Komfortabel rechnen mit Outlook und Excel

31. Mai 2012

Sie rechnen Aufträge oder Projekte nach der geleisteten Arbeitszeit ab? Oder Sie wollen einfach wissen, wie viel Zeit Sie für ein bestimmtes Projekt oder einen Kunden aufgewendet haben? Dann übernehmen Sie doch die Daten aus Ihrem Outlook-Journal oder dem Kalender nach Excel, um dort die Berechnungen durchzuführen.

Ob Sie die Daten für die Abrechnung aus dem Kalender oder dem Journal holen, hängt von Ihrer Arbeitsweise ab: Wenn Sie die Zeit, die Sie für einen bestimmten Kunden arbeiten, in Ihrem Kalender durch entsprechende Termineinträge blocken, übernehmen Sie diese Daten aus dem Kalender nach Excel. Wenn Sie stattdessen minutengenau mitprotokollieren lassen wollen, wann und wie lange Sie jeweils für den Kunden tätig waren, ist das Journal besser geeignet. Allerdings müssen Sie dann am Anfang und Ende der Arbeitssitzung jeweils den journaleigenen Timer ein- bzw. ausschalten.

Den Zeitaufwand im Journal anzeigen lassen

Das Journal in Outlook können Sie gut dazu nutzen mitzuprotokollieren, wie lange Sie an einem Projekt bzw. für einen Kunden gearbeitet haben. In der Standardeinstellung zeigt das Journal die für einen bestimmten Kunden aufgezeichneten Aktivitäten im Kontakte-Dialog zwar an, aber nicht die jeweilige Dauer. Das ändern Sie wie folgt:

  1. Öffnen Sie im Kontakte-Ordner den Kontakt, für den Sie Aufgaben mitprotokollieren lassen.
  2. Bis einschließlich Outlook 2003 öffnen Sie das Register AKTIVITÄTEN. In Outlook 2007 dagegen rufen Sie KONTAKT >> ANZEIGEN >> AKTIVITÄTEN auf.
  3. Wenn hier keine Spalte DAUER zu sehen ist, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf BETREFF oder IN ORDNER und rufen den Befehl AKTUELLE ANSICHT ANPASSEN auf.
  4. Klicken Sie auf FELDER.
  5. Unter VERFÜGBARE FELDER AUSWÄHLEN AUS entscheiden Sie sich für ALLE JOURNALFELDER. Dann klicken Sie unter VERFÜGBARE FELDER auf DAUER und auf HINZUFÜGEN.
  6. Schließen Sie die Dialoge.
  7. Speichern und schließen Sie den Journaleintrag.
  8. Damit Sie die Protokollierung nicht für jede Aufgabe von Hand starten müssen, können Sie Outlook auch anweisen bestimmte Tätigkeiten, die Sie für einen bestimmten Kontakt durchführen, aufzuzeichnen. Dazu rufen Sie den Befehl EXTRAS >> OPTIONEN auf und klicken auf JOURNALOPTIONEN. Wählen Sie den Kontakt und die Elemente sowie Anwendungsprogramme aus. Schließen Sie die Dialoge.

Zeitaufwand für Aufgaben bzw. Projekte aufzeichnen

Sie können das Journal aber auch dazu einsetzen, um die für eine bestimmte Aufgabe notwendige Zeit mitzuprotokollieren. Dazu gehen Sie so vor:

  1. Legen Sie im Aufgaben-Ordner eine neue Aufgabe an, deren Zeitaufwand Sie ermitteln wollen. Tragen Sie alle notwendigen Informationen ein; ein Betreff ist zwingend erforderlich. Speichern und schließen Sie dann die Aufgabe.
  2. Lassen Sie den Aufgaben-Ordner als einfache Liste oder als Liste mit Details anzeigen.
  3. Ziehen Sie die neue Aufgabe mit der Maus in die Outlook-Leiste und dort auf die Schaltfläche JOURNAL (bzw. in der Ordnerliste auf den Ordner JOURNAL).
  4. Outlook legt nun einen neuen Journaleintrag mit dem gleichen Betreff wie die Aufgabe an und richtet eine Verknüpfung zur Aufgabe ein. Wählen Sie das aktuelle Datum und die aktuelle Uhrzeit aus (Outlook gibt normalerweise das Fälligkeitsdatum vor).
  5. Klicken Sie auf ZEITMESSUNG BEGINNEN bzw. ZEITMESSUNG STARTEN (Outlook 2007).
  6. Erledigen Sie nun Ihre Aufgabe. Lassen Sie dabei unbedingt den Journaleintrag geöffnet, sonst kann Outlook nicht mitprotokollieren. Es reicht, wenn der Eintrag im Hintergrund geöffnet bleibt.
  7. Falls Sie eine Pause einlegen und die Uhr nicht weiterlaufen soll, holen Sie das Journal-Fenster in den Vordergrund und klicken auf ZEITMESSUNG ANHALTEN. Falls Sie die Aufgabe am Abend noch nicht abgeschlossen haben und am nächsten Tag fortsetzen wollen, halten Sie die Zeitmessung an und speichern und schließen die Aufgabe. Am nächsten Tag öffnen Sie den Journaleintrag wieder und fahren mit der Zeitmessung fort.
  8. Sobald Sie die Arbeit an der Aufgabe komplett abgeschlossen haben, klicken Sie im Journaleintrag auf ZEITMESSUNG ANHALTEN. Im Feld DAUER sehen Sie, wie viel Zeit Sie mit der Aufgabe insgesamt verbracht haben.
  9. Speichern und schließen Sie den Journaleintrag.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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