eine weitere Aktion ausgeführt werden soll, klicken Sie auf den Button AKTION HINZUFÜGEN und wählen die gewünschte Aktion aus.
  5. Für einen QuickStep wie diesen, den Sie wahrscheinlich sehr häufig nutzen werden, empfiehlt es sich, ein Tastenkürzel zu definieren. Dazu klicken Sie in das Feld TASTENKOMBINATION und entscheiden sich für eine der verfügbaren Kombinationen. Völlig frei in der Wahl sind Sie dabei nicht: Es stehen nur STRG+SHIFT+1 bis STRG+SHIFT+9 zur Verfügung.
  6. Sobald Sie fertig sind, klicken Sie auf SPEICHERN und schließen den Dialog QUICKSTEPS VERWALTEN.

E-Mails lassen sich von unterwegs nicht versenden

Vielleicht hatten Sie ja auch schon einmal ein ähnliches Problem. Ich war gerade mit dem Notebook im Ausland. Der Empfang von E-Mails über meinen Provider klappte. Ich konnte aber mit den Kontoeinstellungen, die im Büro funktionieren, keine E-Mails versenden. Wahrscheinlich hatte der Internet-Provider, über den ich gerade im Ausland ins Internet ging, den für SMTP-Verbindungen voreingestellten Port 25 gesperrt. Das ist eine von vielen Maßnahmen gegen die Spam-Flut. Damit Sie dann E-Mails versenden können, müssen Sie in Ihrem Outlook den alternativen SMTP-Port 587 einstellen:

  1. Rufen Sie den Befehl EXTRAS >> KONTOEINSTELLUNGEN (bzw. KONTENEINSTELLUNGEN) auf.
  2. Wählen Sie Ihr E-Mail-Konto aus und klicken Sie auf ÄNDERN.
  3. Klicken Sie auf WEITERE EINSTELLUNGEN.
  4. Öffnen Sie das Register ERWEITERT.
  5. Tragen Sie im FELD POSTAUSGANGSSERVER (SMTP) anstelle des voreingestellten Port 25 den Port 587 ein und schließen Sie den Dialog.
  6. Klicken Sie dann auf KONTOEINSTELLUNGEN TESTEN.
  7. Falls es jetzt klappt, schließen Sie die Dialoge. Andernfalls überprüfen Sie die Fehlermeldung auf dem Register FEHLER.

Wenn Sie im Ausland mit den gewohnten Kontoeinstellungen keine E-Mails versenden können, versuchen Sie es mit dem alternativen SMTP-Port 587.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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