Offene vs. geschlossene To-Do-Listen

09. April 2011
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Eine geschlossene To-Do-Liste hilft dabei, wichtige Aufgaben ohne Störungen abzuarbeiten.

In der Form, in der die meisten Menschen To-Do-Listen handhaben, sind es offene Listen. Sie kennen das: Sie notieren am Vorabend bzw. am Morgen die Aufgaben, die Sie an einem bestimmten Tag abarbeiten wollen. Während des Tages kommen neue Aufgaben hinzu, von denen einige auf der To-Do-Liste des Tages landen (die übrigen kommen auf der Liste für diese Woche bzw. diesen Monat bzw. auf der Liste für Aufgaben ohne Fälligkeit). Auf diese Weise können neu hinzu kommende Aufgaben Ihre komplette Planung durcheinander bringen.

Der Zeitmanagement-Spezialist Mark Forster setzt diesem Konzept das der geschlossenen To-Do-Liste (Closed List) entgegen: Sobald Sie die Aufgaben für einen bestimmten Tag notiert und in die passende Reihenfolge gebracht haben, ziehen Sie eine Linie darunter und fügen nachträglich keinerlei Aufgaben mehr auf die Liste für diesen Tag (alles, was später kommt, wird auf die Liste für den nächsten Tag geschrieben – nur wirklich dringende Aufgaben dürfen noch nachträglich auf die Liste für den jeweiligen Tag geschrieben werden).

Das hat gleich mehrere Vorteile:

  • Auf diese Weise haben Sie am Ende des Tages eine kürzere Liste als am Anfang. Offene To-Do-Listen neigen ja im Arbeitsalltag dazu , immer länger statt kürzer werden. Bei einer geschlossenen Liste stellt sich am Ende des Arbeitstags eher das befriedigende Gefühl ein, etwas „weggeschafft“ zu haben.

  • Wenn Sie eine geschlossene Liste abarbeiten, kommen Sie gar nicht in die Versuchung, sich von den (mehr oder weniger) dringenden Aufgaben ablenken zu lassen, die im Lauf eines Tages auf Ihrem Schreibtisch landen. So ist es leichter, sich um die wichtigen Aufgaben zu kümmern und sie zu erledigen.

  • Sie müssen weniger Zeit dafür aufwenden, sich zu überlegen, in welcher Reihenfolge Sie die Aufgaben abarbeiten. Wenn Sie die für die Aufgaben notwendigen Zeiten richtig eingeschätzt haben, haben Sie bis zum Abend ja ohnehin alle abgearbeitet.

Inwieweit eine sehr strenge Handhabung der geschlossenen To-Do-Liste in Ihrem Büroalltag praktikabel ist, hängt von Ihrer Situation ab. In vielen Fällen ist es möglich, so zu arbeiten. Wenn Sie jedoch laufend dringende Unterbrechungen auf den Schreibtisch bekommen, auf die Sie sofort bzw. noch am gleichen Tag reagieren müssen, ist die geschlossene Liste wie von Mark Forster propagiert nicht hilfreich. Wo Sie eine geschlossene To-Do-Liste dennoch sinnvoll einsetzen können, lesen Sie im nächsten Beitrag.

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