Mails automatisiert in Aufgaben verwandeln

21. Februar 2009
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Mit diesem Makro lassen Sie eingehende Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, automatisch in Aufgaben verwandeln.

Mails in Aufgaben umwandeln lassen

Mit einem Makro und einer Regel lassen Sie eingehende Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, automatisch in Aufgaben verwandeln.

Auch wenn es sehr schnell geht, eine E-Mails aus dem Posteingang in eine Aufgabe zu verwandeln, wäre es doch praktisch, wenn man das automatisieren könnte. Wenn Sie beispielsweise alle Mails, die einen bestimmten Begriff im Betreff enthalten, sofort nach dem Eingang in den Aufgabenordner verschieben wollen, benötigen Sie eine Kombination aus einer Regel und einem kurzen VBA-Makro. Allerdings ist das erst ab Outlook 2003 möglich, da in früheren Versionen Regeln kein VBA-Skript auslösen können.

Zunächst einmal erstellen Sie ein Makro mit den folgenden Anweisungen und speichern es:

 

----- hier beginnt der Makrocode ----->

Sub RulesScript(olItem As MailItem)

      olItem.Move Application.GetNamespace("MAPI").GetDefaultFolder(olFolderTasks)

End Sub

<----- hier endet der Makrocode -----

Anmerkung 1: Die Anweisung „olItem.Move ... GetDefaultFolder(olFolderTasks)“ gehört in eine Zeile. Falls beim Kopieren über die Zwischenablage ein Zeilenumbruch innerhalb dieser Anweisung eingefügt wird, löschen Sie den bitte.

Anmerkung 2: Die beiden Markierungen „hier beginnt der Makrocode“ und „hier endet der Makrocode“ lassen Sie selbstverständlich weg.

Wie Sie das Makro in Ihr Outlook einbinden, lesen Sie in der Anleitung, die Sie in der Rubrik „Outlook Macros & Add-Ins“ auf www.outlook-optimal.de finden (beachten Sie bitte, dass die Vorgehensweise für Outlook 2007 eine andere ist als für die früheren Versionen).

Dann erzeugen Sie die Regeln, die beim Eingang von Mails mit einem bestimmten Betreff dieses Makro ausführt und so die Mails in den Aufgabenordner verschiebt. Die Mail wird dabei zu einer Aufgabe ohne Fälligkeitsdatum – das müssen Sie später von Hand festlegen.

1. Rufen Sie den Befehl „Extras, Regeln und Benachrichtigungen“ auf.

2. Klicken Sie auf „Neue Regel“ und entscheiden Sie sich für „Regel ohne Vorlage“ erstellen.

3. Wählen Sie „Nachrichten bei Ankunft prüfen“ und „Weiter“.

4. Schalten Sie die Option „mit bestimmten Wörtern im Betreff“ ein, klicken Sie im unteren Fenster auf „bestimmten Wörtern“ und geben Sie den gewünschten Suchbegriff ein. Dann klicken Sie auf „Hinzufügen“, „OK“ und anschließend auf „Weiter“.

5. Schalten Sie die Optionen „ein Skript ausführen“ und „keine weiteren Regeln anwenden“ ein. Dann klicken Sie im unteren Fenster auf ein Skript und wählen das vorher gespeicherte Makro (im Beispiel „Projekt1.RulesScript“).

6. Klicken Sie zweimal auf „Weiter“.

7. Geben Sie einen Namen für die Regel ein und aktivieren Sie die Regel. Zum Abschluss klicken Sie auf „Fertig stellen“ und „OK“.

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