Mit mehreren Projekten jonglieren

10. Oktober 2012
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Die meisten Leser betreiben gleich mehrere Projekte parallel. In diesem Beitrag lernen Sie zunächst eine simple, aber dennoch wirkungsvolle Methode kennen, mit der Sie die Aufgaben in den Griff bekommen. Dann passen Sie die Ansichten an, um den Aufgabenplaner zu einer richtigen Kommandozentrale zu machen.

Was vielen Nutzern nicht bewusst ist: Sie können auch im Aufgabenplaner Ordner anlegen und darin Aufgaben speichern. Das bietet sich an, um die Aufgaben zu verschiedenen Projekten voneinander zu trennen. So erscheinen dann, wenn Sie gerade an Projekt A arbeiten, nicht auch noch die Aufgaben für die Projekte B und C in der Aufgabenliste. Den Standardordner AUFGABEN nutzen Sie dann für Aufgaben, die keinem der Projekte zuzuordnen sind, oder auch für private Aufgaben. 

In Outlook bis einschließlich Version 2003 sehen Sie die Aufgaben, die sich in einem Ordner befinden, nur, wenn der Ordner geöffnet ist. Sobald Sie auf den Standardordner AUFGABEN klicken, sind die Aufgaben aus den übrigen Ordnern nicht zu sehen – auch nicht in einer Ansicht wie AKTIVE AUFGABEN.

Erst in Outlook 2007 und 2010 können Sie sich sämtliche Aufgaben aus allen Ordnern anzeigen lassen, indem Sie auf den Eintrag VORGANGSLISTE klicken oder Sie sich die AUFGABENLEISTE einblenden lassen. In der Liste rechts unten erscheinen dann sämtliche Aufgaben. 

Ordner für Projekte anlegen

Wenn Sie einen neuen Ordner im Aufgabenplaner anlegen wollen, ist diese Abfolge wichtig:

  1. Wählen Sie unter MEINE AUFGABEN den Eintrag AUF­GABEN aus. Wichtig: Klicken Sie in Outlook 2007/2010 nicht auf VORGANGSLISTE.
  2. In Outlook bis Version 2007 rufen Sie den Befehl DATEI >> NEU >> ORDNER auf. Oder Sie klicken in der Symbolleiste auf den Pfeil neben NEU und rufen ORDNER auf. In Outlook 2010 rufen Sie ORDNER >> NEUER ORDNER auf.

Alternativ können Sie den Eintrag AUFGABEN mit der rechten Maustaste anklicken und den Befehl NEUER ORDNER auswählen.

Wenn Sie zuerst einen anderen Ordner unter MEINE AUFGABEN auswählen, wird der neue Ordner diesem untergeordnet.

Wenn Sie zuerst auf VORGANGSLISTE klicken, erscheint der Ordner im Aufgabenplaner zwar unter MEINE AUFGABEN, in der Ordnerliste finden Sie den Ordner allerdings an einer ganz anderen Stelle (im Test mal unter POSTEINGANG, mal unter ENTWÜRFE).

Aufgaben in Ordner einsortieren

Um eine neue Aufgabe in einem der Projektordner anzulegen, öffnen Sie den Ordner und geben die neue Aufgabe ein. Eine bereits gespeicherte Aufgabe können Sie auch nachträglich in einen Ordner verschieben:

  • Am einfachsten ziehen Sie sie mit der Maus in den gewünschten neuen Ordner.
  • In Outlook bis Version 2003 finden Sie außerdem im DATEI-Menü des Aufgabendialogs den Befehl IN ORD­NER VERSCHIEBEN. Alternativ können Sie das Tastenkürzel STRG+UMSCHALT+V verwenden.
  • In neueren Outlook-Versionen funktioniert nur das Tastenkürzel STRG+UMSCHALT+V – dazu müssen Sie die Aufgabe im Planer ausgewählt oder mit einem Doppelklick geöffnet haben.

