Mehr Übersicht in den Notizen

19. Juni 2016
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Mit der auf den ersten Blick simplen Notizfunktion aus Outlook lässt sich deutlich mehr machen als den meisten Nutzern bewusst ist. So stehen zum Beispiel Farben zur Verfügung, um wichtige Notizen herauszuheben oder um optisch zu verdeutlichen, dass bestimmte Notizen zusammengehören.

Notizen mit Farben hervorheben 

Anstelle des voreingestellten Post-it-Gelb können Sie auch andere Farben verwenden, um Ihre Notizen zu gestalten. Das eignet sich dazu, einzelne Notizen besonders hervorzuheben oder zusammengehörige Notizen auch optisch als zusammengehörig zu kennzeichnen.

Outlook bis Version 2003 bringt dazu eine, wenn auch sehr kleine Auswahl an Farben mit. Zum Zuweisen einer Farbe haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Wenn die Notiz geöffnet ist, klicken Sie auf das Icon links oben im Notizfenster, rufen den Befehl Farbe auf und wählen die gewünschte Farbe aus.
  • Wenn die Notiz geschlossen ist, klicken Sie sie mit der rechten Maustaste an, rufen Farbe auf und wählen dann die gewünschte aus.

In Outlook 2007 und 2010 stehen anstelle der Farben die gleichen Farbkategorien wie in den übrigen Outlook-Modulen zur Verfügung. Zum Zuweisen der gewünschten Farbkategorie gehen Sie wie oben beschrieben vor – anstelle des Befehls Farbe rufen Sie jedoch Kategorisieren auf.

Notizen nach Farben sortieren

Outlook sortiert die Notizen normalerweise chronologisch nach dem Erstellungsdatum. Viele Nutzer lassen allerdings lieber alphabetisch nach dem Notiztitel (dem Betreff) sortieren. Es kann vorübergehend aber auch sinnvoll sein, alle Notizen mit der gleichen Farbe zusammen anzeigen zu lassen.

  1. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle in der Notizenansicht und rufen Sie den Befehl Sortieren auf.
  2. Wählen Sie hier Farbe aus.
  3. Falls Sie die Notizen, die die gleiche Farbe haben, dann noch zum Beispiel alphabetisch sortieren wollen, wählen Sie im Feld Anschließend nach die Option Betreff und daneben Aufsteigend aus.
  4. Schließen Sie den Dialog.

Mehr Infos in der Listenansicht

In der normalen Ansicht ist jeweils nur der Betreff, also die erste Zeile einer Notiz zu sehen. Es gibt jedoch eine andere Ansicht, die Notizenliste, in der zu jeder Notiz die ersten drei Zeilen angezeigt werden.

  • In Outlook bis 2003 aktivieren Sie diese Ansicht, indem Sie im Navigationsbereich rechts die Option Notizen­liste unter Aktuelle Ansicht einschalten. 
  • In Outlook 2007 wählen Sie die Notizenliste ebenfalls über den Navigationsbereich oder über das Listenfeld Aktuelle Ansicht aus der erweiterten Symbolleiste aus.
  • In Outlook 2010 finden Sie die Notizenliste auf dem Register Start in der Gruppe Aktuelle Ansicht.

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