MAPILab Toolbox - Tools für E-Mails und mehr

04. August 2010
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Die MAPILab Toolbox ist eine Sammlung nützlicher Add-Ins überwiegend für das E-Mail-Modul.

Tool-Sammlung von MAPILab

Die MAPILab Toolbox ist eine Sammlung nützlicher Add-Ins überwiegend für das E-Mail-Modul.

Die Toolbox der russischen Softwareschmiede MAPILab umfasst 18 Add-Ins, die sich in Outlook einklinken und überwiegend die E-Mail-Nutzung vereinfachen sollen. Ebenfalls enthalten ist eine Suchen-und-Ersetzen-Funktion für Outlook-Daten wie E-Mails, Kontakte, Termine, etc.

Die Programme der Toolbox werden in das Extras-Menü von Outlook unter MAPILab Toolbox eingetragen und lassen sich von hier aus aufrufen. Allerdings müssen Sie nach der Installation der Programmsammlung erst einmal über Optionen alle Tools aktivieren, die im Extras-Menü erscheinen sollen.

Die Tools sind in Deutsch und unterstützen Outlook bis einschließlich Version 2007 (Unterstützung für Outlook 2010 kommt). Die Software kostet 24 Euro.

Die MAPILab-Tools lassen sich über das „Extras“-Menü aufrufen und konfigurieren:

Versand automatisieren

Der Email Scheduler und der Task Email Scheduler versenden E-Mails zu einem festgelegten Zeitpunkt. Email Scheduler ist dabei für den regelmäßigen Versand der jeweils gleichen E-Mail zuständig. File Send Automatically verschickt ausgewählte Dateien automatisch, sobald Sie sie geändert und gespeichert haben (zum Beispiel laufend aktualisierte Preislisten).

Email Redirect leitet E-Mails weiter, ohne sie jedoch als Weiterleitungen kenntlich zu machen. Mailing List Services ist praktisch, wenn Sie eine E-Mail an mehrere Personen senden wollen, die Ihnen vorher eine bestimmte Nachricht geschickt haben (etwa eine Anfrage, eine Fehlermeldung oder Ähnliches). Und mit Message AutoFill können Sie für die Felder „An“, „Cc“ und „Betreff“ Regeln definieren – und so zum Beispiel automatisch eine Kopie an einen Kollegen oder Ihren Chef senden lassen, wenn Sie eine E-Mail an einen wichtigen Kunden schicken.

Falls Ihr Mail-Provider oder Mail-Server die Anzahl der zu E-Mails begrenzt, die Sie versenden können, hilft Batched Mail: Damit stellen Sie ein, wie viele E-Mails pro Stunde verschickt werden dürfen, und ziehen wichtige E-Mails in der Warteschlange nach vorn.

Zustelldienst für Dateien

Wenn Sie File Fetch auf Ihrem Büro-PC aktivieren, können Sie von unterwegs aus eine E-Mail an Ihr eigenes Konto senden und sich von File Fetch ausgewählte Dateien Ihrer Festplatte zusenden lassen. Zum Schutz vor fremden Zugriffen vergeben Sie Kennwörter für die Dateien und bestimmen, welche Ordner überhaupt zugänglich sein sollen.

Erinnerungshilfen

Über Email Reminder können Sie sich, wenn Sie unterwegs sind, eine SMS auf Ihr Mobiltelefon senden lassen, um sich an bestimmte Termine erinnern zu lassen.

Reminders Agent erlaubt es, Erinnerungen auch in Ordnern innerhalb des Posteingangs zu setzen.

Suchen und Ersetzen

Find and Replace hilft beim Aktualisieren von Adressen und Namen im Adressbuch, in Terminen, Aufgaben und im Journal (nicht in E-Mails, da das sehr fehlerträchtig wäre). Dazu können Sie einmalige Suchen-und-Ersetzen-Läufe starten, aber auch Regeln definieren, die Sie häufiger nutzen wollen – etwa wenn nach dem Import von neuen Kontaktdaten die Länderkennung vor die Telefonvorwahl gesetzt werden soll.

Tools für das Adressbuch

Der vCard Converter importiert Adressdaten aus vCards und erzeugt umgekehrt auch vCards aus Kontakten. Mit Contacts Journaling schalten Sie die Journalfunktion für ausgewählte Kontakte auf einmal ein bzw. aus und müssen so nicht jeden Kontakt einzeln öffnen. Hide Fax Numbers blendet die Faxnummern im Dialog aus, den Sie beim Schreiben einer E-Mail über einen Klick auf den Button An öffnen.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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