Ordnung in den Kontakten und Dateianhängen

30. November 2009
Franz Grieser Von Franz Grieser, Outlook, Office, News & Trends ...

Die kommerziellen Outlook Tools sorgen für Ordnung in den Kontakten, bereinigen Duplikate und helfen beim Speichern/Auslagern von Dateianhängen

Die Outlook Tools

Die kommerziellen Outlook Tools bereinigen Duplikate und sorgen auch anderweitig für Ordnung.

Die Outlook Tools von Andreas Schultz sind eine Sammlung praktischer Werkzeuge, mit denen Sie zum Beispiel die Telefonnummern in den Kontakten vereinheitlichen oder auch doppelt vorhandene Einträge aufspüren und bereinigen. Auf Wunsch werden Dateianhänge automatisch auf der Festplatte gespeichert und aus den E-Mails entfernt. Und nicht zuletzt finden Sie im Werkzeugkasten eine Suchen-und-Ersetzen-Funktion für Outlook-Elemente.

Die deutschsprachige Software wird unabhängig von Outlook gestartet, die verschiedenen Funktionen stehen in einer übersichtlichen Oberfläche zur Auswahl. Dazu gibt es für die wichtigsten Aufgaben eine Leiste mit Buttons, außerdem sind diese Funktionen auch über das „Aktion“-Menü zu erreichen. Vor der jeweiligen Aktion wählen Sie zuerst die Outlook-Ordner (etwa die Kontakte) aus, auf die sich die Aktion beziehen soll. Dann legen Sie über den „Optionen“-Dialog die Einstellungen fest und klicken anschließend im Programmfenster auf die jeweilige Aktionsschaltfläche. Diese Vorgehensweise ist am Anfang gewöhnungsbedürftig – normalerweise trifft man in Windows-Programmen die Einstellungen, nachdem man die jeweilige Funktion aufgerufen hat.

 

Funktionsumfang

Dafür entschädigt die Software mit Funktionen, die man in anderen Tools nicht oder nicht mit diesen Einstellmöglichkeiten findet. Ein Beispiel ist die Duplikatsuche: Sie findet doppelt vorhandene Einträge in allen Outlook-Modulen, lässt sich aber auch auf einzelne Module beschränken; ebenso lässt sich hier die Suche auf den jeweils gewählten Ordner oder Unterordner begrenzen (falls Sie zum Beispiel Kopien von wichtigen E-Mails in einem separaten Ordner haben). Praktisch außerdem: Die Tool-Sammlung zeigt nicht nur den Betreff, den jeweiligen Ordner und das Speicherdatum an, sondern erlaubt es auch, den Inhalt eines Elements direkt in Outlook anzuzeigen. Über den „Optionen“-Dialog lässt sich die Duplikatsuche sehr weitreichend konfigurieren.

Praktisch sind zwei Funktionen, die mit dem Wildwuchs im Adressbuch aufräumen: „Namen korrigieren“ ordnet die Namensbestandteile in den Kontakten korrekt zu (die automatische Namenszuordnung durch Outlook bei er Eingabe ins Feld „Name“ ist ja alles andere als zufriedenstellend). Die Funktion „Telefonnummern vereinheitlichen“ sorgt für konsistente Telefonnummern und bringt die Nummern auf Wunsch in ein Format, mit dem das Smartphone des Nutzers umgehen kann. Die Funktion „Suchen und Ersetzen“ ist nicht auf die Kontakte beschränkt, sondern berücksichtigt alle vor dem Aufruf ausgewählten Ordner. Sie kann ganze Wörter bzw. Wortbestandteile suchen, Feldinhalte durch einen neuen Text ersetzen oder auch einen Text in (die ausgewählten) Felder einfügen, wenn diese leer sind. Falls dabei etwas schief geht, lässt sich die Aktion auch rückgängig machen.

Über „Anlagen speichern“ können Sie die Dateianlagen aus dem gesamten Posteingang oder aus einzelnen Ordnern entfernen und auf der Festplatte ablegen; dabei werden Links in die E-Mails eingefügt, über die sich die Dateianhänge öffnen lassen. Über den Befehl „Anlagen wiederherstellen“ bringen Sie die exportieren Dateianhänge wieder zurück in die jeweiligen E-Mails, falls das nötig sein sollte.

Und wer ein eigenes Formulare definiert hat und das zum Standardformular machen will, etwa für alle Kontakte, kann das über den Butten Nachrichtenklasse ändern in den Outlook Tools tun.

Preise und Systemvoraussetzungen

Die Outlook Tools erhalten Sie unter www.schultz-it.de/Products/OutlookTools.aspx. Eine Einzelplatzlizenz kostet 29 Euro, eine Lizenz für drei PCs 69 Euro; Preise für eine höhere Anzahl an Lizenzen erhalten Sie auf Anfrage.

Die Outlook Tools unterstützen Outlook ab Version 2000. Die Software läuft unter Windows XP, Vista und Windows 7; für die einmalige Freischaltung sind Administratorrechte erforderlich.

So nutzen Sie endlich alle Outlook-Möglichkeiten!

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