Liegengebliebenes abarbeiten

09. April 2011
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Mit diesem System arbeiten Sie lange schon liegengebliebene Aufgaben ab und sorgen dafür, dass in Zukunft nichts mehr liegenbleibt.

Mark Forster, der Zeitmanagement-Spezialist und Autor des Buches „Do It Tomorrow“, beschreibt in seinem Buch einen Ansatz, wie man in 3 Schritten lange liegengebliebene Aufgaben (im Englischen „backlog“) abarbeitet:

1. Isolate the backlog – das Liegengebliebene aus den Augen räumen

Räumen Sie die liegengebliebenen Aufgaben weg, so dass Sie sie nicht mehr sehen. Wenn Sie mit Ihrem E-Mails im Rückstand sind, richten Sie einen Ordner „Liegengebliebenes“ in Ihrem Posteingang ein und verschieben Sie alle noch nicht abgearbeiteten E-Mails in diesen Ordner. Jetzt haben Sie wieder einen leeren Posteingang!

Wenn sich Papierstapel auf Ihrem Schreibtisch türmen, besorgen Sie sich eine Kiste und packen Sie alles, was nicht auf den Schreibtisch gehört, in diese Kiste. Wenn Sie für die Papierstapel auf dem Schreibtisch ein System haben, kann es sinnvoll sein, mehrere Kisten zu nehmen, um die Stapel mit den zusammengehörigen Papieren voneinander zu trennen.

2. Get the system for new stuff right – ein passendes System für künftige Aufgaben entwickeln

Bevor Sie sich ans Abarbeiten der liegengebliebenen Stapel machen, überlegen Sie sich erst ein System, wie Sie mit neu hereinkommenden E-Mails, Papieren, etc. umgehen. Denn sonst werden auch weiterhin Aufgaben liegen bleiben – und Sie dürfen alle paar Tage von Neuem mit dem Abarbeiten des Liegengebliebenen beginnen.

Zum effizienten Umgang mit Aufgaben und E-Mails und zum Aufräumen des Arbeitsplatzes finden Sie im Archiv auf Computerwissen.de eine Reihe von Tipps und Tricks.http://www.computerwissen.de/office/outlook/zeitmanagement

3. Get rid of the backlog – das Liegengebliebene abarbeiten

Wenn Sie nun ein passendes System für Ihre Aufgaben haben und sich auch daran halten, sollte der Stapel mit den liegengebliebenen Aufgaben nicht mehr größer werden (oder nur in Notfällen einmal). Nun können Sie sich ans Abarbeiten dieses Stapels machen. Planen Sie dazu auf der To-Do-Liste entsprechend Zeit ein und nehmen Sie sich zum Beispiel für einen Tag alle E-Mails zu einem bestimmten Thema oder Kunden oder Projekt vor. Am nächsten Tag, an dem Sie Zeit haben, packen Sie den nächsten Schwung an E-Mails, Papieren, oder was auch immer liegengeblieben ist, an.

Mark Forster empfiehlt übrigens, die „Aufräumarbeiten“ gleich zu Beginn des Arbeitstages zu erledigen.

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