Eigene Ansichten definieren

Für jeden Ordner im Aufgabenplaner können Sie individuelle Ansichten auswählen und definieren. So ist es möglich, in dem einen Ordner zum Beispiel die Ansicht EINFACHE LIS­TE einzuschalten und in einem anderen die Ansicht NÄCHSTE SIEBEN TAGE.

Bei projektbezogenen Aufgaben werden Sie meist aber mehr als die Informationen sehen wollen, die der Aufgabenplaner normalerweise anzeigt: In den meisten Ansichten sind ja nur der BETREFF, die Spalte FÄLLIG AM, der KENNZEICH­NUNGSSTATUS und die Spalte ERLEDIGT zu sehen.

Für das Projektmanagement brauchen Sie typischerweise noch weitere Informationen wie % ERLEDIGT, BEGINNT AM, ERLEDIGT AM, PRIORITÄT, wenn Sie nicht allein am Projekt arbeiten auch ZUGEWIESEN AN, ZUSTÄNDIG, KONTAKTE sowie eventuell auch KATEGORIEN.

So fügen Sie die für Ihre Zwecke passenden Spalten in die Ansicht für einen der Projektordner ein:

  1. Öffnen Sie den Ordner und wählen Sie die Ansicht, die Sie für diesen Ordner am häufigsten nutzen, zum Beispiel LISTE MIT DETAILS.
  2. Klicken Sie eine der Spaltenüberschriften mit der rechten Maustaste an und rufen Sie den Befehl FELDAUSWAHL auf.
  3. Suchen Sie im Dialog FELDAUSWAHL eine der benötigten Spaltenüberschriften aus.
  4. Ziehen Sie sie mit der Maus in die Zeile mit den Spaltenüberschriften, halten Sie die Maustaste weiter gedrückt.
  5. Ziehen Sie die Spaltenüberschrift an die gewünschte Position zwischen die bereits vorhandenen Überschriften. Ein roter Pfeil zeigt an, an welcher Stelle die Überschrift eingefügt wird. Sobald Sie die richtige Position gefunden haben, lassen Sie die Maustaste los.
  6. Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 5 für die übrigen Spaltenüberschriften, die Sie einfügen wollen.
  7. Falls in der Liste eine Überschrift, die Sie benötigen, nicht zu sehen ist, wählen Sie im Listenfeld ganz oben anstelle von HÄUFIG VERWENDETE FELDER die Option ALLE AUFGABENFELDER aus.
  8. Sobald Sie alle Überschriften eingebaut haben, schließen Sie den Dialog FELDAUSWAHL.
  9. Geben Sie den Spalten nun die gewünschte Breite: Ziehen Sie dazu jeweils den rechten Rand der Spaltenüberschrift mit der Maus nach links bzw. rechts.
  10. Falls Sie noch weitere Ansichten für diesen Ordner anpassen wollen, wiederholen Sie die Schritte 1 bis 9 für diesen Ordner.
  11. Wiederholen Sie dann Schritt 1 bis 10 für die übrigen Projektordner.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

Jetzt gratis per E-Mail

DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Weitere Artikel zum Thema

Newsletter

Jetzt kostenlose Office-Hilfe anfordern!

  • die besten Tipps
  • völlig kostenlos
  • jederzeit abbestellbar
DDV Ehrencodex E-Mail-Marketing
  • Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters.
  • Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter.
  • Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Datenschutzgarantie:

Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse für die Zusendung des Newsletters. Wir geben Ihre E-Mail-Adresse garantiert nicht an Dritte weiter. Jederzeit abbestellbar durch einen Link im Newsletter.

Unsere Experten

Rudolf Ring twittert für @Computerwissen

Die von Ihnen eingegebene E-Mail Adresse ist nicht korrekt. Bitte korrgieren Sie Ihre Eingabe und klicken Sie auf "OK":

Bitte wählen Sie mindestens einen Newsletter aus und klicken Sie auf "OK"