Kalender drucken leicht gemacht

17. April 2016
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Der kostenlose Kalenderdruck-Assistent von Microsoft hilft, mit Outlook ansprechende Ausdrucke des Kalenders und des Aufgabenplaners zu machen, die sich weit flexibler gestalten lassen als mit den Bordmitteln von Outlook. Wo Sie das Tool erhalten und wie Sie es einsetzen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Kalenderdruck-Assistenten installieren 

Das Tool erhalten Sie auf der Microsoft-Website: www.microsoft.com/de-de/download/details.aspx?id=16645 

Laden Sie die Setup-Datei herunter, lassen Sie die Webseite aber noch geöffnet, denn am Ende der Seite finden Sie einen Link, über den Sie das Service Pack 3 (SP3) für den Assistenten bekommen. Holen Sie sich das ebenfalls (auch wenn hier nur der Assistent zu Outlook 2007 angegeben ist). Das Service Pack 3 enthält auch die beiden vorhergehenden SPs, sodass SP3 reicht. So installieren Sie den Assistenten und das SP3:

  1. Beenden Sie Outlook.
  2. Starten Sie die eben heruntergeladene Datei Calendar-PrintAssistant.exe und folgen Sie der Anleitung des Setup-Programms.
  3. Anschließend installieren Sie das Service Pack auf die gleiche Weise wie das Druck-Tool.

Assistent starten

Damit der Kalenderdruck-Assistent auf die Kalenderdaten in Outlook zugreifen kann, muss Outlook ebenfalls laufen. Deshalb startet der Assistent Outlook, falls das Programm noch nicht geöffnet ist.

Den Assistenten rufen Sie über das Startmenü von Windows auf, Sie finden das Tool im Ordner Microsoft Office\ Microsoft Office Tools.

Assistent anpassen

Wenn Sie wollen, dass in den Ausdrucken die Nummern der Kalenderwochen angezeigt werden, passen Sie das Tool wie folgt an:

  1. Rufen Sie im Assistenten den Befehl Datei ⇒ Anwendungseinstellungen auf.
  2. Damit das Tool die Kalenderwochen korrekt berechnet, wählen Sie im Feld Erste Jahreswoche die in Deutschland übliche Einstellung Erste 4-Tage-Woche aus.
  3. Setzen Sie außerdem Erster Wochentag auf Montag.
  4. Schalten Sie die Option Kalenderwochen im Datumsnavigator und in Kalenderansichten anzeigen ein.
  5. Die übrigen Einstellungen können Sie beibehalten. Schließen Sie den Dialog.

Vorlage auswählen

Am rechten Fensterrand sehen Sie im Aufgabenbereich eine Liste mit Vorlagen – unterteilt nach Tages-, Wochen-, Monats- und Jahresvorlagen.

Falls diese Liste fehlt, schalten Sie sie über den Befehl Ansicht ⇒ Aufgabenbereich ein.

Die Vorlagen sind entweder im Format DIN A4 oder DIN A3. Mehrseitige Vorlagen erkennen Sie an dem Icon mit den zwei Seiten. Außerdem zeigen Icons an, ob die Vorlagen nur Kalenderdaten oder auch Aufgaben enthalten.

Wählen Sie die gewünschte Vorlagenrubrik aus und suchen Sie die passende Vorlage aus.

Über den Befehl Format ⇒ Kalenderformatvorlagen können Sie die gewählte Vorlage noch modifizieren. Es stehen eine abgerundete sowie weitere Varianten zur Verfügung. Die Vorlagenliste blenden Sie mit Format ⇒ Vorlagenanzeigen wieder ein.

Zeitraum wählen

In der Fenstermitte erscheint die Vorlage mit dem aktuellen Zeitraum. Der Assistent fügt die Termine aus dem Kalender ein. Falls Sie einen anderen Zeitraum drucken wollen, wählen Sie diesen im Datumsnavigator unter Kalenderleiste aus.

Aufgaben ergänzen

Nicht alle Vorlagen verfügen über einen Block, in dem die fälligen Aufgaben erscheinen. Wenn Sie diese trotzdem drucken wollen, setzen Sie rechts in der Liste – Kalender und Aufgaben – ein Häkchen vor Aufgaben (siehe Bild). In Outlook 2007 steht hier zusätzlich noch die Option Vorgangsliste zur Auswahl.

Anzeige der Aufgaben anpassen

Über das Menü Ansicht bestimmen Sie,

  • ob die Aufgaben nach dem Start- oder dem Fälligkeitsdatum sortiert werden.
  • ob auch erledigte Aufgaben angezeigt werden.
  • ob Aufgaben ohne Datum im Ausdruck erscheinen.

Schrift und Farbschema anpassen

Wenn Sie die Daten in anderer Schrift drucken oder ein anderes Farbschema verwenden wollen, klicken Sie in der Symbolleiste auf den Button Schriftart bzw. Farben und suchen die passende Schrift bzw. Farbkombination aus.

Wenn Sie die Schrift oder das Farbschema auch in anderen Vorlagen verwenden wollen, klicken Sie die Auswahl an. Dann erscheint rechts daneben ein Button V.

Klicken Sie auf diesen, um ein Menü zu öffnen, über das Sie die Auswahl für alle Ansichten übernehmen oder zum neuen Standard für den Assistenten machen.

Seitenformat wählen

Über den Befehl Datei ⇒ Seite einrichten erhalten Sie eine Liste mit möglichen Papierformaten, falls Sie nicht auf A4 oder A3 drucken wollen. Wählen Sie das passende Format aus oder geben Sie eine Benutzerdefinierte Größe ein. Bestimmen Sie außerdem, ob im Hoch- oder Querformat gedruckt werden soll. Die Seitenränder lassen sich nicht ändern.

Bilder einfügen

Bei einigen Vorlagen für Monats- bzw. Jahreskalender sind Felder vorgesehen, in die Sie Bilder – etwa das Firmenlogo – einfügen können. Klicken Sie den Platzhalter für ein Bild doppelt an oder wählen Sie ihn aus und rufen Sie Einfügen ⇒ Grafik auf. Suchen Sie das gewünschte Bild aus.

Klicken Sie anschließend unter dem Bild in das Feld (Geben Sie hier eine Beschriftung ein) und löschen Sie den Platzhaltertext oder geben Sie eine Bildunterschrift ein.

Drucken

Sobald Sie fertig sind, geht es ans Drucken:

  1. Rufen Sie den Befehl Datei ⇒ Drucken auf.
  2. Falls Sie nicht alle Seiten drucken wollen, aktivieren Sie Datumsbereich drucken und wählen den Bereich aus.
  3. Falls der Ausdruck nicht auf dem Standarddrucker erfolgen soll, klicken Sie unten auf Druckereinstellungen. Im Dialog, der nun geöffnet wird, wählen Sie das gewünschte Gerät aus und klicken auf Drucken. Damit wird gleich der Druck gestartet, ohne dass erst in den übergeordneten Dialog zurückgekehrt wird. Falls der Druck über den vorgegebenen Drucker laufen soll, klicken Sie auf Drucken.

Speichern

Wenn Sie den Kalender später vielleicht noch einmal drucken wollen, speichern Sie ihn über das Datei-Menü.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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