Keine Brief-Mails oder Roman-Mails mehr

16. Juli 2011
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Fassen Sie sich bei E-Mails möglichst kurz und übermitteln Sie die „message“ so knapp und so verständlich wie möglich.

Die so genannten „Brief-Mails“ oder „Roman-Mails“ sind meist weitaus höflicher formuliert als die Boss-Mails. Allerdings muss man meist mehrere Bildschirmseiten durchlesen, um letztlich verstehen zu können, was der Absender meint. Auch hier ist die Botschaft in aller Regel nicht wirklich klar.

Falls auch Sie zu den Romanschreibern gehören: Solche langen E-Mails gehören eher in den privaten Bereich. Im geschäftlichen Umfeld haben sie nichts verloren.

Wer will seine Zeit schon damit verbringen, Erklärungen oder Anweisungen in epischer Länge oder gar langatmige Entschuldigungen zu lesen?

Bevor Sie anfangen, eine geschäftliche E-Mail zu schreiben, stellen Sie sich die folgenden Fragen:

  1. Was will ich damit erreichen?

  2. Was soll der Empfänger tun bzw. wissen?

  3. Warum soll er xyz tun?

  4. Was braucht er dazu, um xyz tun zu können (welche Informationen, welche Ressourcen, welche Berechtigungen, ...)?

  5. Bis wann soll xyz erledigt sein?

Punkt 1 ist meist nur für Sie von Bedeutung, das gilt oft auch für Punkt 3-

Beginnen Sie die E-Mail mit Punkt 2 und liefern Sie dem Empfänger alle dazu notwendigen Informationen bzw. sagen Sie ihm, wo er die Informationen bekommt.

Und versuchen Sie, den Auftrag (oder was auch immer es ist) so klar wie möglich zu formulieren. So dass keine Rückfragen notwendig sind.

Auch wenn es hart klingt: Alles andere – Höflichkeitsfragen nach dem Befinden als Einleitung oder auch Privates – hat in einer geschäftlichen E-Mail nichts verloren. Wenn Sie sich wirklich für private Dinge interessieren, schreiben Sie dafür eine eigene E-Mail (am besten von Ihrem privaten Account aus), rufen Sie an oder treffen Sie sich mit der Person.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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