Mehrere Elemente gleichzeitig ändern

24. Oktober 2012
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Sicher kennen Sie das: Immer wieder gibt es Situationen, in denen Sie für mehrere Elemente die gleichen Einstellungen ändern wollen, etwa die Erinnerungszeit bei Terminen, das Fälligkeitsdatum bei Aufgaben oder auch die Anschrift von Kontakten. Wie Sie das erreichen, ohne jedes Element öffnen und ändern zu müssen, lesen Sie in diesem Beitrag.

Wenn Sie schon einmal nach einem Firmenumzug bei zehn Kontakten die Postanschrift von Hand geändert oder bei mehreren Terminen den Besprechungsort angepasst haben, haben Sie sich sicher auch gefragt, ob man das wirklich „zu Fuß“ erledigen muss. Muss man nicht. Sie können eine – leider – nicht dokumentierte Funktion in Outlook nutzen. Die erfordert zwar ein wenig Vorarbeit, kann Ihnen aber viel Zeit sparen. 

Dazu nutzen Sie eine Eigenschaft der Listenansichten von Outlook: In den Listen können Sie ja nach einzelnen Spalten nicht nur sortieren, sondern auch gruppieren lassen. In Outlook bis Version 2007 gibt es im Adressbuch zum Beispiel die Listenansichten NACH ORT und NACH FIRMA. Hier werden die Kontakte nach dem Firmenort bzw. dem Firmennamen gruppiert angezeigt. Und wenn Sie nun einen Kontakt mit der Maus auf einen dieser Orts- bzw. Firmennamen ziehen, übernimmt Outlook für den Kontakt diesen Orts- bzw. Firmennamen.

Auf die gleiche Weise können Sie auch für Termine oder Aufgaben die Einstellungen ändern. Sie müssen dazu lediglich eine Ansicht wählen, die eine Spalte für diese Einstellungen enthält (im Aufgabenplaner zum Beispiel LISTE MIT DETAILS), und dann nach der jeweiligen Spalte gruppieren. Wenn es keine entsprechende Ansicht gibt, fügen Sie die Spalte vorübergehend ein und gruppieren danach.

Beispiel 1: Firmennamen ändern

Wenn Sie Outlook 2010 verwenden und noch keine Ansicht NACH FIRMA im Adressbuch angelegt haben, fahren Sie wie auf der nächsten Seite beschrieben fort. In Outlook bis Version 2007 gehen Sie so vor:

  1. Wechseln Sie in das Adressbuch und schalten Sie hier die Ansicht NACH FIRMA ein (entweder im Navigationsbereich unter AKTUELLE ANSICHT oder über das Listenfeld AKTUELLE ANSICHT in der erweiterten Symbolleiste).
  2. Outlook gruppiert und sortiert die Kontakte nun nach der Spalte NACH FIRMA. Normalerweise stehen die Kontakte ohne Firmennamen oben in der Liste und sind in der Gruppe FIRMA: (KEINE ANGABE) zusammengefasst. Falls nicht, klicken Sie auf die Spaltenüberschrift NACH FIRMA, um die Sortierreihenfolge umzudrehen.
  3. In unserem Beispiel soll den Kontakten ohne Firmenangabe nun ein Firmenname zugewiesen werden. Dazu markieren Sie die gewünschten Kontakte.
  4. Klicken Sie einen der markierten Kontakte an und ziehen Sie ihn nach unten, bis sich der Mauszeiger unterhalb des gewünschten Firmennamens befindet. Outlook zeigt nun FIRMA WIRD GEÄNDERT IN mit dem jeweiligen Firmennamen an.
  5. Sobald hier der passende Firmenname erscheint, lassen Sie die Maustaste los. Outlook fügt nun in die vorher markierten Kontakte den Firmennamen ein.

Das funktioniert übrigens auch, wenn die Kontakte bereits über Firmennamen verfügen. Dann wird einfach der bisherige Eintrag im Feld FIRMA durch den gewählten neuen Firmennamen überschrieben.

Beispiel 2: Erinnerungen anpassen

Wenn es, wie das in vielen Fällen sein wird, noch keine Tabellenansicht gibt, die die gewünschte Spalte aufweist, fügen Sie die Spalte in eine Ansicht ein und lassen nach der Spalte gruppieren. Dann ziehen Sie wie gerade gezeigt die Elemente per Drag & Drop auf die jeweilige Gruppe.

Angenommen, Sie wollen für mehrere Termine schnell den Erinnerungsvorlauf verändern:

  1. Wählen Sie im Kalender die Ansicht AKTIVE TERMINE (über das Listenfeld AKTUELLE ANSICHT). In Outlook 2010 wählen Sie auf dem Register ANSICHT die Option ANSICHT ÄNDERN und dann AKTIV.
  2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der Spaltenüberschriften (zum Beispiel auf BETREFF) und rufen Sie den Befehl FELDAUSWAHL auf.
  3. Im Dialog FELDAUSWAHL wählen Sie im Listenfeld ganz oben ALLE TERMINFELDER aus.
  4. Blättern Sie in der Liste ganz nach unten und wählen Sie den Button VORHER ERINNERN aus.
  5. Ziehen Sie diesen Button in die Reihe mit den Spaltenüberschriften, am besten rechts neben ENDE. Ein roter Pfeil zeigt an, an welcher Position die neue Spalte eingefügt wird (wenn sich der Mauszeiger über einer Spaltenüberschrift befindet). Sobald sich der Pfeil an der gewünschten Position befindet, lassen Sie die Maustaste los. Outlook fügt nun die Spalte ein und zeigt den Vorlauf in Minuten an. Auch bei Terminen, für die Sie die Erinnerung abgeschaltet haben, wird übrigens der in Ihrem Outlook voreingestellte Vorlauf angezeigt.
  6. Lassen Sie den Dialog FELDAUSWAHL noch geöffnet – wir brauchen ihn später noch.
  7. Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf die neue Spaltenüberschrift VORHER ERINNERN und rufen Sie den Befehl NACH DIESEM FELD GRUPPIEREN auf.
  8. Falls noch keine Gruppe mit dem gewünschten Erinnerungsvorlauf vorhanden ist, öffnen Sie einen der Termine, stellen den gewünschten Vorlauf ein und speichern und schließen den Termin.
  9. Markieren Sie dann die Termine, die einen anderen Vorlauf erhalten sollen.
  10. Ziehen Sie sie mit der Maus in die Gruppe, die bereits den gewünschten Vorlauf aufweist.
  11. Outlook hat auf diese Weise allerdings nur die Vorlaufzeit für die Termine geändert. Dieser Vorlauf wird erst dann wirksam, wenn für die Termine eine Erinnerung eingestellt ist. Um für die Termine gleich in der aktuellen Ansicht Erinnerungen einrichten zu können, fügen Sie aus dem Dialog FELDAUSWAHL (wie in Schritt 5) noch eine Spalte ERINNERUNG ein.
  12. Klicken Sie für die Termine, für die eine Erinnerung erscheinen soll, in die Spalte ERINNERUNG, sodass dort ein Glockensymbol erscheint.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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